Jak zarejestrować firmę krok po kroku?

Jak zarejestrować firmę krok po kroku? – ZUS/KRUS, KRS, CEIDG, GUS, US, czym jest jedno okienko ? Jak zarejestrować firmę przez Internet? Co z księgowością?

Chcesz założyć działalność, ale nie wiesz jak? Masz pomysł na biznes, ale przeraża Cię biurokracja? Nie przejmuj się ! Jesteśmy po to, aby Ci pomóc. Poniżej wyjaśniamy „z czym się je” własny biznes.

Warto wiedzieć! Jeśli zakładasz firmę, warto jak najszybciej zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny, lub – znacznie prościej i bez opłat – profil zaufany na platformie epuap. Dzięki temu wiele spraw urzędowych związanych z Twoim biznesem załatwisz zdalnie, bez konieczności osobistych wizyt w urzędach. Profil możesz założyć na Profil Zaufany. Sam podpis elektroniczny składa się za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Jeśli jeszcze nie wiesz jaką formę działalności wybrać koniecznie przeczytaj Poradnik- wybór form działalności oraz instrukcję Jaka forma prawna będzie odpowiednia dla Twojej działalności

Jeżeli zaś zastanawiasz się, jak pozyskać środki na „rozkręcenie biznesu”: zachęcamy do zapoznania się z Instrukcją- Uzyskiwanie kredytu na inwestycje lub finansowania projektu

Krok pierwszy: zarejestruj działalność

1. Wniosek do CEIDG

Aby rozpocząć prowadzenie firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne jest dokonanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej („CEIDG”). Czyli właśnie ewidencji jednoosobowych przedsiębiorców działającej na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1291 tj.).

Wpisu dokonuje się na bezpłatny wniosek, którym jest formularz elektroniczny zamieszczony na stronie CEIDG. Dokonanie wpisu oznacza wprowadzenie do systemu teleinformatycznego danych ewidencyjnych oraz informacyjnych wskazanych w formularzu. Co do zasady wpis powinien nastąpić nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu do CEIDG wniosku o wpis.

Sposoby złożenia wniosku do CEIDG (formularz CEIDG-1):

a) Po pierwsze, wniosek o wpis można przygotować przez Internet i złożyć go online. W tym celu konieczne jest uprzednie utworzenie i aktywowanie specjalnego konta w systemie informatycznym. Aby skorzystać z tego trybu musisz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Aby złożyć wniosek w omawiany sposób skorzystaj z poniższego linku: Załóż działalność gospodarczą.

b) Po drugie, wniosek o wpis można przygotować przez Internet i podpisać w wybranym urzędzie gminy. Przygotowanemu wnioskowi zostanie nadany określony kod, który zostanie udostępniony osobie wypełniającej wniosek. Kod ten należy zachować i podać urzędnikowi w gminie, dzięki czemu urzędnik będzie mógł odnaleźć wypełniony wniosek w systemie, wydrukować go i przedłożyć przyszłemu przedsiębiorcy do podpisu. W tym przypadku nie musisz posiadać kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani podpisu zaufanego, gdyż wniosek jest podpisywany przez Ciebie własnoręcznie w wybranym urzędzie gminy. Musisz jednak pamiętać, że między złożeniem wniosku online, a wizytą w urzędzie gminy w celu jego podpisania nie może upłynąć więcej niż 7 dni.

c) Po trzecie, możesz wydrukować formularz stanowiący wniosek o wpis w CEIDG i uzupełnić go ręcznie. Wypełniony w ten sposób wniosek możesz złożyć osobiście w urzędzie gminy lub przesłać go za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

d) Założenie działalności oferują również banki, które dokonują wszelkich formalności

e) Rejestracja działalności gospodarczej z pomocą banku odbywa się tylko w formie elektronicznej. Aby skorzystać z tego trybu w pierwszej kolejności dowiedz się, czy Twój bank oferuje taką usługę. Możesz to zrobić dzwoniąc na infolinię, odwiedzając stronę internetową banku albo składając wizytę w jednej z placówek. Możesz to również sprawdzić na koncie internetowym Twojego rachunku (serwisie bankowości elektronicznej). Jeżeli istnieje możliwość założenia działalności przez Twój bank, powinieneś mieć dostępną zakładkę rejestracji firmy wraz z odpowiednim formularzem i wskazówkami do jego uzupełnienia. Po wypełnieniu formularza, podpisz go profilem zaufanym. Po jego prawidłowym przesłaniu powinieneś dostać informację zwrotną o skutecznym złożeniu wniosku i nadanym mu statusi Po zarejestrowaniu działalności pamiętaj, żeby dokonać niezbędnych zgłoszeń do ZUS, o czym mowa będzie poniżej.

Uwaga! Wpisowi do CEIDG (lub Krajowego Rejestru Sądowego, o którym mowa jest w następnym punkcie) podlegają również wspólnicy spółki cywilnej. Więcej o spółce cywilnej PRZECZYTASZ TUTAJ PRZYGOTOWANĄ PRZEZ NASZYCH EKSPERTÓW MINI PORADĘ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA, A SPÓŁKA CYWILNA

Warto wiedzieć! Obecnie coraz więcej banków oferuje możliwość rejestracji Twojej firmy w CEiDG podczas otwierania firmowego konta. Z pewnością będzie to najbardziej komfortowy sposób dla Ciebie, a jednocześnie założysz konto firmowe – co i tak będzie konieczne.

2. Wniosek do KRS

Właściwym rejestrem przedsiębiorców dla spółek prawa handlowego (spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej, spółki akcyjnej) jest Krajowy Rejestr Sądowy („KRS”) uregulowany w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 1500 t.j.). Krajowy Rejestr Sądowy jest prowadzony przez sądy rejonowe, dlatego wniosek o wpis powinien zostać złożony do sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Siedzibą spółki jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Zasady postępowania o dokonanie wpisu znajdują się również w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2019 r. poz. 1460 t.j.).

Co do zasady wpisu do KRS dokonuje się na wniosek uprawnionego podmiotu zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi w Kodeksie spółek handlowych lub w umowie spółki czyli np. Prezesa Zarządu lub jednego lub kilku członków zarządu, tj. osoby decyzyjne w spółce powoływane uchwałą wspólników. Wniosek o wpis do KRS podlega obligatoryjnej opłacie za dokonanie wpisu w wysokości 500 zł oraz opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł. Warto jednak abyś wiedział, że w przypadku gdy skorzystasz z wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym będziesz mógł uiścić opłatę od wpisu do KRS w wysokości jedynie 250 zł. Uczulamy, abyś zwrócił szczególną uwagę na kwestię prawidłowego uiszczenia opłaty od wniosku o wpis do KRS, gdyż w przypadku jej braku Twój wniosek nie wywoła żadnych skutków, co oznacza, że nie będziesz mógł prowadzić swojej działalności zgodnie z prawem.

Uwaga! Zaktualizuj swoją wiedzę! Od 1 marca 2021 r. zmianie ulegnie procedura zgłaszania wniosków do KRS

Od 1 marca 2021 r. wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składać się będzie wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Warto, żebyś już teraz zapamiętał, że ta zasada dotyczy wszelkich wniosków związanych z Twoją spółką, a nie tylko samego wniosku o wpis do rejestru.

Pamiętaj, że wniosek wniesiony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego musisz opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. To samo dotyczy załączników składanych wraz z wnioskiem (o wpis lub innym). Musisz pamiętać, aby do wniosku załączyć wymagane przez przepisy szczególne Kodeksu spółek handlowych dokumenty. W sytuacji jednak, gdy te dokumenty sporządzone zostały w postaci papierowej, wraz z wnioskiem musisz dodatkowo złożyć odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym lub elektroniczne kopie tych dokumentów. Z kolei jeżeli zdecydujesz się złożyć elektroniczne kopie dokumentów, to po Twojej stronie zaktualizuje się kolejny obowiązek w postaci przesłania do sądu rejestrowego oryginału składanego dokumentu lub jego odpisu czy też wyciągu poświadczonego urzędowo w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku.

Przykładowo, rejestrując sp. z o.o. do zgłoszenia należy dołączyć:

1. umowę spółki;
2. oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
3. jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego.

Warto wiedzieć! W systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości możesz skorzystać z gotowych, wstępnie uzupełnionych wniosków o rejestrację spółki zoo (tzw. S24). Jest to wygodna forma, jeśli dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a Twoja działalność ma być prostym przedsięwzięciem. Musisz mieć bowiem świadomość, że skorzystanie z tego trybu ogranicza swobodę wspólników w kształtowaniu umowy spółki, np. kapitał zakładowy może zostać pokryty wyłącznie wkładem pieniężnym w terminie do 7 dni od dnia dokonania wpisu do KRS.

Warto wiedzieć – spółka zoo w organizacji. Przy tradycyjnej rejestracji spółki (umowa notarialna) możesz najpierw samodzielnie odwiedzić Urząd Skarbowy oraz GUS celem nadania numerów NIP i REGON. Na wpis do KRS możesz czekać nawet kilka miesięcy, a do tego momentu Twoja spółka będzie mieć status spółki w organizacji. Oznacza to, że możesz już dokonywać pierwszych zdarzeń gospodarczych (np. zakupów kwalifikujących się do kosztów działalności spółki), a będzie to znacznie prostsze, jeżeli w tym czasie będziesz mieć już nadany numer NIP.

Więcej informacji dostępnych jest na stronie mikroporady.pl: Jak utworzyć spółkę i zarejestrować ją w KRS

Krok drugi: pozostałe formalności

3. Jedno okienko

W obliczu coraz większej biurokratyzacji zapewne zastanawiasz się, ile jeszcze innych wniosków powinieneś złożyć, jakie konkretnie mają to być wnioski oraz do jakiego urzędu je zaadresować. Uspokajamy – w 2009 r. nastąpiło uproszczenie procedury rejestracji działalności. Wprowadzono wtedy przepisy o tzw. „jednym okienku”. Zasada jednego okienka polega na tym, że zgłaszając wniosek o zarejestrowanie działalności gospodarczej załatwiasz wszystkie poboczne formalności na skutek automatycznego przesyłania sobie danych przez właściwe organy. Jest to możliwe, ponieważ formularz wniosku CEIDG-1 w rzeczywistości obejmuje kilka wniosków oprócz wniosku głównego tj. o wpis do ewidencji. Zatem wypełniając wniosek CEIDG-1 jednocześnie wnioskujesz o nadanie numeru NIP i REGON, zgłoszenie ich do Urzędu Skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego oraz zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której będziesz płatnikiem podatku VAT. Musisz wtedy odrębnie złożyć do Urzędu Skarbowego wniosek VAT-R jeszcze przed dniem uzyskania pierwszych przychodów.

Sprawdź tutaj, co musisz opłacić:

Poradnik: Obciążenia publiczno-prawne, świadczenia podatku, składki – zestawienie 

Warto wiedzieć!

Zastanów się, czy chcesz od początku działalności zgłaszać się jako płatnik podatku VAT. Nie musisz tego robić (poza sytuacjami określonymi w art. 113 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług („ustawa VAT”, t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106) do momentu przekroczenia obrotu 200.000zł w danym roku, a dzięki temu nie będziesz zobligowany do odprowadzania podatku VAT od swoich przychodów. Ale jednocześnie brak tego zgłoszenia uniemożliwi Ci rozliczanie VAT od Twoich zakupów/kosztów. Jeśli więc planujesz duże wydatki na początku (maszyny, zapasy, środki obrotowe) i przewidujesz dość szybko przekroczyć próg sprzedaży na poziomie >200.000zł, warto zgłosić się do VAT od początku.

W przypadku wpisu do KRS sytuacja wygląda podobnie. Zastosowanie znajdzie również procedura jednego okienka, wskutek której odpowiednie dane objęte wnioskiem zostaną przekazane do Urzędu Skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego. Niewielka różnica w rejestracji polega na dodatkowym obowiązku przekazania przez spółkę danych uzyskanych po rejestracji - w ciągu 7 dni od dnia rejestracji – w przypadku danych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, lub w ciągu 21 dni od dnia rejestracji – w przypadku danych przekazywanych Urzędowi Skarbowemu lub Głównemu Urzędowi Statystycznemu. Chodzi tutaj o takie dane jak np. numer rachunku bankowego czy szczególne dane kontaktowe.

Można więc przyjąć, że co do zasady obecnie możliwe jest rozpoczęcie działalności już w 15 minut!

4. ZUS

Po zarejestrowaniu w CEIDG, spoczywa na Tobie obowiązek złożenia określonych dokumentów w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Warto podkreślić, że chodzi o faktyczne rozpoczęcie działalności, a nie datę rejestracji. Jednakże wiemy, że z urzędami różnie to bywa, więc lepiej postaraj się złożyć odpowiednie dokumenty jak najwcześniej. Oczywiście, stosowne formularze możesz złożyć razem z wnioskiem o rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej korzystając z zasady jednego okienka. Masz trzy warianty ubezpieczenia do wyboru. Po pierwszej możesz złożyć wniosek ZUS ZUA, jeżeli chcesz zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Możesz złożyć ZUS ZZA, jeżeli chciałbyś zgłosić się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (tzw. ulga na start obejmująca pierwsze sześć miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej). Pamiętaj jednak, że skorzystanie z ulgi na start jest możliwe pod warunkiem, że rejestrujesz działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej zawieszenia lub zakończenia (wykreślenia z rejestru), a także pod warunkiem, że nie będziesz wykonywać działalności dla byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym pracowałeś wykonując czynności wchodzące w zakres Twojej działalności.

Jeżeli myślisz nad pracą na działalności dla byłego pracodawcy przeczytaj:

Poradę- wybór formy opodatkowania przy prowadzeniu działalności gospodarczej – świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy jak wcześniej z tytułu umowy o pracę.

Istnieje również możliwość objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym członka Twojej rodziny poprzez złożenie wniosku ZUS ZCNA.

Zwróć uwagę na różne numery kodów ubezpieczeń, np. ulga na star posiada kod 05 40, podczas gdy kod małego ZUSu to 05 70, a dużego ZUSu 05 10. Pamiętaj, żeby się nie pomylić w tym zakresie!

Wymienione formularze znajdziesz tutaj:

• formularz ZUS ZUA https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe/-/publisher/details/1/formularz-zus-zua/389264
• formularz ZUS ZZA https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe/-/publisher/details/1/formularz-zus-zza/305061
• formularz ZUS ZCNA https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe/-/publisher/details/1/formularz-zus-zcna/289688

5. KRUS

Jeżeli jesteś rolnikiem - zamiast w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych będziesz ubezpieczony w KRUSie, KRUS jest bowiem instytucją realizującą ubezpieczenie społeczne rolników i pracujących z nimi domowników oraz pomocników rolnika.

Przy czym za rolnika uważa się pełnoletnią osobę fizyczną, zamieszkującą i prowadzącą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, osobiście i na własny rachunek, działalność rolniczą w pozostającym w jej posiadaniu gospodarstwie rolnym, w tym również w ramach grupy producentów rolnych, a także osobę, która przeznaczyła grunty prowadzonego przez siebie gospodarstwa rolnego do zalesienia.

Właściwym formularzem będzie formularz KRUS UD-2, który możesz złożyć wraz z wnioskiem o zarejestrowanie działalności korzystając z zasady jednego okienka.

Co istotne, pamiętaj, że rolnik lub domownik, który podlegając ubezpieczeniu w pełnym zakresie z mocy ustawy nieprzerwanie przez co najmniej 3 lata, rozpocznie prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej lub rozpocznie współpracę przy prowadzeniu tej działalności, podlega nadal temu ubezpieczeniu w okresie prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracy przy prowadzeniu tej działalności, jeżeli spełnia jednocześnie następujące warunki:

a) złoży w Kasie oświadczenie o kontynuowaniu tego ubezpieczenia w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracy przy tej działalności;

b) jednocześnie nadal prowadzi działalność rolniczą lub stale pracuje w gospodarstwie rolnym, obejmującym obszar użytków rolnych powyżej 1 ha przeliczeniowego, lub w dziale specjalnym;

c) nie jest pracownikiem i nie pozostaje w stosunku służbowym;

d) nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty albo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych;

e) kwota należnego podatku dochodowego za poprzedni rok podatkowy od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie przekracza kwoty 2528 zł (jest to tzw. „roczna kwota graniczna”, która podlega corocznej waloryzacji wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, określonym w ustawie budżetowej za rok, którego kwota dotyczy, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone).

6. VAT

Ten punkt nie dotyczy każdego. Zasadą jest, że podatek VAT należny jest dopiero, gdy wartość sprzedaży przekroczy łącznie w poprzednim roku podatkowym kwotę 200.000 zł nie wliczając w to kwoty podatku.

Jednakże w pewnych przypadkach stajesz się podatnikiem VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Poniżej wskazujemy kiedy musisz zarejestrować się jako podatnik VAT już od pierwszego dnia prowadzenia działalności.

Podatnikiem VAT od pierwszego dnia będzie:

1) przedsiębiorca dokonujący dostaw:

a) towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT,

b) towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:

• energii elektrycznej (CN 2716 00 00),
• wyrobów tytoniowych,
• samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,

c) budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,

d) terenów budowlanych,

e) nowych środków transportu,

f) następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie:

• preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1),
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),
• urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego (PKWiU 27),
• maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),

g) hurtowych i detalicznych części do:

• pojazdów samochodowych (PKWiU 45.3),
• motocykli (PKWiU 45.4);

2) świadczących usługi:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

c) jubilerskie,

d) ściągania długów, w tym factoringu;

3) nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Z podatkiem VAT wiąże się również zagadnienie tzw. białej listy podatników. Jest to rejestr rachunków firmowych przedsiębiorców, a więc żeby się na nim znaleźć musisz założyć konto bankowe na swoją firmę. Praktyczny wymiar tzw. białej listy podatników polega na tym, że w przypadku, gdy dokonasz przelewu na kwotę co najmniej 15.000 zł na rachunek bankowy nieznajdujący się na białej liście podatników, to nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztów w części, w jakiej zapłata została dokonana z wyłączeniem pośrednictwa rachunku płatniczego lub została dokonana na inny rachunek płatniczy niż rachunek zamieszczony na tzw. białej liście podatników. Ponadto, przedsiębiorca dokonujący zapłaty z wyłączeniem pośrednictwa rachunku płatniczego lub dokonujący zapłaty na inny rachunek płatniczy niż rachunek zamieszczony na białej liście podatników będzie odpowiadał solidarnie całym majątkiem z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie do przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Porada- biała lista podatników, gdzie jej szukać i czego dotyczy, kto się na niej znajduje i co trzeba o niej wiedzieć.

Pod poniższym linkiem sprawdzisz, czy Twój kontrahent został wpisany na białą listę podatników:

Wykaz podatników zarejstrowanych jako podatnicy VAT, niezarejstrowanych oraz wykreślonych i przywórconych do rejestru VAT

Krok trzeci: prężne prowadzenie działalności – sprawy rachunkowe

7. Księgowość

Dokumenty związane z księgowością muszą być przez Ciebie przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Przykładowo:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.
• księgi rachunkowe co najmniej 5 lat;
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;
• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat.

Powyższe terminy biegną od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Zwróć uwagę, że zawierając umowę o świadczenie usług księgowych masz obowiązek dokonania zgłoszenia biura rachunkowego, w którym będą przechowywane Twoje dokumenty. Procedura dokonania zmiany wygląda tak samo jak w przypadku dokonania wpisu do CEIDG.

Wzór umowy o usługi rachunkowo-księgowe znajduje się na stronie mikroporady.pl: Umowa o usługi rachunkowo księgowe

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorcy (Dz.U. z 2019 r. poz. 129;
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 505);
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 1500)
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2019 r. poz. 1460).
5. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106);
6. Ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 174);
7. Ustawa z dnia 29 września1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).