Technologia w małej firmie w XXI wieku

Technologia w małej firmie w XXI wieku

Planowanie infrastruktury technologicznej

Technologie są z nami w biznesie od wielu lat. Z niektórymi dobrze sobie radzimy i nie zastanawiamy się nad ich użytecznością, inne natomiast miały być planami na przyszłość, na zasadzie, że dobrze by było je mieć, ale można było poczekać z tym wydatkiem.

Niestety, sytuacje kryzysowe, takie jak obecna pandemia, wymuszają na nas szybkie decyzje i konieczne, często niezaplanowane, inwestycje. Duże firmy mają do pomocy działy IT i specjalistów na miejscu, którzy analizują decyzje wyboru technologii, natomiast najtrudniej jest to zrobić małym i średnim firmom, szczególnie, że to już nie jest wybór, to jest konieczność. Ta konieczność wymaga od właścicieli firm i zarządzających uważnego śledzenia rynku, a ponieważ nie możemy być alfą i omegą we wszystkich dziedzinach, taka sytuacja może dawać nam poczucie przytłoczenia, bezradności i strachu przed konkurencją. Nasz system nerwowy jest bardzo napięty z powodu spiętrzających się wyzwań. Do tego każda decyzja łączy się z kosztami, które powinny być uwzględnione w naszym budżecie jako priorytetowe.

W zależności od budżetu, branży, produktu, czy usługi będziemy musieli podjąć decyzję: czy będzie to dział IT, chmura czy hybrydy?

Przede wszystkim musimy się sprawnie komunikować z naszymi klientami, dostawcami i pracownikami. Pracownicy, partnerzy i doradcy powinni tworzyć więc zespół o interdyscyplinarnych kompetencjach, o czym należy pamiętać od samego początku budowania organizacji. Będzie to dotyczyło projektów, finansów i księgowości, łańcucha dostaw, komunikacji z klientem oraz obsługą stosowania automatyzacji, robotyzacji oraz cyfrowej transformacji. Do każdego projektu powinna być wybierana technologia, która pozwoli na wykorzystanie tego, co już mamy oraz wdrożenie nowych wymaganych funkcjonalności.

Warto zastsować następujące trzy etapy przed podjęciem decyzji związanych nie tylko z technologią, ale i z kolejnymi zaskakującymi sytuacjami:

     Etap 1: realistyczna analiza obecnej sytuacji

     Etap 2: przeprowadzenie badania rynku i wybór konsultanta

     Etap: 3 omówienie wyboru rodzaju technologii (rozwiązania) .

Pierwsze dwa etapy należy przeprowadzić z całym zespołem współpracującym, natomiast podjętą przez siebie decyzję, należy wytłumaczyć pracownikom.

Zacznijmy więc od ewaluacji status quo i odpowiedzmy na pytania poniżej:

     1. Jak jestem przygotowana/przygotowany finansowo, edukacyjnie oraz emocjonalnie na takie gwałtowne zmiany?

     2. Jakie kompetencje muszę rozwinąć jako szef oraz jakie kompetencje są potrzebne mojemu zespołowi?

     3. Jakie mogą być zagrożenia i jakie muszę mieć cyber zabezpieczenia?

     4. Czy mam plan szkoleń i rozwoju potrzebnych umiejętności.

     5. Czy rozumiem dynamikę pracy z domu i pracy zdalnej?

     6. Jak się przygotować do harmonii i równowagi pomiędzy pracą a relaksem?

     7. Czy jestem wystarczająco odporna/odporny psychicznie na kolejne nieprzewidywalne sytuacje?

     8. Jaki jest mój stopień kompetencji zwanej rezyliencją (rezyliencja to umiejętność lub proces dostosowywania się człowieka do zmieniających się warunków, adaptacja w stosunku do otoczenia)?

    9. Kto mi może pomóc w realizacji nadchodzących zmian i zadań?

Podczas tej analizy musimy być realistyczni. Jest to sytuacja stresowa i zwykle percepcja jest oparta na przeszłych doświadczeniach. Gorzej, kiedy i sytuacja jest nowa i nie mamy żadnych doświadczeń, stąd punkt 9. jest bardzo ważny.

Może się zdarzyć, iż będziemy mieć poczucie, że sytuacja nas przerasta i wtedy, jak wynika z badań psychologa dr Hansa Seleye, mamy do czynienia z tzw. Ogólnym Zespołem Adaptacyjnym (General Adaptation Syndrome - GAS)^[1]. GAS to wzorzec reakcji na stres, który stanowi pierwszą linię obrony organizmu przed potencjalnie szkodliwymi czynnikami. Występuje, gdy organizm styka się z jakimś stresorem. Dobrze jest zapoznać się z występowaniem takich stanów i nauczyć się sobie z nimi radzić, gdyż w przyszłości będziemy mieli do czynienia coraz częściej z niepewnością, zmianami i szokiem.

Dr Selye podzielił ogólny zespól adaptacyjny na trzy fazy. Pierwszą, najlepiej zbadaną, nazwał stadium reakcji alarmowej. Wówczas organizm reaguje silnie na pojawienie się obcego czynnika. W czasie następnej fazy - stadium odporności - reakcje organizmu pozornie wracają do normy. Jednak jego zasoby zostały naruszone i organizm może nie być zdolny do skutecznego radzenia sobie z nowym stresorem. W ostatniej fazie - stadium wyczerpania - rośnie aktywność gruczołów dokrewnych. Zwiększony poziom kortyzolu wpływa na układy: odpornościowy, trawienny, krążenia i inne.

Sama doświadczyłam tego syndromu rok temu. Po opuszczeniu branży samolotowej i elektronicznej, nie interesowałam się technologią przez wiele lat. Ostatnio, moimi programami były Word i internet, ponieważ te są potrzebne do pisania książek. Jednak z powodu zmieniającego się rynku, postanowiłam zająć się projektowaniem szkoleń online. Najpierw sama zamówiłam kilka, żeby poznać systemy. Kiedy okazało się, że programów jest wiele, do tego trzeba wybrać platformę do tych szkoleń, poczułam się zagubiona. Nie miałam pojęcia, które programy są najbardziej odpowiednie do moich potrzeb. Musiałam znaleźć kilku ekspertów i poznać kryteria, które miałam zastosować do podjęcia decyzji. W pierwszej chwili mój stres z powodu mojej niewiedzy w tej dziedzinie oraz natłoku informacji, był tak ogromny, że chciałam pożegnać się z ideą i zaniechać projektowania szkoleń. Na szczęście tego nie zrobiłam i przez następne kilka miesięcy testowałam programy i firmy oraz specjalistów, z którymi współpracuję.

W każdej sytuacji kryzysowej należy się zdystansować i po prostu, jak w szkole, odrobić lekcję. Zbadać kolejno, krok po kroku, jaka technologia będzie najefektywniejsza do naszych potrzeb.

Zależnie od tego, co produkujemy, kim jest nasz klient i w jakiej fazie rozwoju jest nasza firma, dopasowujemy technologię idealną do konkretnego projektu. Niemniej musimy wziąć pod uwagę przyszłość, bo zmiany następują zbyt szybko, by tylko zadowolić status quo.

Wraz z całym zespołem przeprowadzamy analizy w następujących obszarach:

I. Wydajność/ produkcja:

• Usprawnienie procesów poprzez monitorowanie czasu
• Wykorzystanie technologii dyktowania cyfrowego
• Programy do zarządzania projektami
• Utworzenie cyfrowego systemu archiwizacji dla ułatwienia zapisywania, wyszukiwania i analiz dokumentów
• Kontrola przepływu informacji i poczty elektronicznej

II. Finanse

• Kompleksowa księgowość online
• Fakturowanie online, zmniejszanie kosztów pobierania płatności od klientów
• Obserwacja budżetu online, kontrola wydatków
• Sprzedawanie produktów lub usług online

III. Marketing

• Plan marketingowy, który można uaktualniać online i udostępniać wszystkim członkom zespołu
• Blogi, video i działalność w mediach społecznościowych
• Strona i reklamy online
• Tworzenie bazy danych i regularny kontakt z klientem

IV. Obsługa klienta

• Obecność w mediach społecznościowych
• Konfiguracja rozwiązań problemów klientów
• Spotkania online
• Formularze i ankiety online
• Biura mobilne

V. Komunikacja w firmie

• Codzienne wiadomości w firmie
• Połączenia telekonferencyjne (zebranie, konferencja)
• Pliki w chmurze

VI. Rozwój kompetencji pracowników - nauka

• Webinaria
• Seminaria
• Szkolenia online
• Dzielenie się informacją

Bez wątpienia nowoczesne technologie są obecnie istotnym wsparciem dla firm w osiąganiu przez nie celów biznesowych. Internet i usługi on-line otwierają nowe możliwości przed przedsiębiorcami, usprawniają ich pracę, podnoszą efektywność, ułatwiają komunikację i pomagają spełniać wciąż rosnące wymagania klientów.

W Polsce już 30% firm korzysta z cloud computingu (chmura obliczeniowa, przetwarzanie w chmurze), a 77% z nich przyznaje, że pozwala on na znaczące podniesienie efektywności pracy.^[2] Takie usługi w modelu cloud, jak np. Microsoft Office 365 czy wirtualny dysk OneDrive, zapewniają ogromną mobilność i dostęp do firmowych danych z dowolnego miejsca na świecie, wszędzie tam, gdzie mamy internet. Rozwiązanie tego typu umożliwia pracę nad dokumentami nawet kilku osobom przebywającym w różnych lokalizacjach.

Ważne jest wdrożenie odpowiednich modułów, tak aby można je zmieniać, wymieniać i uaktualniać, nie ponosząc przy tym kosztów budowy własnej infrastruktury IT. Jednym z popularnych rozwiązań jest dzierżawa, kiedy przedsiębiorca uzyskuje dostęp do oprogramowania, które w innym modelu mogłoby być dla niego niedostępne ze względu na wysoki koszt licencji.

Świat i technologie zmieniają się szybciej od nas, dlatego koncentrujmy się na możliwościach, nie ograniczeniach. Leadership i zastosowanie odpowiednich technologii - to dwa czynniki decydujące o tym, czy firma przetrwa, będzie się rozwijać, czy raczej musi zamknąć swoje drzwi.

Bez zastosowania efektywnych rozwiązań technologicznych nie można mówić o innowacji i networkingu, a to są obecnie najbardziej pożądane kompetencje. Na koniec warto przeanalizować jeszcze raz trendy technologiczne, ponieważ jakaś część z nich na pewno będzie nas dotyczyć. Z badań firmy Group Gartner Technology przeprowadzonych w roku 2017^[3] wynika, że mamy pięć trendów, na które warto zwrócić uwagę:

Trend 1: Konwersacyjny interfejs użytkownika zmienia sposób, w jaki budujemy i używamy komputery.

Trend 2: Sztuczna inteligencja i samouczące się maszyny zmienią prawie każdą aplikację w inteligentną aplikację.

Trend 3: Internet przedmiotów wkracza do sektora małych firm.

Trend 4: Elektroodzież zmienia każdego w czujnik.

Trend 5: Drukowanie 3D zmienia produkcję.

Te trendy, pojedynczo lub w połączeniu, będą wpływać przez następne 5 lat nie tylko na biznesy, ale także na oczekiwania klientów. Badanie jednego z tych pięciu trendów często ujawnia głębokie związki i zależności z innymi trendami. Połączenie sztucznej inteligencji (AI) z Internetem rzeczy (IoT), zmienia całą ofertę wartości IT, od technologii pomagającej ludziom w wykonywaniu pracy - do ludzi pomagających technologii w wykonywaniu pracy. Może to zabrzmieć jak subtelna zmiana, ale jest to zmiana naprawdę transformacyjna. Poniżej kilka przykładów analiz.

Interfejs

Na początek należy zacząć od często zadawanych pytań, na które nasi klienci i pracownicy potrzebują odpowiedzi, aby być bardziej skutecznym i zadowolonym. Dowiedzmy się:

- Gdzie jest osoba (w biurze, sklepie, w domu), gdy zadaje pytanie?

- Czy to już jest klient/klientka?

- Jakie przedmioty kupiła/kupił ostatnio?

- Czy ich konto ma dobrą opinię?

Po zrozumieniu pytań i kontekstu, zbadajmy wartość biznesową i wykonalność zapewnienia interfejsu konwersacyjnego. Wybierzmy technologie wspierające, takie jak chatboty konwersacyjne, które zaspokoją nasze potrzeby początkujących, ale mogą się zwiększać wraz z rozwojem.

Zadajmy więcej pytań producentom: Baidu, Google, Tencent, Amazon’s Alexa, Microsoft’s Cortana, Samsung’s Bixby, i inne.

Sztuczna Inteligencja (AI)

W ciągu najbliższych trzech do pięciu lat prawie każda aplikacja, narzędzie i usługa będzie zawierać pewien poziom sztucznej inteligencji. W przeważającej części będą to części „inteligencji” dość nieprzejrzyste dla nabywców i użytkowników oprogramowania. Jednak nowe możliwości będą łatwo rozpoznawalne.

Największy wpływ na biznes w najbliższym czasie będzie polegał na wykorzystaniu sztucznej inteligencji w celu zwiększenia wydajności ludzi, zamiast ich zastępowania. Traktujmy te urządzenia i aplikacje jako „asystentów”, dzięki którym będziemy bardziej skuteczni i produktywni. Nasi wirtualni osobiści asystenci (VPA), tacy jak Google Now, Alexa Amazon, Cortana Microsoftu i Siri Apple, to szybko rozwijające się przykłady inteligentnych usług oprogramowania.

Co to oznacza dla małych firm? Nie musimy kupować platform AI i tworzyć własnych aplikacji. Zamiast tego zyskamy zalety sztucznej inteligencji dzięki zakupionemu oprogramowaniu. Pamiętajmy, że wybór technologii ewoluuje poza ocenę podstawowej funkcjonalności produktu do czegoś, co przypomina proces zatrudniania wykorzystywany do pozyskiwania nowych pracowników.

Podczas oceny oprogramowania za pomocą sztucznej inteligencji, musimy zacząć pytać o jego umiejętności, doświadczenie, inteligencję i zdolność uczenia się. Tak jak firmy chcą najbardziej doświadczonych i inteligentnych ludzi, jakich mogą znaleźć, kupujący będą szukać takich samych cech w oprogramowaniu i urządzeniach.

• Zbadajmy, w jaki sposób zaawansowanie sztucznej inteligencji może zwiększyć wydajność najważniejszych działań pracownika (przykład opieki zdrowotnej, w którym AI pomaga lekarzom zdiagnozować choroby).
• Poprośmy odpowiednich nowych dostawców oprogramowania i istniejących dostawców oprogramowania/usług, aby opisali, w jaki sposób dodadzą sztuczną inteligencję do nadchodzących wersji i jak oczekują, że te ulepszenia przyniosą korzyści w naszej firmie.
• Przeprowadźmy analizę kosztów i korzyści zastosowania oprogramowania obsługującego AI do wybranych operacji biznesowych.
• Zbadajmy dokładnie, w jaki sposób konkurenci zaczynają korzystać z danych technologii, i oceńmy potencjał sztucznej inteligencji w ramach planowania strategicznego.
• Pytajmy dostawców i producentów: Amazon, Cognigy, gigaaa Google, IBM’s Watson, IPsoft Amelia, Microsoft, Sherpa i inne.

Internet Rzeczy

Kiedy dodamy sztuczną inteligencję do łączności internetowej, uzyskamy połączenie „inteligentnych rzeczy”. Daje to jeszcze więcej możliwości, ponieważ zasoby te mogą wchodzić w interakcje z ludźmi i innymi zasobami, aby aktywnie reagować na różne sytuacje.

W tym celu musimy zidentyfikować najcenniejsze „rzeczy” dla naszej produkcji i odkryć ich poszerzone zastosowanie w kluczowych procesach biznesowych (przykład inteligentnego ciągnika i pojemnika na śmieci, który zbiera i analizuje informacje).

• Stwórzmy scenariusze pokazujące, w jaki sposób te zasoby mogą zmienić nasze operacje biznesowe.
• Jak zawsze, zastosujmy analizę kosztów/korzyści do tych nowych scenariuszy i wybierzmy najbardziej opłacalne.
• Skorzystajmy z tych scenariuszy, aby opracować szczegółowe przypadki użycia, wymagania IoT (Internet Rzeczy, IoT - Internet of Things lub Intelligence of Things)i oszacować potencjalny zwrot z inwestycji.
• Stwórzmy plan inwestycyjny IoT w ramach działań związanych z planowaniem strategicznym.

Pytajmy dostawców platform IoT, którzy obejmują megawendorów, takich jak IBM, GE, SAP i Microsoft, dużych dostawców, takich jak Telit, Zebra i BSquare, oraz mniejszych dostawców, takich jak Particle, Ayla i Exosite.

Elekroodzież

Komputery do noszenia - to podzbiór wszechświata „Internetu rzeczy”. W tym przypadku urządzenie do noszenia to coś, co nosisz (przykład: Fitbit), które monitoruje to, co robisz lub czego doświadczasz. Artykuły do ​​noszenia mogą przechwytywać dane na temat naszego zdrowia, aktywności, ruchu, pozycji, otoczenia, dzięki czemu - my i inne osoby lub rzeczy w pobliżu - możemy wykorzystać te dane, aby poprawić swoje wrażenia.

• Przeanalizujmy najpierw możliwości technologii noszenia na ciele do biznesowych zastosowań w naszej branży.
• Upewnijmy się, że istnieje konkurencyjny powód do inwestowania, ponieważ będzie on prawdopodobnie bardziej kosztowny i ryzykowny niż oczekiwano.
• Wybierajmy ostrożnie produkty i sprzedawców, ponieważ technologia w tej przestrzeni szybko się zmienia.
• Upewnijmy się, że wybrana technologia dobrze zintegruje się z „ekosystemem” większych procesów biznesowych.

Przykładowe technologie komputerowe do noszenia obejmują smartwatche, smartbands, inteligentne ubrania i urządzenia montowane na głowie. Pytaj dostawców: wearband.com, Apple, Huawei, Samsung, Xiaomi I inne.

3D Drukowanie

Branża budowlana przoduje w adopcji technologii drukowania 3D. Potencjał biznesowy drukowania materiałów budowlanych w razie potrzeby, na miejscu, w celu zaoszczędzenia czasu i kosztów transportu, jest znaczny. Produkcja jest również dość oczywista. Ale mniej oczywiste - a nawet zaskakujące - jest to, że sektor usług i edukacji znajduje się tuż za nimi.

Warto zastanowić się nad scenariuszami pokazującymi, w jaki sposób drukowanie 3D może wpłynąć, a nawet przekształcić cykl życia produktu i łańcuchów dostaw. Nie martwmy się zbytnio, jeśli technologia nie jest jeszcze opłacalna. Skorzystajmy z możliwości i poszukajmy wskaźników punktu krytycznego, takich jak ceny, ewolucja technologii, wskaźniki adopcji lub presja konkurencyjna. Spójrzmy na to, co jest teraz możliwe, a co w cyklu planowania i zacznijmy formułować plany działania.

Twórzmy strategie i plany „poczekaj i zobacz” i włączajmy je w swoje planowanie strategiczne. Pytajmy dostawców I producentów: Dremel, Lulzbot, Makerbot, Monoprice and Velleman, 3D Systems, ExOne, Hewlett Packard, Proto Labs, Stratasys.

Jeśli odrobimy tę pracę domową i dokonamy wraz z całym zespołem tych wszystkich analiz, będziemy wiedzieli, co włączyć w nasze najbliższe inwestycje, a co uwzględnić w przyszłych strategiach. Wszystkie te trendy technologiczne zmieniają się szybko, a ich wpływ będzie transformacyjny. Małe firmy nie mogą sobie pozwolić na ignorowanie tych trendów i siły ich połączonego wpływu. Czas reakcji wynosi około trzech do pięciu lat, z czego dwa do trzech lat to szansa na przewagę konkurencyjną i pięć do siedmiu lat, zanim zostaniemy w tyle.

To ekscytujący czas na innowacje technologiczne, a liderzy małych firm, którzy skutecznie je planują i wykorzystują, będą się dobrze rozwijać. Taka jest ogólna natura ewolucji biznesu, ale wraz ze wzrostem tempa tej ewolucji, tak samo musi się rozwijać przywództwo.

Pamiętajmy, że technologia jest jednym z ważniejszych i koniecznych elementów współczesnego biznesu i zarządzania, ale sama technologia, jak niektórzy myślą, nie rozwiąże wszystkich problemów. To ludzie, zespoły posługujące się narzędziami technologicznymi są siłą napędową rozwoju organizacji.

Autorka:

Grażyna Tallar, Certyfikowany Business/Life Coach. Strateg biznesowy, międzynarodowy konsultant w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi (HR), pionierka szkoleń inteligencji emocjonalnej w Polsce i w Kanadzie. Światowy ekspert z dziedziny audytu Talentu w firmie – Identity Mapping.™

Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego oraz Uniwersytetu McGill w Montrealu, wieloletni menedżer w amerykańskim i kanadyjskim przemyśle elektronicznym i samolotowym. Pracowała dla takich firm, jak CMC Marconi, Allied Signal Aerospace, Human Resources Skills Development Canada. Była międzynarodowym dyrektorem marketingu w firmie Intrawest/Intracorp, która prowadziła projekty w Australii, Azji i Europie, a także i w Polsce. Jest autorką wielu książek. Pisze po polsku i po angielsku. Jej poradnik dla imigrantów stał się cenionym materiałem szkoleniowym na kanadyjskich uczelniach. Autorka wielu artykułów biznesowych, w Polsce pisała dla Personelu oraz wielu portali internetowych. Jest autorką nowoczesnego Centrum Zatrudnienia „3D Recruiting Centre” w Kanadzie. W 2005 została nagrodzona przez Aurora Chamber of Commerce w kategorii „Innowacyjny Biznes”. Była gościem w wielu programach telewizyjnych i radiowych.

Autorka książki Zbuduj swoje szczęście. Vademecum życia spełnionego zawierającej pożyteczny materiał dla każdego lidera.

Aktualizacja: listopad 2022 r. 

--

^[1] http://www.psychologia.net.pl/slownik.php?level=97 6 maja 2020; Judy Dyer, The Highly Sensitive: How to Stop Emotional Overload, Relieve Anxiety, and Eliminative Energy, Amazon 2018

^[2] https://www.money.pl/gospodarka/ngospodarka/ebiznes/artykul/nowe-technologie-jako-wsparcie-dla-malego,157,0,2237085.html

^[3] Anthony Bradley is a Group Vice President in Gartner's Technology