Jak założyć firmę wynajmującą przestrzeń coworkingową na godziny, biura do wynajęcia?

Paulina, jak wielu z nas, pracowała na etacie w korporacji, na stanowisku analitycznym. Gdy zaszła w ciążę i urodziła dziecko, zaczęły się problemy. Młoda mama nie może być dyspozycyjna na 100%, a tego oczekiwali szefowie.

W głowie Pauliny zaczęły kłębić się pomysły związane z przyszłością zawodową. Nie chciała dalej pracować na etacie; od zawsze marzyła o własnym biznesie. Co jednak robić? Czym się zająć? Co przyniesie korzyści? Skąd wziąć pieniądze? Miała takie same dylematy, jakie masz prawdopodobnie Ty, kiedy czytasz ten artykuł. To wspólne problemy osób, które marzą o własnej firmie.

Marzenia Pauliny były początkowo skierowane na „coś” związanego z kulturą. Wiedziała, że nie chce biznesu polegającego na ślęczeniu nad tabelkami w Excelu. Chciała prowadzić taką firmę, która da jej kontakt z ludźmi. Pierwsze jej pomysły szły w kierunku artystycznej kawiarni. Myślała o miejscu, które będzie połączeniem typowej kawiarenki oraz przestrzeni, w której odbywają się cyklicznie wydarzenia artystyczne. Szczegółowa analiza pokazała, że dostosowanie dostępnych lokali wiązałoby się z bardzo wysokimi kosztami. Poza tym byłaby to praca głównie wieczorami. A na to Paulina, jako młoda mama, nie mogła sobie pozwolić.

Coworking, czyli 2 + 2 = 5

Ideą coworkingu jest wspólna praca osób prowadzących różne biznesy. Realizowana jest najczęściej w twórczych, nietypowych warunkach. Początkujący przedsiębiorcy, często nie dysponują budżetem na wynajem własnego biura lub zwyczajnie go nie potrzebują. Z drugiej strony, praca w domu bywa nieefektywna, a z klientami wypada spotkać się w reprezentacyjnych warunkach. Doskonałym rozwiązaniem są biura coworkingowe, które umożliwiają wynajem pokoi lub pojedynczych biurek (stanowisk pracy) na godziny. Jednocześnie oferują dostęp do niezbędnego sprzętu biurowego, jak również do wyposażonej kuchni i zaplecza administracyjno-konferencyjnego.

Koszty dzierżawy powierzchni coworkingowej są niewspółmiernie niższe niż wynajem własnego, standardowo rozumianego biura. Dodatkowo, przestrzenie te są często zaaranżowane w atrakcyjny sposób, który motywuje do kreatywnej pracy i rzadko przypominają typowe korporacyjne biura.

W takich biurach można nawiązać mnóstwo nowych znajomości, a nawet przyjaźni. Tu, w jednym miejscu, spotykają się ludzie różnych profesji – co często owocuje też współpracą biznesową. Dlatego w przypadku coworkingu mówi się, że każda złotówka wydana na wynajem takiej przestrzeni jest inwestycją, a nie typowym kosztem, jak przypadku własnego biura.

Po okresie analiz i planowania wymarzonej, własnej firmy, przyszedł czas na działanie. Paulina, przypadkowo dowiedziała się o szkoleniach z przedsiębiorczości, organizowanych przez urząd pracy. Dostała się na razem z mężem, który wspierał ją we wszystkich inicjatywach. Tam oboje poznali zasady funkcjonowania firmy, zatrudniania pracowników, płatności ZUS i wiele innych. Nauczyli się tworzyć biznesplany, dowiedzieli się o możliwych dotacjach na rozpoczęcie działalności gospodarczej z różnych programów Unii Europejskiej. Każdy z nich miał indywidualnego konsultanta, z którym mogli skonfrontować swoje wyobrażenia i przedyskutować wszystkie aspekty biznesowych pomysłów.

odrębne wnioski o dotacje z UE i rozpoczęli poszukiwania lokalu. Z dotacjami udało się – otrzymali po 40 tys. złotych na głowę. Drugie tyle dołożyli z własnych oszczędności, dzięki czemu finansowanie mieli zabezpieczone.

Gorzej było z lokalem – mieli dość konkretnie zdefiniowane wymagania dotyczące jego lokalizacji, wielkości i dostępności. Kluczowa była właśnie lokalizacja – miejsce o dużej gęstości zaludnienia, blisko metra, najlepiej w klimatycznym miejscu. Początkowo Paulina brała pod uwagę wynajem willi na Mokotowie. Jednak koszty remontu i adaptacji okazały się zbyt wysokie. Ostatecznie znaleźli lokal w centrum Warszawy. Decyzja zapadła, więc czas rozpocząć realizację swoich marzeń!

Paulina od początku wiedziała, że jej Noa Coworking nie może przypominać typowego, korporacyjnego biura. Dlatego nie spieszyła się z remontem. Była świadoma, że tylko dobrze przemyślana i zaaranżowana przestrzeń, dająca możliwość kreatywnej pracy (i współpracy) zapewni jej lojalnych klientów. Remont lokalu trwał trzy miesiące.

Efekt końcowy z pewnością robi wrażenie:

W trakcie prac wykończeniowych Paulina pilnowała każdego elementu. Zdawała sobie sprawę, że z pozoru błahe detale są bardzo istotne. Wiedziała, że na przykład wielkość biurek, czy to co leży na podłodze, może decydować o komforcie użytkowników jej biura i w konsekwencji – o reputacji Noa Cowork oraz liczbie pozyskiwanych klientów.

Od zawsze wiadomo, że reklama szeptana (tzw. marketing rekomendacji) jest najskuteczniejszą formą promocji prawie każdego biznesu. Szczególnie sprawdza się w przypadku coworkingu, który jest dedykowany młodszym przedsiębiorcom, prowadzącym bardzo aktywne życie zarówno zawodowe, jak i kulturalne. Oni są chodzącymi nośnikami takiej reklamy. Co więcej, lokalizacja Noa Coworking w sąsiedztwie Politechniki Warszawskiej, będącej istną wylęgarnią startupów (zatem idealnych, potencjalnych klientów Pauliny) dodatkowo motywowało do tego, by z najwyższą starannością zaplanować przestrzeń oraz zadbać o komfort i dobre samopoczucie klientów biura.

Paulina zrobiła wiele, by od samego początku zapewnić sobie klientów. Zainwestowała w reklamę oraz PR – występowała w radiu i telewizji, pisała artykuły do mediów. Reklamowała się w Internecie jeszcze zanim Noa Cowork otworzyło swoje podwoje dla klientów. Dzięki temu, pierwsza zainteresowana osoba pojawiła się w czasie, gdy trwałe jeszcze prace wykończeniowe. Mimo to zderzenie z biznesową rzeczywistością, często podcinało Paulinie skrzydła.

Pozyskiwanie klientów szło bardzo ciężko. Paulina założyła w biznesplanie, że pełne obłożenie biura osiągnie po pół roku, od rozpoczęcia działalności. W rzeczywistości ten czas wydłużył się dwukrotnie. Abonamentowy wynajem całych pokoi szedł dobrze. Nie było jednak chętnych na typowy coworking, czyli wynajem biurek w przestrzeni open-space. Znajomi i rodzina doradzali jej, by całą przestrzeń podzielić na mniejsze pomieszczenia. Paulina nie poddała się. Wierzyła, że w końcu pomysł na coworking chwyci.

Sukces to proces – nigdy cel!

Po blisko dwóch latach firma Pauliny prosperuje bardzo dobrze. Ma niemal 100% obłożenie i często właścicielka musi odsyłać nowych klientów do konkurencji. Wszystkie jej pomysły na aranżację są doceniane przez klientów; zbiera wiele pozytywnych opinii, że „dobrze tu się pracuje”. Nie brakuje też takich głosów, które mówią, że w przestrzeni Noa Cowork widać rękę „artystycznej kobiety”.

Na początku Paulina pracowała po 10 -12 godzin dziennie; obecnie pracuje od godz. 9 do 15. Resztę czasu poświęca rodzinie, a w pracy zastępuje ją asystentka. Jest spełniona i wciąż ma wiele pomysłów na różne atrakcje dla klientów.

Cały czas pamięta swoje trudne początki, dlatego często organizuje bezpłatne spotkania dla kobiet, np. ze specjalistkami z branży IT, księgowości czy pozyskiwania dotacji z UE. Prowadzi też warsztaty dotyczące przedsiębiorczości dla młodych mam.

Zdobądź lub rozwijaj swoje kwalifikacje. Klienci oczekują wysokiej jakości - produktów i usług.

1. Ucz się bądź na bieżąco z technologiami przydatnymi w coworokingu. Pamiętaj, że wszystko, co ułatwi pracę Twoim klientom, a Tobie administrowanie, przełoży się na wyższe zyski lub więcej Twojego wolnego czasu. Świetnym rozwiązaniem, które nie będzie sprawiało wrażenia niepotrzebnej izolacji, a zapewni atmosferę ciszy, są specjalne quiet pody, czyli coś na kształt oszklonych, wygłuszonych kopuł. Musisz poznać specyfikę pracy freelancera (to oni w większości będą Twoimi klientami). Inwestuj również w znajomość języków obcych, która z pewnością będzie bardzo przydatna w tym biznesie.

2. Uczestnicz w targach i konferencjach nie tylko coworkingowych, ale także startupowych. Tam znajdziesz najwięcej potencjalnych klientów, poznasz nowinki technologiczne i dowiesz się, czego może oczekiwać Twoja grupa docelowa.

   Dołącz do internetowych społeczności startupów i coworkingu - aktywnie zabieraj głos w dyskusjach na formach internetowych, komentuj wpisy blogowe dotyczące powyższych zagadnień.

3. Odwiedzaj konkurencję zrób własną listę najlepszych biur coworkingowych - zarówno w Twoim mieście, jak i w innych miejscach Polski i świata. Koniecznie odwiedź jak najwięcej z nich osobiście - jako klient. Poznaj różne podejścia do coworkingu i aranżacji przestrzeni. Obserwuj konkurencję w Internecie, śledź oferty promocyjne i sposób komunikacji z klientami.

4. Załóż własny blog na temat coworkingu zapewni Ci nie tylko wizerunek eksperta, ale także spowoduje ruch w Internecie. Google, w wyszukiwarce, premiuje wartościowy content, więc dzięki unikalnej treści na temat coworkingu, atrakcyjnej dla użytkowników, Twój blog (oraz strona WWW) będzie na wyższych pozycjach.

5. Czytaj zaopatrz się w branżową lekturę, dotyczącą charakteru pracy freelancera, etykiety spotkań biznesowych, wpływu oświetlenia na jakość pracy biurowej itp. Zainteresuj się również wystrojem wnętrz czy nowymi trendami w organizacji przestrzeni biznesowej. Zapisz się na listy wysyłkowe portali biznesowych, dodaj do ulubionych portale coworkingowe.

• Coworking - możliwość indywidualnej lub wspólnej pracy w wynajętym pomieszczeniu, praktykowana głównie przez freelancerów. Coworking daje większy komfort niż aktywność w domu. Można pracować spokojnie, ale nie samotnie

• Centra coworkingowe - znajdują się już prawie we wszystkich większych miastach. Z powodu rosnącej popularności coworkingu w Polsce], także mniejsze miejscowości oraz miasta uniwersyteckie coraz częściej oferują przestrzenie dla coworkingu.

• Freelancer - osoba pracująca, która nie ma stałego etatu. Realizuje projekty na zlecenie; najczęściej specjalizuje się w jakiejś konkretnej dziedzinie. Do profesji szczególnie popularnych wśród wolnych strzelców należą m.in.: fotografia, dziennikarstwo, copywriting, tłumaczenie, programowanie, malarstwo, grafika i inne zawody, głównie związane z pracą twórczą. Pierwszy raz określenia freelancer użył Walter Scott. Posłużyło mu ono do opisania średniowiecznego najemnego wojownika. Free oznacza wolny, a lancer pochodzi od lancy, czyli rodzaju broni. Do rozwoju zawodu przyczynił się Internet, który ułatwił komunikację z freelancerami i spowodował wzrost zapotrzebowania na usługi świadczone w tym trybie.

• IT - czyli skrót od technologii informacyjnej. Obejmuje całokształt zagadnień, metod, środków i działań związanych z przetwarzaniem informacji. Stanowi połączenie zastosowania informatyki i telekomunikacji, obejmuje również sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie, a także narzędzia i inne technologie związane ze zbieraniem, przetwarzaniem, przesyłaniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem i prezentowaniem informacji. Dostarcza użytkownikowi narzędzia, za pomocą których może on pozyskiwać informacje, selekcjonować je, analizować, przetwarzać, gromadzić, zarządzać i przekazywać innym.

Koszt uruchomienia biura coworkingowego może być różny.
Trzy najważniejsze czynniki:

• wielkości lokalu,
• lokalizacja,
• poziomu wykończenia oraz standard wyposażenia.

Nasza bohaterka miała budżet w wysokości 160 000 złotych (po 40 tys. dotacji dla niej i męża oraz drugie tyle oszczędności). Na takim przykładzie opracowany został poniższy biznesplan. Jednak Twoje realia mogą się mocno różnić od Noa Cowork.

Jeśli masz mniejszy budżet – nie zrażaj się! Poszukaj możliwości ograniczenia kosztów lub pozyskania finansowania z zewnątrz.

• Wielokrotnie podkreślana lokalizacja, - jest właściwie kluczowa dla takiego biznesu. Pamiętaj, by znaleźć miejsce blisko centrum, z dogodnym węzłem komunikacyjnym, o dużym zagęszczeniu ludności.

• Zwróć uwagę na dostawcę telekomunikacyjnego - 30 jednocześnie pracujących, osób wymaga łącza o przepustowości minimum 100 MB/s z nielimitowanym transferem danych, a mile widziane będzie szybsze. Nie obsłużysz tego ruchu np. połączeniem mobilnym GSM.

• Pomyśl o zatrudnieniu dobrego projektanta wnętrz do aranżacji biura. - To dodatkowe, dość spore koszty - ok. 50 - 100 zł/m2. Jeśli nie masz zmysłu i wyobraźni przestrzennej – może okazać się nieocenione.

• 4. Zastanów się co, poza przestrzenią, zaoferujesz klientom? Co jeszcze może zawierać Twoja oferta? -

  Oto przykładowa lista:

  • dostęp do otwartej przestrzeni w godzinach 9.00 - 19.00,
  • dostęp do sali spotkań i sali konferencyjnej – zaprojektowanych specjalnie dla gości odwiedzających Twoich klientów (plus napoje),
  • profesjonalna obsługa recepcyjna,
  • dostęp do wysokiej jakości urządzeń multimedialnych i biurowych: urządzenia wielofunkcyjne (drukarka, skaner, fax), rzutnik, flipchart, głośniki przenośne itp.,
  • dostęp do szybkiego łącza internetowego,
  • chwila relaksu przy pysznej kawie z ekspresu lub herbacie,
  • organizowanie szkoleń i spotkań tematycznych, eventów,
  • usługi prawne, księgowe, doradztwo podatkowe,
  • usługi mentoringu, coaching biznesowy,
  • usługa wirtualnego adresu,
  • usługa wirtualnego sekretariatu,
  • usługa wirtualnego biura zarządu,
  • usługa wirtualnego asystenta,
  • catering.

  To przykłady z istniejących biur coworkingowych.

• Różne oblicza konkurencji -

  Pamiętaj, że Twoją konkurencją będą nie tylko inne biura coworkingowe. Za 2 000 zł można (nawet w Warszawie) wynająć kawalerkę w dobrej lokalizacji. Dla niektórych będzie to bardziej atrakcyjne od Twojej przestrzeni.

  Za swoją konkurencję musisz, paradoksalnie, także uważać domy swoich Klientów. To w nich bowiem większość freelancerów rozpoczyna swoje kariery zawodowe i dopiero na pewnym etapie rozwoju swoich biznesów dochodzą do wniosku, że chcieliby oddzielić dom od życia zawodowego. A już wiesz, że to będzie Twoja główna grupa docelowa. Odpowiednio więc sformułuj swój przekaz - tak, by dotrzeć do ich potrzeb.

• Konkurencję stanowić będą również oferty wynajmu zwykłych biur - w biurowcach czy galeriach handlowych. Znajdź argumenty przemawiające za tym, że przestrzeń coworkingowa jest lepsza od własnego biura – nawet, jeśli kogoś na nie stać!

• Weź pod uwagę oświetlenie - to niezwykle ważny aspekt w przestrzeni dedykowanej pracy biurowej. W polskim prawie, oświetlenie biura musi być zgodne z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Musisz tego przestrzegać. Konieczne jest zapewnienie wymaganego natężenia światła na płaszczyźnie pracy wzrokowej. Niedopuszczalne są zbyt duże różnice luminancji w bliższym i dalszym otoczeniu powierzchni pracy - wzrok odrywa się od przedmiotu lub powierzchni pracy i przenosi w różnych kierunkach.