Czy jako przedsiębiorca zawsze musisz płacić podatek VAT?

Kto płaci VAT? 

Jeżeli masz już swój pomysł na biznes, ale zastanawiasz się, czy będziesz musiał płacić podatek VAT?

Na pewno słyszałeś już, że nie wszyscy przedsiębiorcy są płatnikami podatku VAT. Być może Ty również nie będziesz musiał rejestrować się do VAT?

Istnieją dwa rodzaje zwolnień z konieczności płacenia podatku VAT – zwolnienie podmiotowe oraz zwolnienie przedmiotowe.

Nie martw się, jeśli jeszcze nie wiesz, co dokładnie oznaczają te pojęcia. Specjalnie dla Ciebie w tym artykule wyjaśnimy:

• Czym jest podatek VAT? Jak go obliczyć? Czym jest Podatek VAT należny? Czym jest podatek VAT naliczony?
• Czy zawsze konieczna jest rejestracja do VAT? Zwolnienie podmiotowe z VAT oraz zwolnienie przedmiotowe z VAT.
• Jakie są stawki podatku VAT?
• Jak zarejestrować się do VAT? Jak długo trwa rejestracja do VAT? Czy płaci się za rejestrację do VAT?

Przed podjęciem decyzji o wyborze formy dla prowadzenia Twojej działalności gospodarczej wybrać, koniecznie przeczytaj Poradnik - Wybór formy działalności

oraz Instrukcję - jaka forma prawna będzie odpowiednia dla twojej działalności. 

Co to jest VAT?

Podatek VAT jest podatkiem od towarów i usług. Płacą go podmioty sprzedające towary i usługi. VAT – z angielskiego value added tax, oznacza podatek od wartości dodanej, czyli od różnicy między przychodem ze sprzedaży a poniesionymi kosztami. Podatek VAT został uregulowany w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej zwana jako „Ustawa o VAT”).

W Polsce podatek VAT na paragonach oznaczony jest symbolem PTU, czyli wspomniany Podatek od Towarów i Usług. Co do zasady, zarówno indywidualni przedsiębiorcy (osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą), jak i osoby prawne i tzw. ułomne osoby prawne (w tym spółki prawa handlowego) są zobowiązani do rejestracji do VAT.

Kto płaci VAT kupujący czy sprzedający?

Ponadto, podatnikami podatku VAT są także osoby fizyczne, które zajmują się wynajmem lokali na celu użytkowe, czyli takie, gdzie będzie prowadzona działalność gospodarcza – np. salon fryzjerski, czy restauracja.

Sprawdź także:

- Hasło w słowniczku – Osoba prawna

- Hasło w słowniczku - Ułomna osoba prawna

Uwaga! To właśnie na sprzedawcach towarów i usług ciąży obowiązek obliczenia i zapłacenia podatku VAT do Urzędu Skarbowego. Podatek ten jest jednak rzeczywiście płacony przez odbiorców (kupujących) danej usługi, czy też towarów.

Wróćmy do wspomnianego paragonu, który otrzymujesz kupując jakikolwiek produkt. Widnieje na nim kwota bez podatku VAT oraz kwota finalna, którą płacimy – z podatkiem VAT (PTU).

Zatem w cenę za dany produkt jest już wliczony podatek VAT.

Na przykład, gdy kupujemy batonika za 2,46 zł, to na zapłaconą przez nas cenę składa się cena netto w kwocie 2,00 zł oraz 23% podatku VAT w kwocie 0,46 zł (2,00 zł + 0,46 zł = 2,46 zł).

Cena netto – to kwota, za którą kupujemy dany towar lub usługę bez podatku VAT – w naszym przykładzie z batonikiem będzie to 2,00 zł.

Cena brutto – to kwota, za którą kupujemy dany towar lub usługę z podatkiem VAT – w naszym przykładzie z batonikiem będzie to 2,46 zł.

Tyle tytułem wstępu, przejdźmy teraz do bardziej szczegółowej definicji podatku VAT:

Podatek VAT - Definicja

To podatek od wartości dodanej. Podatek od dodatkowego wkładu do wartości dobra lub usługi, obliczanego przez odjęcie od ceny sprzedaży towaru kosztów zaopatrzeniowych oraz cen produktów i usług zużytych do jego wytworzenia; podatek pośredni, pobierany na każdym kolejnym etapie obrotu towarami lub usługami (podatek obrotowy), którego konstrukcja zakłada brak kaskadowego nakładania się podatku poprzez zastosowanie mechanizmu odliczenia podatku pobranego w poprzednich etapach obrotu.

Podstawową stawką VAT w Polsce jest stawka 23%.

Czym jest podatek VAT należny?

Podatek VAT należny - Czynny podatnik VAT jest zobowiązany do płacenia do Urzędu Skarbowego podatku należnego, który wynika z generowanych przez niego przychodów. W Ustawie o VAT nie ma określonej definicji podatku VAT należnego. VAT należny jest podatkiem, którego wartość wynika ze sprzedaży towarów lub usług. Jest to podatek należny Skarbowi Państwa. Co do zasady podatek ten reguluje się w Urzędzie Skarbowym, a jego wysokość zależy od wartości netto oferowanych towarów bądź usług oraz od stawki podatku VAT.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terenie kraju. Z kolei na podstawie art. 19a Ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Może to brzmieć dosyć skomplikowanie, dlatego też spróbujemy wyjaśnić Ci wszystko posługując się poniższym przykładem.

Przykład obliczenia wysokości podatku VAT należnego:

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT w marcu sprzedał towary (np. krzesła) o łącznej wartości netto (bez podatku) w wysokości 10.000,00 zł. Towary te są opodatkowane 23% podatkiem VAT.

Aby obliczyć wysokość podatku VAT należnego, należy dokonać prostego działania:

10.000,00 zł netto * 23% = 2.300,00 zł – jest to wysokość podatku VAT należnego.

Pamiętaj! Przedsiębiorca od kwoty podatku VAT należnego na rzecz Urzędu Skarbowego może odjąć udokumentowane fakturami VAT koszty związane z wyprodukowaniem towarów, które sprzedał, czyli np. materiały do produkcji krzesła oraz koszt robocizny (w naszym przykładzie przyjmujemy, że koszty te wyniosły 1 000,00 zł). Łączna kwota podatku VAT wskazanego na fakturach VAT dokumentujących koszty jest podatkiem naliczonym (w naszym przykładzie to 1.000,00 zł). Podatek naliczony przedsiębiorcy mogą odejmować (odliczać) od podatku należnego i odprowadzić do Urzędu Skarbowego jedynie różnicę.

Pamiętaj! Do Urzędu Skarbowego przedsiębiorca odprowadza różnicę pomiędzy podatkiem VAT należnym a podatkiem VAT naliczonym!

W naszym przykładzie więc przedsiębiorca obliczy wysokość podatku VAT, który odprowadzi do Urzędu Skarbowego w następujący sposób:

zł (Podatek należny) - 1.000,00 zł (Podatek naliczony) = 1.300,00 zł (Podatek VAT do zapłaty)

Mamy nadzieję, że rozumiesz już, jak obliczyć podatek VAT, który odprowadzisz do Urzędu Skarbowego.

Ważne, żebyś wiedział, że od podatku VAT, który masz zapłacić do Urzędu Skarbowego, odejmujesz wartość podatku VAT, którą już zapłaciłeś płacąc faktury za koszty, które poniosłeś.

Zobacz także:

- Hasło w słowniczku – Podatek VAT należny

- Hasło w słowniczku – VAT

Rejestracja do VAT: czy zawsze jest konieczna?

Zasadą jest, że wszyscy przedsiębiorcy zobowiązani są do odprowadzania podatku VAT. Zgodnie z art. 5 Ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

• odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
• eksport towarów;
• import towarów na terytorium kraju;
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Jednak od powyższej zasady istnieją wyjątki – w niektórych sytuacjach przedsiębiorcy nie są czynnymi podatnikami VAT.

Kim jest czynny podatnik VAT?

Czynny podatnik VAT to podmiot wykonujący czynności opodatkowane, zarejestrowany do VAT i opłacający podatek od towarów i usług. Aby stać się czynnym podatnikiem VAT należy złożyć w Urzędzie Skarbowym zgłoszenie rejestracyjne poprzez wypełnienie formularza VAT – R (szerzej na ten temat przeczytasz w dalszej części artykułu).

Czynnik podatnik VAT obok obowiązku dokonania zgłoszenia rejestracyjnego jest także zobowiązany do składania deklaracji podatkowych, wystawiania faktur VAT, prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów oraz wpłacania do urzędu skarbowego podatku VAT.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: Portal Podatkowy – Usługi można skorzystać z usługi sprawdzenia statusu określonego podmiotu w VAT.

Po podaniu numeru NIP uzyskuje się pełną informację o tym, czy dany podmiot jest obecnie podatnikiem czynnym VAT, czy jest on z niego zwolniony.

Szerzej na temat czynnego podatnika VAT:

- Hasło do słowniczka – czynny podatnik VAT

Uwaga! Zasada opodatkowania wszystkich przedsiębiorców podatkiem VAT ma pewne wyjątki. Nie zawsze istnieje konieczność rejestracji przedsiębiorcy do VAT. Wyjątki te stanowią zwolnienia z podatku VAT.

Można wyróżnić 2 rodzaje zwolnień z podatku VAT:

• Zwolnienia podmiotowe;
• Zwolnienia przedmiotowe.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Zwolnienie podmiotowe z VAT zostało uregulowane w art. 113 ust 1 Ustawy o VAT, zgodnie z którym „zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.”

Możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT uzależniona jest od wysokości obrotów osiąganych przez przedsiębiorcę w poprzednim roku podatkowym. Zasada jest więc prosta – jeśli przedsiębiorca przekroczy w danym roku podatkowym kwotę sprzedaży w wysokości 200.000,00 zł, musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Zatem, większość przedsiębiorców rozpoczynających prowadzenie swojej firmy nie musi uiszczać podatku VAT, aż do momentu, gdy jego roczny obrót przekroczy kwotę 200.000,00 zł.

Pamiętaj jednak, że jeśli otworzysz swoją firmę w trakcie roku podatkowego, limit 200.000,00 zł ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu!

Zasada ta została wprowadzona w art. 113 ust. 9 Ustawy o VAT: „zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty określonej w ust. 1”

W takiej sytuacji limit obrotu możesz obliczyć według następującego wzoru:

200.000,00 zł : X = Y

Y x Z = K

K - kwota obrotu, po przekroczeniu której będziesz musiał zarejestrować się jako czynny podatnik VAT (w przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego);

X – liczba dni w roku podatkowym;

Y – kwota obrotu przypadająca na jeden dzień roku podatkowego (przy obrocie w tej wysokości jesteś zwolniony z podatku VAT);

Z – liczba dni, które pozostały do końca roku podatkowego.

Ważne! Niektórzy przedsiębiorcy zobowiązani są do rejestracji jako czynni podatnicy bez względu na to, jaki osiągną obrót. Ustawodawca w art. 113 ust. 13 Ustawy o VAT zdecydował, że z omawianego zwolnienia podmiotowego z VAT nie mogą skorzystać podatnicy, którzy:

1. Dokonują dostaw:

a) towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,

b) towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:

• energii elektrycznej (CN 2716 00 00),
• wyrobów tytoniowych,
• samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,

c) budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,

d) terenów budowlanych,

e) nowych środków transportu,

f) następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie:

• preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1),
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),
• urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego (PKWiU 27),
• maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),

g) hurtowych i detalicznych części do:

• pojazdów samochodowych (PKWiU 45.3),
• motocykli (PKWiU 45.4);

2. Świadczą usługi:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

c) jubilerskie,

d) ściągania długów, w tym factoringu;

3. Nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Pamiętaj! Fakt, że Twoja firma znajduje się w kręgu podmiotów, które są ustawowo zwolnione z podatku VAT na podstawie zwolnienia podmiotowego (związanego z limitem obrotów w kwocie 200.000,00 zł) oznacza, że możesz dobrowolnie zarejestrować się jako podatnik VAT! Zatem, gdy przysługuje Ci ustawowe podmiotowe zwolnienie z podatku VAT, to nie musisz, ale możesz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Pamiętaj, że bycie tzw. VATowcem ma swoje zalety:

• możesz wystawiać faktury VAT;
• możesz odzyskiwać podatek VAT, który już zapłaciłeś od zakupionych towarów i usług;

Zwolnienie przedmiotowe z VAT

Zwolnienie przedmiotowe z podatku VAT - może przysługiwać podatnikowi ze względu na przedmiot wykonywanej przez niego działalności gospodarczej. Prawodawca w art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT przewidział, że zwolnienie z podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom wykonującym działalność gospodarczą w zakresie wymienionym w tym przepisie. W kręgu podmiotów zwolnionych z podatku VAT znaleźli się między innymi lekarze, pielęgniarki i psycholodzy. Z uwagi na długość omawianego przepisu, odsyłamy do jego źródła.

Uwaga! Podatnicy świadczący czynności zwolnione z podatku na mocy art. 43 ust. 1 Ustawy o VAT, w przeciwieństwie do tych, którzy świadczą usługi opodatkowane stawką 0%, nie mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego zapłaconego podczas świadczenia tych usług np. biegły lekarz w celu świadczenia usług wydawania orzeczeń (co jest zwolnione z podatku VAT), dokonał zakupu biurka (chce je wykorzystać w swoim gabinecie). Przy zakupie biurka zapłacił 23% podatek VAT (wliczony w cenę biurka). Ten podatek nie może zostać przez niego odliczony, gdyż świadcząc usługę wydania orzeczenia nie opodatkowuje jej podatkiem VAT – czyli nie jest od niej odprowadzany podatek, który lekarz miałby przekazać do Urzędu Skarbowego.

Pamiętaj! Podmiot, który jest zwolniony z podatku VAT nie musi składać deklaracji rozliczających VAT (np. VAT-7K, czy VAT-7). Oznacza to, że podmiot zwolniony nie rozlicza podatku należnego z tytułu sprzedaży oraz nie może odliczać podatku naliczonego.

Jakie są stawki podatku VAT?

Podstawową stawką podatku VAT w Polsce jest stawka 23%. Dla niektórych towarów i usług przewidziano stawki obniżone: 8% oraz 5% (stawka 5% obejmuje produkty żywnościowe, książki na wszystkich nośnikach fizycznych oraz czasopisma).

Istnieje również stawka w wysokości 6,5% – jest to naliczana przez nabywcę towarów od rolnika ryczałtowego (art. 115 ust. 2 Ustawy o VAT). Nie jest to w zasadzie stawka, którą są opodatkowane towary lub usługi, ale zryczałtowana kwota zwrotu VAT dla rolnika ryczałtowego, który jest zwolniony z VAT.

Istnieje również stawka 0%, która obowiązuje przy:

• wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów,
• eksporcie towarów.

Przy świadczeniu usług w handlu i gastronomii podatnik kwota podatku należnego może być obliczana jako iloczyn wartości dostawy stosuje wówczas stawki (art. 85 Ustawy o VAT):

• 18,03% - dla towarów i usług objętych stawką podatku 22%;
• 6,54% - dla towarów i usług objętych stawką podatku 7%;
• 4,76% - dla towarów i usług objętych stawką podatku 5%.

Jak zarejestrować się do VAT?

Aby zarejestrować się jako czynny podatnik VAT należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Dokonuje się tego poprzez wypełnienie formularza VAT – R.

Kiedy należy dokonać Zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R?

• przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu;
• w sytuacji, w której rejestracji dokonuje przedsiębiorca, który dotychczas korzystał ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT – przed dniem, w którym utraci prawo do zwolnienia – tj. po przekroczeniu limitu obrotu w wysokości 200.000,00 zł w roku podatkowym lub limitu proporcjonalnego w sytuacji, gdy przedsiębiorca rozpoczął działalność w trakcie roku podatkowego.

W jaki sposób dokonać zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R?

Druk VAT-R dostarcza się do Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika lub jego siedzibę (w przypadku osób prawnych i tzw. ułomnych osób prawnych). Aktualny formularz VAT-R pobierzesz tutaj: Portal Podatkowy – Formularze elektroniczne VAT.

Dostarczenie druku VAT-R do Urzędu Skarbowego może nastąpić na 3 sposoby:

• Osobiście poprzez złożenie go w Urzędzie Skarbowym;
• Listownie – poprzez wysłanie druku pocztą;
• Elektronicznie:
  - poprzez Portal Podatkowy (wymagane jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego), z którego pobierzesz także Formularz VAT-R
  - wraz ze złożeniem wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG (dokumenty muszą zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym), wniosek składasz tutaj CEIDG – Załóż Działalność Gospodarczą

Ile kosztuje zgłoszenie się do podatku VAT?

Dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego jest nieodpłatne. W przypadku jednak, w którym chciałbyś uzyskać potwierdzenie rejestracji – musisz zapłacić 170 zł.

Jak długo potrwa rejestracja podatnika VAT?

Sprawa powinna zostać załatwiona od razu, co oznacza, że zostaniesz zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w dniu złożenia formularza VAT -R. Nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś zarejestrował się również jako podatnik VAT zwolniony. W przypadku jednak, w którym informacje w Twoim zgłoszeniu będą budziły wątpliwości, rejestracja może się przedłużyć.

Pamiętaj! Urząd Skarbowy odmówi rejestracji, gdy:

• dane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• firma wskazana w zgłoszeniu nie istnieje,
• nie może się skontaktować z wnioskodawcą lub jego pełnomocnikiem;
• pomimo wezwań Urzędu – wnioskodawca lub jego pełnomocnik nie stawiają się;
• z informacji urzędu wynika, że wnioskodawca będzie wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych,
• sąd orzekł wobec wnioskodawcy zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Kwestie związane z podatkiem VAT mogą na pierwszy rzut oka wydawać się skomplikowane. Jeśli masz pytania związane z podatkiem VAT lub innymi kwestiami dotyczącymi prowadzenia Twojej firmy, możesz bezpłatnie skorzystać z E-Punkt Konsultacyjnego PROSZĘ ZASZYĆ LINK https://mikroporady.pl/pytania-do-eksperta - zadaj pytanie ekspertowi.

Zobacz także:

- Porada - Co zrobić, żeby podjąć działalność gospodarczą, już od pierwszego dnia rejestracji firmy

Jeżeli zaś zastanawiasz się, jak pozyskać środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej, przeczytaj Instrukcję Uzyskiwanie kredytu na inwestycje lub finansowania projektu 

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106);
2. Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292);
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorcy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1291).