Jak założyć firmę wynajmującą przestrzeń coworkingową na godziny, biura do wynajęcia?

Paulina, jak wielu z nas, pracowała na etacie w korporacji, na stanowisku analitycznym. Gdy zaszła w ciążę i urodziła dziecko, zaczęły się problemy. Młoda mama nie może być dyspozycyjna na 100%, a tego oczekiwali szefowie.

W głowie Pauliny zaczęły kłębić się pomysły związane z przyszłością zawodową. Nie chciała dalej pracować na etacie; od zawsze marzyła o własnym biznesie. Co jednak robić? Czym się zająć? Co przyniesie korzyści? Skąd wziąć pieniądze? Miała takie same dylematy, jakie masz prawdopodobnie Ty, kiedy czytasz ten artykuł. To wspólne problemy osób, które marzą o własnej firmie.

Marzenia Pauliny były początkowo skierowane na „coś” związanego z kulturą. Wiedziała, że nie chce biznesu polegającego na ślęczeniu nad tabelkami w Excelu. Chciała prowadzić taką firmę, która da jej kontakt z ludźmi. Pierwsze jej pomysły szły w kierunku artystycznej kawiarni. Myślała o miejscu, które będzie połączeniem typowej kawiarenki oraz przestrzeni, w której odbywają się cyklicznie wydarzenia artystyczne. Szczegółowa analiza pokazała, że dostosowanie dostępnych lokali wiązałoby się z bardzo wysokimi kosztami. Poza tym byłaby to praca głównie wieczorami. A na to Paulina, jako młoda mama, nie mogła sobie pozwolić.

Coworking, czyli 2 + 2 = 5

Ideą coworkingu jest wspólna praca osób prowadzących różne biznesy. Realizowana jest najczęściej w twórczych, nietypowych warunkach. Początkujący przedsiębiorcy, często nie dysponują budżetem na wynajem własnego biura lub zwyczajnie go nie potrzebują. Z drugiej strony, praca w domu bywa nieefektywna, a z klientami wypada spotkać się w reprezentacyjnych warunkach. Doskonałym rozwiązaniem są biura coworkingowe, które umożliwiają wynajem pokoi lub pojedynczych biurek (stanowisk pracy) na godziny. Jednocześnie oferują dostęp do niezbędnego sprzętu biurowego, jak również do wyposażonej kuchni i zaplecza administracyjno-konferencyjnego.

Koszty dzierżawy powierzchni coworkingowej są niewspółmiernie niższe niż wynajem własnego, standardowo rozumianego biura. Dodatkowo, przestrzenie te są często zaaranżowane w atrakcyjny sposób, który motywuje do kreatywnej pracy i rzadko przypominają typowe korporacyjne biura.

W takich biurach można nawiązać mnóstwo nowych znajomości, a nawet przyjaźni. Tu, w jednym miejscu, spotykają się ludzie różnych profesji – co często owocuje też współpracą biznesową. Dlatego w przypadku coworkingu mówi się, że każda złotówka wydana na wynajem takiej przestrzeni jest inwestycją, a nie typowym kosztem, jak przypadku własnego biura.

Po okresie analiz i planowania wymarzonej, własnej firmy, przyszedł czas na działanie. Paulina, przypadkowo dowiedziała się o szkoleniach z przedsiębiorczości, organizowanych przez urząd pracy. Dostała się na razem z mężem, który wspierał ją we wszystkich inicjatywach. Tam oboje poznali zasady funkcjonowania firmy, zatrudniania pracowników, płatności ZUS i wiele innych. Nauczyli się tworzyć biznesplany, dowiedzieli się o możliwych dotacjach na rozpoczęcie działalności gospodarczej z różnych programów Unii Europejskiej. Każdy z nich miał indywidualnego konsultanta, z którym mogli skonfrontować swoje wyobrażenia i przedyskutować wszystkie aspekty biznesowych pomysłów.

odrębne wnioski o dotacje z UE i rozpoczęli poszukiwania lokalu. Z dotacjami udało się – otrzymali po 40 tys. złotych na głowę. Drugie tyle dołożyli z własnych oszczędności, dzięki czemu finansowanie mieli zabezpieczone.

Gorzej było z lokalem – mieli dość konkretnie zdefiniowane wymagania dotyczące jego lokalizacji, wielkości i dostępności. Kluczowa była właśnie lokalizacja – miejsce o dużej gęstości zaludnienia, blisko metra, najlepiej w klimatycznym miejscu. Początkowo Paulina brała pod uwagę wynajem willi na Mokotowie. Jednak koszty remontu i adaptacji okazały się zbyt wysokie. Ostatecznie znaleźli lokal w centrum Warszawy. Decyzja zapadła, więc czas rozpocząć realizację swoich marzeń!

Paulina od początku wiedziała, że jej Noa Coworking nie może przypominać typowego, korporacyjnego biura. Dlatego nie spieszyła się z remontem. Była świadoma, że tylko dobrze przemyślana i zaaranżowana przestrzeń, dająca możliwość kreatywnej pracy (i współpracy) zapewni jej lojalnych klientów. Remont lokalu trwał trzy miesiące.

Efekt końcowy z pewnością robi wrażenie:

W trakcie prac wykończeniowych Paulina pilnowała każdego elementu. Zdawała sobie sprawę, że z pozoru błahe detale są bardzo istotne. Wiedziała, że na przykład wielkość biurek, czy to co leży na podłodze, może decydować o komforcie użytkowników jej biura i w konsekwencji – o reputacji Noa Cowork oraz liczbie pozyskiwanych klientów.

Od zawsze wiadomo, że reklama szeptana (tzw. marketing rekomendacji) jest najskuteczniejszą formą promocji prawie każdego biznesu. Szczególnie sprawdza się w przypadku coworkingu, który jest dedykowany młodszym przedsiębiorcom, prowadzącym bardzo aktywne życie zarówno zawodowe, jak i kulturalne. Oni są chodzącymi nośnikami takiej reklamy. Co więcej, lokalizacja Noa Coworking w sąsiedztwie Politechniki Warszawskiej, będącej istną wylęgarnią startupów (zatem idealnych, potencjalnych klientów Pauliny) dodatkowo motywowało do tego, by z najwyższą starannością zaplanować przestrzeń oraz zadbać o komfort i dobre samopoczucie klientów biura.

Paulina zrobiła wiele, by od samego początku zapewnić sobie klientów. Zainwestowała w reklamę oraz PR – występowała w radiu i telewizji, pisała artykuły do mediów. Reklamowała się w Internecie jeszcze zanim Noa Cowork otworzyło swoje podwoje dla klientów. Dzięki temu, pierwsza zainteresowana osoba pojawiła się w czasie, gdy trwałe jeszcze prace wykończeniowe. Mimo to zderzenie z biznesową rzeczywistością, często podcinało Paulinie skrzydła.

Pozyskiwanie klientów szło bardzo ciężko. Paulina założyła w biznesplanie, że pełne obłożenie biura osiągnie po pół roku, od rozpoczęcia działalności. W rzeczywistości ten czas wydłużył się dwukrotnie. Abonamentowy wynajem całych pokoi szedł dobrze. Nie było jednak chętnych na typowy coworking, czyli wynajem biurek w przestrzeni open-space. Znajomi i rodzina doradzali jej, by całą przestrzeń podzielić na mniejsze pomieszczenia. Paulina nie poddała się. Wierzyła, że w końcu pomysł na coworking chwyci.

Sukces to proces – nigdy cel!

Po blisko dwóch latach firma Pauliny prosperuje bardzo dobrze. Ma niemal 100% obłożenie i często właścicielka musi odsyłać nowych klientów do konkurencji. Wszystkie jej pomysły na aranżację są doceniane przez klientów; zbiera wiele pozytywnych opinii, że „dobrze tu się pracuje”. Nie brakuje też takich głosów, które mówią, że w przestrzeni Noa Cowork widać rękę „artystycznej kobiety”.

Na początku Paulina pracowała po 10 -12 godzin dziennie; obecnie pracuje od godz. 9 do 15. Resztę czasu poświęca rodzinie, a w pracy zastępuje ją asystentka. Jest spełniona i wciąż ma wiele pomysłów na różne atrakcje dla klientów.

Cały czas pamięta swoje trudne początki, dlatego często organizuje bezpłatne spotkania dla kobiet, np. ze specjalistkami z branży IT, księgowości czy pozyskiwania dotacji z UE. Prowadzi też warsztaty dotyczące przedsiębiorczości dla młodych mam.