Niniejsze Otoczenie Prawne zostało przygotowane zarówno dla debiutantów, jak i tych, którzy pragną zmienić lub poszerzyć przedmiot działalności swojej firmy. Przedstawiamy w nim kluczowe zagadnienia związane z ramami prawnymi prowadzenia biznesu. Dzięki jego lekturze dowiesz się kim właściwie jest przedsiębiorca, jakie ma prawa i na co musisz przygotować się wchodząc na rynek. W dalszej kolejności wyjaśniamy zagadnienia specjalistyczne dotyczące kontaktów gospodarczych oraz prawne uwarunkowania sprzedaży. Z pomocą naszego opracowania uzyskasz wiedzę z zakresu prawa cywilnego, handlowego i gospodarczego oraz prawa pracy i odpowiedzialności cywilnej. Dowiesz się także w jaki sposób uzyskać finansowanie, czym różni się kredyt od pożyczki oraz kto może pomóc Ci w codziennych obowiązkach przedsiębiorcy.

Niniejszy dokument dedykujemy przyszłym rekinom branży IT – sprzedawcom i dystrybutorom, a także każdemu przedsiębiorcy, które po prostu chce wiedzieć więcej. Nieznajomość prawa szkodzi – ta zasada po dziś dzień jest aktualna. Jesteś profesjonalistą, zatem nie możesz pozwolić sobie na niewiedzę. 

Czytaj także:

Poradnik – Wybór formy działalności

Pierwsze kroki w biznesie – poradnik początkującego przedsiębiorcy

2.1. Jednoosobowa działalność gospodarcza

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, musisz przyzwyczaić się do samotności. No dobrze – żartujemy. Natomiast mówiąc zupełnie poważnie jest to najpowszechniejsza i najprostsza forma prowadzenia działalności gospodarczej. Zacznijmy od nazwy. Zgodnie z art. 434 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej jako „k.c.”) firmą osoby fizycznej (będącej przedsiębiorcą) jest jej imię i nazwisko. Ustawodawca dopuszcza jednak inne określenia fantazyjne oraz takie, które wskazują na przedmiot działalności gospodarczej lub na miejsce jej prowadzenia, czy nawet źródła zaopatrzenia. Pamiętaj, że firma (czyli Twoja nazwa) nie może wprowadzać w błąd i powinna dostatecznie odróżniać się od firm innych przedsiębiorców, prowadzących działalność na tym samym rynku. W jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiadasz bez ograniczenia za powstałe zobowiązania. Miej też świadomość, że wierzyciel może egzekwować należności z majątku wspólnego małżonków. Może to czas na zawarcie intercyzy? Póki co, możesz jednak wstrzymać się ze zmianą majątkowego ustroju małżeńskiego – zakładamy przecież Twój spektakularny sukces. Jeżeli zatrudniasz pracowników, jesteś pracodawcą i ciążą na Tobie wszelkie obowiązki przewidziane w prawie pracy (na ten temat jeszcze nie powiedzieliśmy ostatniego słowa). Przyjęło się twierdzić, że jednoosobowa działalność gospodarcza jest dobra dla małych biznesów. Nic bardziej mylnego, bez obaw także w tej formie możesz być potentatem znanym nie tylko w branży, ale też w regionie, kraju czy nawet na świecie. To, że z nazwy jesteś „jednoosobowy” nie oznacza, że działasz w pojedynkę. Możesz przecież mieć pracowników, prokurentów i pełnomocników.

W poprzednim punkcie podnosiliśmy, że każda działalność gospodarcza wymaga zarejestrowania, w tym przypadku w CEIDG. Postępowanie o dokonanie wpisu w rejestrze jest bezpłatne, a wszczyna się je na wniosek zainteresowanego – czyli przyszłego przedsiębiorcy. Wpisu można dokonać na dwa sposoby. Po pierwsze z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego – musisz mieć narzędzie do potwierdzenia tożsamości - czyli kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Istnieje także możliwość zarejestrowania działalności tradycyjnie, czyli składając w urzędzie gminy odpowiednio wypełniony i podpisany formularz wniosku (sposób drugi).

Nie musisz korzystać z usług komercyjnych podmiotów, które pomagają w zarejestrowaniu działalności gospodarczej. System teleinformatyczny CEIDG jest prosty i intuicyjny, a korzystając z formy tradycyjnej masz prawo oczekiwać udzielenia Ci przez urzędnika niezbędnych informacji.

Zobacz także:

Instrukcja - Jaka forma prawna będzie odpowiednia dla Twojej działalności?

2.2. Spółka cywilna

Musisz wiedzieć, że spółka cywilna nie do końca jest spółką. Tak, to nie pomyłka. Na dokładkę wskazujemy, że nie jest też przedsiębiorcą. Jak to możliwe? Otóż w Kodeksie cywilnym spółka cywilna została uregulowana jako umowa, stąd też nie ma ona podmiotowości prawnej. Czy zatem jest możliwe obranie tej formy prawnej dla Twojej działalności gospodarczej? Odpowiedź brzmi – tak. W tym wypadku przedsiębiorcą jest każdy wspólnik spółki cywilnej i to on podlega ujawnieniu w CEIDG. To, co musisz wiedzieć to to, że za zobowiązania powstałe w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej, każdy wspólnik odpowiada solidarnie i bez ograniczenia. Wasz wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń według własnego wyboru. Na szczęście wspólnik, który zaspokoił wierzyciela ma prawo do roszczenia regresowego wobec pozostałych. Pamiętaj, że umowa spółki cywilnej musi zostać sporządzona piśmie. Ustawa nakłada również obowiązek wniesienia wkładów: własności, innych praw lub świadczenia usług. Ich rodzaj i wartość określacie w umowie spółki.

Konstytucja dla biznesu, czyli pakiet ustaw z 2018 r., który reguluje zasady prowadzenia działalności gospodarczej, wprowadza generalną zasadę „w razie wątpliwości – na korzyść przedsiębiorcy”. Skoro zatem ani Kodeks cywilny, ani pozostałe ustawy nie nakazują zawiązywania spółki cywilnej wyłącznie z osobami fizycznymi, Twoim wspólnikiem może być także osoba prawna lub ułomna osoba prawna.

Sprawdź też:

Umowa spółki cywilnej – wzór z komentarzem prawnym

2.3. Spółki prawa handlowego

Prawo handlowe to niezwykle trudna i obszerna materia. Jeżeli planujesz prowadzić swój biznes w formie którejkolwiek ze spółek uregulowanych w ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej jako „k.s.h.”) warto, abyś w tym zakresie miał przynajmniej podstawowe rozeznanie. Na początek powinieneś wiedzieć, że spółki dzielą się na osobowe i kapitałowe. Do pierwszej grupy zaliczamy: spółkę jawną, partnerską, komandytową i komandytowo-akcyjną. Spółki: z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna i prosta spółka akcyjna wyczerpują katalog spółek kapitałowych. Zasada jest taka: celem spółek jest zrzeszanie osób i kapitału do prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeżeli obawiasz się samotności, o której wspominaliśmy, być może któraś ze spółek jest dla Ciebie. Powinieneś się zdecydować na spółkę także wtedy, gdy wraz z inną osobą masz wspólny pomysł na biznes, jeżeli brak Ci doświadczenia lub kapitału. Jaką właściwie spółkę wybrać? Niestety nie istnieje uniwersalna odpowiedź na to pytanie. Pod rozwagę powinieneś wziąć Twoje zdolności, możliwości i cele. Nie pożałujesz, gdy zdecydujesz się na spółkę jawną. Solidarne ponoszenie zobowiązań, równe prawa do zysku i straty, prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, a także swoboda stanowienia zasad jej reprezentacji to najważniejsze atuty tej formy prawnej. Spółka partnerska nie sprawdzi się w branży IT, którą opisujemy, bowiem ustawodawca zarezerwował ją wyłącznie dla wolnych zawodów specjalistycznych. Dobrym rozwiązaniem wydaje się także spółka komandytowa. Tutaj jednak musisz mieć dodatkowy kapitał na opłacanie sumy komandytowej i ustalenie wraz ze wspólnikami, kto z was będzie komandytariuszem, a kto komplementariuszem. Spółka komandytowo-akcyjna jest nieco bardziej skomplikowana i nie jest polecana dla debiutantów. Bez wątpienia doskonale sprawdzi się dla Ciebie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Może być ona zawiązana w każdym celu prawnie dopuszczalnym, nie tylko do prowadzenia działalności gospodarczej. Kodeks spółek handlowych bardzo często, w odniesieniu do spółki z o. o., posługuje się klauzulą „chyba, że umowa spółki stanowi inaczej” – świadczy to o jej elastyczności. Dobra wiadomość jest też taka, że spółka ta może być jednoosobowa. Relatywnie niewielka wysokość kapitału zakładowego (5000 zł) i minimalna nominalna wartość udziału (50 zł) również przemawia na korzyść tej formy prawnej. Na początkowym etapie spółka akcyjna może okazać się zbyt dużym wyzwaniem. Jej prowadzenie wiąże się z wieloma formalnościami i posiadaniem szerokiej wiedzy z zakresu prawa spółek. Również wymóg minimalnego kapitału zakładowego – 100 000 zł zdaje się odstraszać.

Prosta spółka akcyjna to nowość w polskim prawie handlowym. Nie ma w niej kapitału zakładowego, a wnoszone (nawet w terminie 3 lat od dnia zawiązania spółki) wkłady pokrywają kapitał akcyjny. Jest on z resztą symboliczny, bo wynosi nie mniej niż 1 zł. Ta forma prawna również jest dla Ciebie rekomendowana. Zapraszamy do zapoznania się z naszym opracowaniem tego tematu na portalu Mikroporady.pl. Być może to właśnie Ty będziesz jednym z pierwszych przedsiębiorców działających w tej formie.

Czytaj także:

Porada - Prosta spółka akcyjna – czym jest? Kto i kiedy może ją założyć? 

Umowa prostej spółki akcyjnej – wzór z komentarzem prawnym

Omówione powyżej spółki, wymagają po pierwsze – zawarcia umowy spółki. Możesz zawiązać je z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego S24 lub tradycyjnie - u notariusza. Niestety czynności te nie są wolne od opłat. Poza opłatą za zarejestrowanie spółki, będziesz musiał ponieść koszt zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Więcej:

Instrukcja - Jak utworzyć spółkę i zarejestrować ją w KRS

Jakie zmiany musisz wpisać do KRS i jak to zrobić?

Prowadzenie przedsiębiorstwa to duża odpowiedzialność. W tej części naszego opracowania przedstawimy Ci najważniejsze zagadnienia dotyczące podstaw prawnych działalności gospodarczej i poszerzymy je o wiedzę specjalistyczną. Mamy nadzieję, że wkrótce pozbędziesz się wielu wątpliwości!

Zobacz także:

Poradnik – Obciążenia publiczno-prawne, świadczenia podatku, składki – zestawienie

3.1. Działalność gospodarcza, przedsiębiorca, przedsiębiorstwo

Zacznijmy od podstaw. Zastanówmy się w jaki sposób prawo definiuje przedsiębiorcę i przedsiębiorstwo. Oba te terminy zostały zdefiniowane w ustawach. Zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (dalej jako „Prawo przedsiębiorców), przedsiębiorcą „jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej”. Tytułem uzupełnienia dodajmy, że stosownie do treści art. 431 k.c. za przedsiębiorcę uznaje się również osoby wykonujące wolny zawód. Ta sama ustawa wprowadziła definicję legalną działalności gospodarczej w następującym brzmieniu: działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Z kolei Kodeks cywilny definiuje przedsiębiorstwo jako zorganizowany zespół składników materialnych i niematerialnych, przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej (art. 551 k.c.). W powołanej podstawie prawnej wymieniono przykładowe elementy składające się na przedsiębiorstwo jak np. własność nieruchomości, tajemnice przedsiębiorstwa czy udzielone koncesje, zezwolenia i pozwolenia.

3.2. Źródła finansowania

Skoro już znasz podstawy, pomówmy teraz o pieniądzach. Konkretnie o Twoich pieniądzach. Skąd je zdobyć? Wygrać w loterii, znaleźć na ulicy, a może napaść na bank? No dobrze – za daleko… Najlepiej, aby źródło finansowania Twojego biznesu było legalne. Utrzymanie biura, powierzchni magazynowej, serwerów, wynagrodzenie pracowników, zakup sprzętu i przede wszystkim towaru, którym będziesz obracał niestety kosztuje. Na początku pewnie koniecznym będzie zaangażowanie swoich pieniędzy. Twój budżet jednak nie musi ograniczać się wyłącznie do prywatnych oszczędności. Poniżej przedstawimy Ci proponowane sposoby pozyskania kapitału na rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w branży IT.

3.2.1. Kredyt bankowy i pożyczka

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe: „bank jest osobą prawną utworzoną zgodnie z przepisami ustaw, działającą na podstawie zezwoleń uprawniających do wykonywania czynności bankowych obciążających ryzykiem środki powierzone pod jakimkolwiek tytułem zwrotnym”. Instytucja ta jest powołana do podejmowania czynności bankowych sensu stricto i sensu largo. Kredyt bankowy należy do tej pierwszej grupy. Może być on udzielany wyłącznie przez banki i SKOK-i (Spółdzielcze Kasy Oszczędnościowo-Kredytowe). Omawiana forma finansowania jest stabilna i bezpieczna, gwarantuje to m.in. ustalanie przez państwo wysokości maksymalnego oprocentowania. Umowa kredytu wymaga formy pisemnej, a kredytobiorca zawsze zapoznaje się z planem spłaty kredytu. Minusem tego rozwiązania jest duża ilość formalności i rozciągnięcie całego procesu w czasie. Niestety nie jest też to tania forma pozyskiwania kapitału. Za każdym razem zanim bank zdecyduje się na przyznanie Ci kredytu, sprawdzi najpierw Twoją zdolność kredytową. Twoje szanse zwiększają się jeśli dotychczasowa historia zobowiązań (nawet spłacania kupionej na raty lodówki) nie obfituje w opóźnienia i zaległości. Analizując poszczególne oferty kredytów zwracaj uwagę nie tylko na oprocentowanie, ale też na RRSO (rzeczywistą roczną sumę oprocentowania). Możesz skorzystać z usług profesjonalnych doradców kredytowych, którzy pomogą w dopasowaniu produktu do Twoich potrzeb.

Pożyczka jest z kolei zobowiązaniem uregulowanym przez przepisy Kodeksu cywilnego (art. 720-724 k.c.). Umowę pożyczki możesz zawrzeć z bankiem, ale też innymi podmiotami, nie wyłączając osób fizycznych. Ustawa wymaga zachowania formy dokumentowej, gdy jej wartość przekracza 1000,00 zł. My radzimy sporządzanie umowy na piśmie także w przypadku niższych kwot. Zachowaj ostrożność wybierając pożyczkodawcę i zwróć uwagę na oprocentowanie pożyczki. Zgodnie z art. 359 §21 k.c.: „maksymalna wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych”. Odsetki ustawowe wynoszą tyle ile stopa referencyjna NBP powiększone o 3,5 punktu procentowego. Zatem na dzień 29 sierpnia 2022 r., odsetki ustawowe wynoszą 10%, a odsetki maksymalne 20%.

Sprawdź:

Słowniczek – Wniosek kredytowy

3.2.2. Środki unijne

Unia Europejska dąży do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstw i zamożności jej obywateli. W tym celu tworzone są specjalne fundusze i programy, dzięki którym nowi przedsiębiorcy mają możliwość uzyskania realnego wsparcia. Mogą one stanowić uzupełnienie dla środków uzyskanych z innych źródeł, a nawet ich alternatywę.

Programy unijne są dynamiczne i zróżnicowane. Być może Twój biznes będzie absolutnie innowacyjny, a może nawet stworzysz przełomowe rozwiązania dla Twojej branży. Gdy już opracujesz koncepcję własnego biznesu, niezwłocznie nawiąż kontakt skontaktuj z dysponentami środków europejskich, których wskazujemy poniżej. Unia Europejska z pewnością ma dla Ciebie propozycję wsparcia finansowego.

1. Centralny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Warszawie,
2. Terenowe Punkty Informacji Funduszy Europejskich zlokalizowane w miastach wojewódzkich,
3. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, prowadząca bezpłatną infolinię dla zainteresowanych funduszami unijnymi.

Koniecznie śledź stronę internetową właściwego Ci Powiatowego Urzędu Pracy. Instytucje te również zajmują się przyznawaniem dotacji dla przedsiębiorców. Skontaktuj się z pracującymi tam doradcami i wspólnie wybierzcie dedykowany Ci program. Jak wspominaliśmy w poprzednich częściach niniejszego opracowania, przedsiębiorca może wszystko, czego nie zabrania mu prawo. Warto wiedzieć o istnieniu tzw. Aniołów Biznesu i funduszach inwestycyjnych. Także one są dla Ciebie szansą na pozyskanie kapitału.

Więcej na ten temat:

Porada – Jak wybrać źródła i otrzymać dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczej – krok po kroku

Słowniczek - Anioł Biznesu

Słowniczek - Venture Capital

  Poradnik – Przykładowe Rodzaje Finansowania Działalności

3.3. Dystrybucja sprzętu

Przedsiębiorco w poprzednich punktach naszego poradnika omówiliśmy dla Ciebie podstawowe zagadnienia z zakresu funkcjonowania przedsiębiorstw, a także Twoje obowiązki dotyczące odpowiedzialności jako sprzedawcy. Na tym etapie przystąpimy do pogłębionej analizy prawnej działalności gospodarczej z branży dystrybucyjnej sprzętu IT.

W tym miejscu tego dokumenty odpowiemy na następujące pytania:

1. Jak sprzedawać Twoje produkty?
2. Jakie umowy zawierać z klientami i partnerami w biznesie?
3. Jaką będziesz ponosił odpowiedzialność?

Zacznijmy od sprzedaży produktów. Możesz zawierać umowy sprzedaży w miejscu, w którym prowadzisz działalność gospodarczą (w swojej siedzibie lub w lokalu), przez Internet lub przez pośredników. Pod pierwszym wariantem skrywa się po prostu sklep. W tym celu musisz dysponować odpowiednim wyposażeniem, zadbaj o bezpieczeństwo towaru i odpowiednie oznakowanie cen. Koniecznie musisz mieć kasę rejestrującą oraz urządzenia i oprogramowanie do wystawiania faktur na żądanie klienta (warunek ten dotyczy sprzedaży niezależnie od miejsca i sposobu jej wykonywania). Nie musisz być właścicielem lokalu, w którym będziesz sprzedawał Twoje towary, wystarczy abyś posiadał do niego tytuł prawny. Staraj się zawierać umowy (najmu, dzierżawy) na rozsądny okres i zadbaj o to, aby znalazły się w niej postanowienia dotyczące okresu wypowiedzenia.

Po drugie – Internet. Sprzedaż tym kanałem jest na mocnej fali wznoszącej. Tego rodzaju działalności sprzyja również panująca pandemia oraz nowy model dokonywania zakupów, który utrwala się w praktyce klientów. W tym celu będziesz musiał kupić oprogramowanie strony internetowej – sklepu internetowego. Początki będą trudne – zwłaszcza dodanie do niego całej Twojej oferty. Skontaktuj się również z pocztą i firmami kurierskimi, być może dużo korzystniejsze okaże się dla Ciebie zawarcie umowy długoterminowej na ich usługi niż dokonywanie pojedynczych rozliczeń. Zadbaj o właściwe pozycjonowanie Twojej strony. Nieco wcześniej pisaliśmy o odpowiedzialności sprzedawcy i tzw. obsłudze posprzedażowej. Działając stacjonarnie odpowiadasz z tytułu gwarancji i rękojmi. Z kolei sprzedając przez Internet katalog ten powiększa się o realizację przez kupującego prawa do namysłu. Nie zapomnij, że poinformowanie kupującego o nim jest Twoim obowiązkiem!

Odpowiedzmy teraz na pytanie: jakie umowy będziesz zawierał z klientami. Zaprezentowany katalog ma charakter przykładowy.

1. Pierwszą z nich jest oczywiście umowa sprzedaży (art. 535-592 k.c.). Odmianą tej umowy jest m.in. sprzedaż na raty. Na portalu Mikroporady.pl zamieściliśmy ogromną bazę wiedzy na ten temat Sprzedaż 
2. Umowy najmu (art. 659 -679 k.c.) i dzierżawy (art. 693 – 709 k.c.) – nie tylko nieruchomości mogą być przedmiotem tych kontraktów. Możesz czerpać zysk z wydzierżawiania kserokopiarek lub wynajmowania projektorów filmowych. Możliwości jest mnóstwo! Sprawdź na czym polegają te umowy:

Umowa najmu lokalu i powierzchni wraz z komentarzem prawnym

Umowa dzierżawy – wzór wraz z komentarzem prawnym

3. Umowa o świadczenie usług oraz umowa o dzieło (art. 750 k.c.) Pamiętaj jednak, aby realizowane przedsięwzięcie np. wyposażenie biura w sprzęt lub serwisowanie tego sprzętu, wyraźnie odróżniały się od siebie – tzn. nie nazywaj umową o dzieło umowy świadczenia usług lub umowy zlecenia! Sądy bardzo często podważają taką praktykę.

Umowa o świadczenie usług – wzór wraz komentarzem prawnym

Umowa o dzieło wzór wraz z komentarzem prawnym

4. Umowa agencyjna (art. 758 – 7649 k.c.) – może  się zdarzyć, czego oczywiści Ci życzymy, że tak dalece rozwiniesz skrzydła, że będziesz potrzebował pewnego rodzaju „podwykonawców”. Mamy na myśli tutaj agentów. Są nimi przedsiębiorcy, którzy stale pośredniczą przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy (czyli Ciebie) albo do zawierania ich w Twoim imieniu. Z tego tytułu należy się im wynagrodzenie, które najczęściej ma charakter prowizyjny (więcej na ten temat:

 Umowa agencyjna – wzór wraz z komentarzem prawnym

5. Inne umowy, np. leasingu, pożyczki, kredytu, użytkowania, użyczenia oraz inne umowy nienazwane sporządzone i zawarte m.in na podstawie art. 3531 k.c. – zasada swobody umów: „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

Na koniec tego podrozdziału wskazujemy jaką odpowiedzialność będziesz ponosił w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej:

1. z tytułu rękojmi, gwarancji i prawa do namysłu;
2. ex contractu – a więc za nienależyte wykonanie zobowiązania albo za jego niewykonanie (art. 471 i nast. k.c.);
3. cywilna z tytułu czynu niedozwolonego (art. 415 k.c.) oraz odpowiedzialność ogólna za szkodę na zasadach Kodeksu cywilnego;
4. Odpowiedzialność pracodawcy – za pracownika (art. 120 Kodeksu pracy);
5. Odpowiedzialność karna i karna skarbowa.

Czytaj także:

 Co zrobić w sytuacji nienależytego wykonania umowy?

 Odpowiedzialność kontraktowa

Kiedy można dochodzić naprawienia szkody od pracownika

3.4 Certyfikacja urządzeń IT

Jak już pewnie zauważyłeś przedsiębiorca jest obciążony wieloma obowiązkami. Na tym etapie chcemy pogłębić Twoją wiedzę na temat certyfikacji urządzeń informatycznych i chronić Cię w ten sposób przed nierzetelnością dostawców.

Sprzęt IT jest pojęciem niezwykle szerokim, obejmuje on urządzenia od myszek komputerowych, przez monitory i serwery do okablowania. Każde z nich musi spełniać odpowiednie normy, których wymienienie tutaj i opisanie niestety przekracza możliwości naszego poradnika. Chcemy jednak zwrócić Twoją uwagę na następujące zagadnienia:

Zakładamy, że możesz prowadzić działalność gospodarczą w omawianym zakresie jako:

1. Wyłącznie sprzedawca;
2. Dystrybutor;
3. Importer.

Niezależnie od obranej roli sprzęt, który sprzedajesz musi być legalny i musi spełniać normy jakości. Szczególny obowiązek pod tym względem dotyczy importera, ponieważ to on odpowiada za zgodność towaru z przepisami, co jego jakości. Do obrotu na terenie Unii Europejskiej może zostać dopuszczony jedynie taki sprzęt, który spełnia wymagania właściwe do oznaczenia go przez producentem znakiem CE. Oznacza to, że dany wyrób spełnia wymagania właściwej dyrektywy lub dyrektyw z danego zakresu. Jest to bardzo skomplikowana, specjalistyczna materia, którą zajmują się profesjonalne firmy, opracowując ramy prawne dla danego sprzętu i weryfikując jego zgodność z odpowiednimi normami. Jeśli jednak chciałbyś zacząć od sprzedaży lub dystrybucji, sprzedawaj tylko taki sprzęt, który ma certyfikat CE, inny nie znajdzie swojego legalnego rynku zbytu albo w ogóle nie zostanie wpuszczony do kraju.

3.5 Pełnomocnicy i prokurenci

Pewnie już zdążyłeś zauważyć, że często odwołujemy się do przepisów Kodeksu cywilnego. Rzeczywiście jest on dla przedsiębiorców niezwykle ważnym aktem prawnym. Dzięki niemu przedsiębiorcy uzyskują swoją tożsamość, ale mogą też ustanawiać pełnomocników i prokurentów.

W pierwszej kolejności wyjaśnimy Ci kim jest prokurent. Najprościej rzecz ujmując jest nim pełnomocnik szczególnego rodzaju. Ta szczególność wyraża się poprzez ustawowy zakres umocowania, czyli dokonywanie czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Czynności prokurenta odnoszą taki skutek, jakbyś to Ty ich dokonał. Udzielenie prokury musi nastąpić w formie pisemnej, a następnie podlega ujawnieniu w CEIDG lub KRS. Prokura może być samoistna – a więc prokurent działa samodzielnie lub łączna – skuteczność danej czynności jest uzależniona od współdziałania wszystkich prokurentów lub prokurenta z inną osobą.

Prokura może zostać odwołana w każdym czasie. Prokurent nie może ustanawiać kolejnych prokurentów, ale ma prawo do powoływania pełnomocników. Co oczywiste również Ty dysponujesz takim prawem. Prawo cywilne wyróżnia: pełnomocnictwo – ogólne, szczególne i rodzajowe. Pierwsze z nich obejmuje ogólne umocowanie do działania na Twoją rzecz (samodzielnie ustalasz jego zakres), drugie – do konkretnej czynności prawnej, a trzecie – do czynności określonego rodzaju np. wystawianie faktur, zatrudnianie pracowników itd. Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone na piśmie.

Więcej na ten temat:

Słowniczek – Prokura  

Ekspert prawa odpowiada - Prokura - legitymacja prokurenta

Instrukcja - Pełnomocnictwo i prokura w firmie

Słowniczek - Pełnomocnictwo

3.6 Ulga na start

Jak już wspominaliśmy w skład Konstytucji dla biznesu wchodzi m.in. Prawo przedsiębiorców. Dzięki tej ustawie nowi przedsiębiorcy oraz przedsiębiorcy podejmujący działalność gospodarczą po upływie 60 miesięcy od jej zakończenia lub zawieszenia mogą przez pół roku nie płacić składek na ubezpieczenie społeczne.

Jeżeli chcesz skorzystać z ulgi sprawdź czy spełniasz dwa zasadnicze wymogi:

1. podejmujesz działalność gospodarczą pierwszy raz (albo po upływie 60 miesięcy od zakończenia poprzedniej lub jej ostatniego zawieszenia);
2.  nie wykonujesz działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywałeś w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

- wymogi te muszą zostać spełnione łącznie!

Ulga na start nie jest obowiązkowa - w dowolnym momencie możesz z niej zrezygnować. Jest też druga strona medalu - w czasie korzystania z ulgi na start nie gromadzisz środków na emeryturę lub rentę, a także nie możesz liczyć na świadczenie z tytułu wypadku lub choroby.

Przez okres trwania ulgi na start nie opłacasz:

1. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe,
2. składki na Fundusz Pracy,
3. składki na Fundusz Solidarnościowy.

Niezależnie od ulgi na start masz obowiązek opłacania składki zdrowotnej.

3.7 Rękojmia i gwarancja

Prowadząc biznes, w którym zajmujesz się dystrybucją sprzętu IT koniecznie musisz opanować zagadnienia rękojmi i gwarancji – bez tego ani rusz! Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że różnego rodzaju urządzenia niestety bywają zawodne. Dzieje się tak przez błędy projektowe, produkcyjne lub na skutek uszkodzeń mechanicznych. Czy zatem Twój klient w przypadku nabycia od Ciebie towaru, który nie spełnia jego oczekiwań lub jest obarczony wadami, ma prawo do kierowania z tego tytułu roszczeń wobec Ciebie? Odpowiedź brzmi: tak – jeszcze jak.

Sprzedawca odpowiada wobec kupującego za wady fizyczne i prawne rzeczy – jest to rękojmia (art. 556-576 k.c.). Na czym właściwie polegają wady fizyczne rzeczy? Kodeks cywilny wskazuje, że na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową. Wyraża się to zwłaszcza przez:

1. Brak właściwości rzeczy z uwagi na oznaczony w umowie cel lub gdy cel ten wynika z jej natury czy też przeznaczenia;
2. Braku właściwości, o których istnieniu zapewniał sprzedawca (np. drukarka według sprzedawcy ma funkcję wydruków kolorowych, a w rzeczywistości drukuje tylko na czarno);
3. Wydaniu rzeczy w stanie niezupełnym;
4. Braku właściwości niezbędnych do osiągnięcia celu, o którym sprzedawca został poinformowany przez kupującego i nie zgłosił, co do jego osiągnięcia zastrzeżenia

Z kolei wada prawna ma miejsce wtedy gdy „rzecz sprzedana stanowi własność osoby trzeciej albo jeżeli jest obciążona prawem osoby trzeciej, a także jeżeli ograniczenie w korzystaniu lub rozporządzaniu rzeczą wynika z decyzji lub orzeczenia właściwego organu” (art. 5563 k.c.). Przepis ten doskonale uzupełnia i wyjaśnia treść wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28 września 2016 r., sygn. akt I ACa 1096/16: „Wada prawna może polegać na nieistnieniu prawa objętego sprzedażą, przysługiwaniu sprzedawanego prawa, w całości lub w części, osobie innej niż sprzedawca, obciążeniu sprzedawanego prawa prawem osoby trzeciej”.

Z tytułu rękojmi – czyli wad fizycznych i prawnych rzeczy sprzedanej, kupującemu przysługują następujące prawa:

1. złożenie oświadczenia o obniżeniu ceny,
2. złożenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy z obowiązkiem zwrotu zapłaty.

Zanim jednak kupujący skorzysta z tych uprawnień sprzedawca może zaproponować mu niezwłoczne usunięcie wad lub wymianę na rzecz pozbawioną od wady, jeśli nastąpi bez nadmiernych niedogodności. Jeżeli rzecz była już naprawiana lub wymieniana, kupujący może natychmiast złożyć powyższe oświadczenia. Gdy kupującym jest konsument, może zamiast zaproponowanego przez sprzedawcę usunięcia wady żądać wymiany rzeczy na wolną od wad albo zamiast wymiany rzeczy żądać usunięcia wady, chyba że doprowadzenie rzeczy do zgodności z umową w sposób wybrany przez kupującego jest niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów w porównaniu ze sposobem proponowanym przez sprzedawcę. Pamiętaj, że wada, o której tutaj piszemy musi być istotna.

Przy okazji przypomnijmy kim jest konsument. Zgodnie z art. 221 k.c. konsumentem jest osoba fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Jest nim zatem każdy Twój klient, który nie jest przedsiębiorcą.

Kończąc już kwestię rękojmi dodajmy, że jest to uprawnienie terminowe. Wada powinna zostać stwierdzona w ciągu dwóch lat, a gdy przedmiotem sprzedaży jest nieruchomość, termin ten wynosi 5 lat. Za każdym razem jest on liczony od dnia wydania rzeczy kupującemu. Jeżeli kupującym jest konsument a przedmiotem sprzedaży jest używana rzecz ruchoma, odpowiedzialność sprzedawcy może zostać ograniczona, nie mniej niż do roku od dnia wydania rzeczy kupującemu.

Przejdźmy teraz do omówienia gwarancji (art. 577 – 581 k.c.). Udzielenie gwarancji następuje poprzez złożenie oświadczenia gwarancyjnego (także w reklamie). Określa ono obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w przypadku, gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Zgodnie z art. 577 §4 k.c. ustawowy termin gwarancji wynosi dwa lata licząc od dnia wydania rzeczy kupującemu. Oświadczenie gwarancyjne powinno być złożone w formie dokumentu gwarancyjnego – na papierze lub innym trwałym nośniku. Jeżeli w gwarancji inaczej nie zastrzeżono, odpowiedzialność z tytułu gwarancji obejmuje tylko wady powstałe z przyczyn tkwiących w sprzedanej rzeczy. Uprawnienia gwarancyjne są wykonywane niezależnie od rękojmi. Jeżeli kupujący wykonuje uprawnienia z gwarancji bieg terminu do wykonania uprawnień z tytułu rękojmi ulega zawieszeniu z dniem zawiadomienia sprzedawcy o wadzie. Od dnia odmowy przez gwaranta wykonania obowiązków wynikających z gwarancji albo bezskutecznego upływu czasu na ich wykonanie termin ten biegnie dalej. Pamiętaj, że jeśli sprzedajesz sprzęt, to pełnisz, w odniesieniu do tej transakcji, rolę gwaranta.

Czytaj także:

Słowniczek - Gwarancja

 Słowniczek - Rękojmia

 Ekspert odpowiada - Zwrot na podstawie przepisów o rękojmi

3.8 Prawo do namysłu

Kolejny akt prawny, który będzie Ci pomocny ścieżce biznesu to ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. W naszym poradniku przedstawimy Ci bardzo ważne zagadnienie które wynika z tej ustawy – tzw. prawo do namysłu. Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny. W celu skorzystania z tego uprawnienia Twój klient, będący konsumentem nie musi powoływać się na żadne nadzwyczajne okoliczności. Nie może jednak uchybić terminu. Oblicza się go według następujących zasad:

1. od objęcia rzeczy w posiadanie przez konsumenta lub inną wskazaną przez niego osobę (nie może być to jednak przewoźnik);
2. jeżeli rzecz jest dostarczana partiami lub w częściach – liczy się go od dnia objęcia w posiadanie ostatniej z tych rzeczy;
3. jeżeli umowa polega na regularnym dostarczaniu rzecz przez czas oznaczony – liczy się go od dnia objęcia w posiadanie pierwszej rzeczy.

Twoim obowiązkiem jest poinformowanie konsumenta o przysługującym mu prawie. Jeśli tego nie zrobisz, prawo to wygasa dopiero po upływie 12 miesięcy od dnia upływu terminu wg. powyższych zasad.

W jaki sposób konsument realizuje omawiane uprawnienie? Składa Ci oświadczenie np. na formularzu, który stanowi załącznik do przedmiotowej ustawy. W praktyce może to zrobić także w każdy inny sposób pod warunkiem, że oświadczenie to do Ciebie dotrze i będzie można skutecznie powoływać się na ten fakt. W ciągu 14 dni od dnia złożenia oświadczenia przez konsumenta, musisz zwrócić mu wszystkie dokonane płatności w tym koszt dostarczenia rzeczy.  Jeżeli konsument wybrał sposób dostarczenia rzeczy inny niż najtańszy zwykły sposób dostarczenia oferowany przez przedsiębiorcę, przedsiębiorca nie jest zobowiązany do zwrotu konsumentowi poniesionych przez niego dodatkowych kosztów.

Czytaj także:

Umowa sprzedaży na odległość – wzór wraz z komentarzem prawnym 

Słowniczek – Umowa zawierana na odległość

3.9 Zatrudnianie pracowników i odpowiedzialność cywilna

Pełnoprawne zatrudnienie następuje na jednej z podstaw wskazanych w art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie,. Zgodnie z art. 22 k.p.: „przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”. Pracownik jak i pracodawca, mają ustawowo określone prawa i obowiązki. Nie sposób w tym krótkim opracowaniu wymienić ich wszystkich, dlatego zwracamy uwagę przede wszystkim na obowiązek wypłaty wynagrodzenia, udzielania urlopu wypoczynkowego, prowadzenia akt pracowniczych, odprowadzania podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne oraz przestrzegania zasad i przepisów BHP. Prawo do wynagrodzenia jest niezbywalne, nie można się go zrzec, ani przenieść na inną osobę. Przy rozwiązywaniu stosunku pracy wiążą Cię terminy wypowiedzenia określone w Kodeksie pracy. Są to okresy minimalne – nie możesz wprowadzić krótszych. Zawsze jest jeszcze możliwość rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron lub bez okresu wypowiedzenia w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych pracowniczych.

Zatrudnienie może odbywać się również na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło (umowy cywilnoprawne). Są to umowy nazwane w Kodeksie cywilnym, które z perspektywy pracodawcy są znacznie bardziej „wygodne” niż umowa o pracę. Wiążą się one z ograniczonym formalizmem, brakiem uprawnień pracowniczych i obniżonymi kosztami – z tego też właśnie powodu bywają nazywane śmieciówkami. Poniżej wskazujemy odnośniki do szczegółowego omówienia tych umów na portalu Mikroporady.pl. W zależności od oferowanych przez Ciebie usług, może okazać się, że będziesz musiał podjąć krótkotrwałą współprace z różnymi podmiotami. W tym celu możesz zawrzeć umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Zadbaj o to, aby nie mieszać ich właściwości. Umowa zlecenia to umowa starannego działania, a umowa o dzieło – to umowa rezultatu.

Na zakończenie naszego poradnika chcemy zwrócić Twoją uwagę na kwestię posiadania odpowiedniego ubezpieczenia mienia wchodzącego w skład przedsiębiorstwa oraz ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na wypadek ewentualnych roszczeń z tytułu czynów niedozwolonych. Prowadząc działalność gospodarczą z pewnością będziesz współpracował z wieloma osobami. Podpiszesz niejeden kontrakt, przez co staniesz się odpowiedzialny za jego realizację. Zatem koniecznie zapoznaj się z art. 471 – 486 k.c. dotyczącymi skutków niewykonania zobowiązań.

Więcej na ten temat:

Umowa o pracę – wzór z komentarzem prawnym

 Umowa zlecenia – wzór z komentarzem prawnym

Umowa o dzieło – wzór z komentarzem prawnym

 Poradnik - Wybór formy działalności

3.10 Przepisy karne

Na koniec najmniej przyjemne część poradnika – przepisy karne. Które z nich mogą dotyczyć Ciebie? Mamy nadzieję, że żadne! Dlatego już teraz przestrzegamy Cię przed szczególnie szerokim zakresem odpowiedzialności. Nie jest ona określona tylko w Kodeksie karnym, ale też cały katalog czynów zabronionych i przewidzianych za nie kar znajduje się w Kodeksie karnym skarbowym, Kodeksie wykroczeń czy Kodeksie spółek handlowych. Dodatkowo za naruszanie praw pracowniczych możesz zostać ukarany na mocy właściwych przepisów Kodeksu pracy. Działaj zawsze zgodnie z prawem, nie narażaj się na odpowiedzialność karną ani cywilną. Miej szczególnie na uwadze przepisy prawa autorskiego i wynikające z niej chronione prawa twórców. Dobry przedsiębiorca to legalny przedsiębiorca! 

Akty prawne

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. 2022 r.1360 t.j.);
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U.2021 r., 2439.);
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U.2021 r. poz. 162);
4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U.2022.1510.);
5. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o Prawach konsumenta (t.j. Dz. U.2020.287);
6. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28 września 2016 r., sygn. akt I ACa 1096/16.
7. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz. U.2022 1138);
8. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz. U. 2022. 859);
9. Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (t.j. Dz. U.2021 r. poz. 2008.);
10. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2022. 1467.)

Stan prawny – 30 września 2022 r.