Jak założyć profesjonalną składnicę akt i cyfrowej digitalizacji?

Dlaczego niewiele osób pracuje zgodnie ze swoim wykształceniem? W wielu przypadkach wybór szkoły podejmowany jest pochopnie.

Czasem w trakcie nauki okazuje się, że nie czujemy się dobrze w danej dziedzinie. Katarzyna miała szczęście! Wybrała bezbłędnie kierunek studiów. Świetnie odnalazła się w  archiwizacji dokumentów. To skłoniło ją do założenia własnej firmy, która zajmuje się właśnie tą branżą.

E-Acta - archiwum przyszłości

Niedługo papierowe dokumenty staną się przeżytkiem. Ich cyfrowe wersje są znacznie wygodniejsze w użytkowaniu i trwalsze. Katarzyna doskonale o tym wie. 

Katarzyna uwielbia historię. Najbardziej przepada za mozolnym i skrupulatnym układaniem dokumentów w archiwum, szukaniem powiązań między nimi, katalogowaniem i odnajdywaniem części wspólnych.  Właśnie dlatego wybrała zawód archiwisty. Teraz sortuje i skanuje stosy starych akt. Kocha to, czym zajmuje się każdego dnia. Wykorzystała wiedzę zdobytą podczas studiów i założyła własną działalność. 

Chcesz wykorzystać wiedzę, którą zdobyłeś przez lata edukacji?

Spożytkuj ją, by stać się właścicielem dobrze prosperującego biznesu. Teoria i praktyka z czasów studiów z pewnością pomogą Ci w skutecznym prowadzeniu własnej firmy. Czasem wystarczy konsekwencja, by podążać obraną przed laty drogą. Znajdź w sobie odwagę, by krok po kroku realizować  swoje biznesowe plany.

Już podczas studiów Katarzyna zaplanowała, że po uzyskaniu dyplomu założy własną działalność gospodarczą. Dzisiaj, gdy jako właścicielka własnej firmy, dostaje zlecenie, ustala czas jego realizacji. Kiedy przychodzi odpowiedni dzień, znika za drzwiami archiwum zleceniodawcy. Przez kilkadziesiąt godzin przegląda dokumenty. Nieaktualne i niepotrzebne niszczy. Resztę dzieli na kategorię oraz lata, których dotyczą. Następnie metodycznie, teczka po teczce, skanuje je i ujednolica w programie graficznym. Wędrują one do archiwum cyfrowego. Na zakończenie pracy, pokazuje osobie odpowiedzialnej za dokumentację, w jaki sposób funkcjonuje cały system.

Po co tworzyć cyfrowe wersje dokumentów? Obecnie to coraz popularniejsza forma przechowywania danych.

W tradycyjnych archiwach musi być sucho. Temperatura także powinna spełniać określone normy. Jeżeli założenia te nie są przestrzegane, papier niszczeje, a druk blaknie. Gdy w budynku wybuchnie pożar, dokumenty są nie do odzyskania. Stworzenie cyfrowej wersji przedłuża ich trwałość oraz ułatwia korzystanie z tych zasobów. Osoba zajmująca się np. kadrami nie musi wertować stosu teczek, lecz korzysta z wygodnego programu komputerowego. To duża oszczędność czasu.

Nowoczesny system przechowywania dokumentów to także zabezpieczenie dla urzędów i firm prywatnych. Gdy dokumenty osoby przechodzącej na emeryturę albo rentę zaginą, może ona pozwać daną instytucję. Jest to więc istotna czynność, także z uwagi na prawne zobowiązania.

Wiele urzędów i firm nie ma odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentów. Część z nich wynajmuje specjalne powierzchnie. Jest to mniejszość. Najczęściej akta zostają ulokowane w piwnicy bądź na strychu. Podczas pracy, Katarzyna przedziera się czasem przez pajęczyny i kurz. Zdarza się, że dokumenty są zagrzybione. Właścicielka E-Acta pokonuje te przeciwności bez mrugnięcia okiem. Wkłada rękawiczki i oddaje się swojej pasji i pracy.

Korzyści firm, urzędów, instytucji z digitalizacji dokumentów to m.in.:

• szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej,
• możliwość jednoczesnej pracy wielu pracowników z jednym dokumentem,
• usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu, poprzez opcję zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu,
• skuteczna ochrona informacji zawartych w dokumentach, łatwiejsze i tańsze przechowywanie dokumentów,
• zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia lub zniszczenia źródłowej dokumentacji papierowej,
• ograniczenie obiegu dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum,
• prosty dostęp do informacji oraz zdalne raportowanie w czasie rzeczywistym – raporty ilościowe, monitoring dostępu i przetwarzania dokumentacji.

Dbałość o bezpieczeństwo danych

Jeżeli założysz działalność, której celem będzie archiwizowanie dokumentów w wersji cyfrowej, musisz być bardzo uważny. W Twoich rękach znajdą się setki tysięcy poufnych danych. Istotne więc będą zobowiązania wynikające z zawartych umów powierzenia danych, przestrzeganie przepisów RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) i wielu innych). 

Obecnie w średnich i dużych miastach działa wiele firm zajmujących się skanowaniem i cyfrowym przechowywaniem dokumentów. Jeżeli chcesz zarabiać w tym biznesie, musisz wyróżnić się na tle konkurencji albo… poszukać niszy. 

W mniejszych miejscowościach, często nie ma ani jednej firmy tego rodzaju. Roześlij więc swoją ofertę do instytucji i firm spoza wielkich aglomeracji. Zyskasz wielu nowych klientów i zapewnisz swojemu biznesowi rozwój.

Działalność regulowana

W Polsce działalność archiwistyczna objęta jest szeregiem ustawowych i ministerialnych wytycznych. Zasad tych muszą też przestrzegać prywatne firmy, świadczące usługi w tym zakresie. Jest to działalność regulowana i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. 

Organem prowadzącym taki rejestr jest marszałek województwa, właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności, objętej takim wpisem. Wpis do rejestru wiąże się z formalnościami i opłatą skarbową.

Jeżeli Twoja firma nie będzie oferowała przechowywania dokumentacji placowo-osobowej – nie będzie podlegała regulacji. Nie musisz starać się o wpis do wyżej wymienionego rejestru. 

Warto posiadać certyfikat wydawany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. Nie jest to dokument obowiązkowy, ale z pewnością wzmocni wizerunek firmy i będzie miał wpływ na wzrost zaufania Twoich klientów.

Wydatki – w co musisz zainwestować na start?

Firma, którą prowadzi Katarzyna, nie wymagała dużych inwestycji. Właścicielka nie zajmuje się produkcją ani sprzedażą. Nie musi więc opłacać fabryki albo zamawiać zapasu towaru. To stosunkowo tani biznes. Podstawowymi koszty były związane z zakupem sprzętu. W tym zawodzie nie są potrzebne drogie i innowacyjne maszyny. Aby zacząć, potrzebujesz laptopa, niszczarki i skanera. Niezbędne jest też uruchomienie własnej strony internetowej. 
Prace możesz też wykonywać w siedzibie klienta. 

Jeśli zdecydujesz się na większą działalność, związaną z przechowywaniem dokumentów – czyli prowadzeniem składnicy akt, będziesz musiał ponieść większe koszty i przestrzegać innych wymogów i warunków.
 

Usytuowanie i stan lokalu archiwum:

• na terenie niezalewowym, właściwie zagospodarowanym, 
• w budynku biurowym, 
• najlepiej na parterze, 
• w suchym i prawidłowo oświetlonym lokalu,
• zabroniona jest lokalizacja na strychu,
• pomieszczenia archiwum powinny stanowić: 
• pokój biurowy, 
• magazyny archiwalne, gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na kolejne dokumenty,
• pomieszczenia spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu).
   

Zabezpieczenie lokalu:

• ochrona przed pożarem, przed włamaniem, przed nasłonecznieniem,
• obowiązkowe regularne sprawdzanie i dokumentowanie stanu technicznego budynku, instalacji, alarmów i innych urządzeń. 
• przygotowanie planu gotowości i reagowania w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.
   

Przykładowe wyposażenie lokalu archiwum /składnicy akt:

• Regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne)
   

Regały powinny być:

• zabezpieczone przed korozją,
• ustawione prostopadle do okien,
• oddalone od ścian minimum 5 cm. 
   

Inne wymogi, dotyczące regałów:

• Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. 
• Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. 
• Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. 
• W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych, punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. 
• Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia.
• Urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza
• W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza, a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej.
   

Ponadto:

• drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;
• sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;
• zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum zakładowego;
• biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
• stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu;
• niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.);
• stanowisko komputerowe z drukarką.
   

Trzeba pamiętać o:

• regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum/składnicy akt,
• gruntownym odkurzaniu dokumentacji przy pomocy odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA - w magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku,
• zamykaniu i plombowaniu magazynów archiwalnych (klucze powinny być przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym),
• prawo wstępu do lokalu archiwum powinny mieć tylko uprawnione osoby.

(źródło: Archiwum Narodowe w Krakowie https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/organizacja-archiwum-zakladowego/) 

Ile kosztuje całość wyposażenia?

Zakup całości wyposażenia powinna zamknąć się kwotą około 100 000 zł – wersja zorganizowania od podstaw całej składnicy akt. Do tego należy doliczyć koszt wynajęcia budynku oraz koszt ubezpieczenia