Pomysł na biznes:

Jak założyć profesjonalną składnicę akt i cyfrowej digitalizacji?

Branża:
  • Usługi dla e-biznesu
  • Usługi
  • Archiwizacja

artcile

Podejmij wyzwanie

Praca w wymarzonym zawodzie

Dlaczego niewiele osób pracuje zgodnie ze swoim wykształceniem? W wielu przypadkach wybór szkoły podejmowany jest pochopnie.

Czasem w trakcie nauki okazuje się, że nie czujemy się dobrze w danej dziedzinie. Katarzyna miała szczęście! Wybrała bezbłędnie kierunek studiów. Świetnie odnalazła się w  archiwizacji dokumentów. To skłoniło ją do założenia własnej firmy, która zajmuje się właśnie tą branżą.

 

E-Acta - archiwum przyszłości

Niedługo papierowe dokumenty staną się przeżytkiem. Ich cyfrowe wersje są znacznie wygodniejsze w użytkowaniu i trwalsze. Katarzyna doskonale o tym wie. 

icon

Dla kogo?

  • Dla absolwentów kierunków historycznych ze specjalizacją archiwalną
  • Dla tych, którzy swobodnie posługują się nowymi technologiami
  • Dla pasjonatów pracy w archiwum, bibliotece
  • Dla osób systematycznych i uporządkowanych, które lubią prace biurowe
  • Dla zainteresowanych pracami związanymi z prowadzeniem archiwum
icon

Zanim zaczniesz

  • Sprawdź, co wiesz o archiwizacji i digitalizacji dokumentów
  • Zadbaj o merytoryczne przygotowanie zawodowe
  • Sprawdź, jakich konkretnie umiejętności i wiedzy potrzebujesz przy prowadzeniu składnicy akt.
  • Zapoznaj się z listą niezbędnego  sprzętu do pracy przy archiwizacji.
  • Zorientuj się, kto może potrzebować takich usług – zrób listę firm, instytucji potencjalnie zainteresowanych ofertą.
  • Dowiedz się, jakie obowiązują przepisy prawa.
artcile

Liczy się pomysł

Z miłości do historii

Katarzyna uwielbia historię. Najbardziej przepada za mozolnym i skrupulatnym układaniem dokumentów w archiwum, szukaniem powiązań między nimi, katalogowaniem i odnajdywaniem części wspólnych.  Właśnie dlatego wybrała zawód archiwisty. Teraz sortuje i skanuje stosy starych akt. Kocha to, czym zajmuje się każdego dnia. Wykorzystała wiedzę zdobytą podczas studiów i założyła własną działalność. 

icon

Jak powstał pomysł na ten biznes?

Z połączenia pracy i pasji

Katarzyna studiowała historię na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim. Jako specjalizację wybrała archiwistykę. Ta dziedzina stała się dla niej nie tylko pasją, lecz także pracą. Po studiach postanowiła rozwijać się w tej branży. Jej firma zajmuje się porządkowaniem akt i przechowywaniem ich w formie cyfrowej. Katarzyna spędza więc czas w urzędach i prywatnych firmach, segregując i digitalizując przeróżne dokumenty.

Chcesz wykorzystać wiedzę, którą zdobyłeś przez lata edukacji?

Spożytkuj ją, by stać się właścicielem dobrze prosperującego biznesu. Teoria i praktyka z czasów studiów z pewnością pomogą Ci w skutecznym prowadzeniu własnej firmy. Czasem wystarczy konsekwencja, by podążać obraną przed laty drogą. Znajdź w sobie odwagę, by krok po kroku realizować  swoje biznesowe plany.

icon

Warto wiedzieć

Archiwista, archiwariusz (łac. archi(v)um - archiwum, gr. archeíon - gmach rządowy, l.mn. archeía - archiwa, archē - przyczyna) – pracownik, kustosz archiwum, znawca zbiorów archiwalnych. Przechowywanie dokumentów w celu ich późniejszego udostępniania. Archiwistę zatrudniają m.in. urzędy państwowe, instytucje, zakłady pracy.

Trzeba ukończyć studia o specjalności archiwistyka - najczęściej w ramach kierunku historia. Archiwistą można też zostać po szkole średniej lub policealnej, kształcącej w zawodzie technika archiwisty lub po odpowiednim kursie.

 

Na czym polega specyfika pracy archiwisty? 
Archiwista zajmuje się m.in.:

  • porządkowaniem i ewidencjonowaniem akt lub dokumentów (m.in. podziałem na te, które przechowuje się wieczyście - akta kategorii A i na te, które po pewnym czasie są niszczone - akta kategorii B);
  • przechowywaniem akt w należytym porządku i właściwym ich zabezpieczeniem;
  • kontrolowaniem warunków (temperatury i wilgotności) w pomieszczeniach, w których znajduje się archiwum;
  • przekazywaniem do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia akt brakowanych (tj. akt kategorii B, posiadających określony termin przechowywania);
  • sygnaturowaniem;
  • opracowywaniem akt;
  • tworzeniem baz danych;
  • paginowaniem dokumentów - przypisywanie kolejnych liczb (lub wyrażeń liczbowych) do kolejnych stron rękopisu lub druku. To jedna z dwóch metod numeracji obok foliacji polegającej na numerowaniu kolejnych kart.
  • udostępnianiem zasobów archiwum;
  • przeprowadzaniem kwerend archiwalnych;
  • przeprowadzaniem skontrum dokumentacji.
artcile

Wiedza kluczem do sukcesu!

Archiwizacja dokumentów – jak to wygląda w praktyce?

Już podczas studiów Katarzyna zaplanowała, że po uzyskaniu dyplomu założy własną działalność gospodarczą. Dzisiaj, gdy jako właścicielka własnej firmy, dostaje zlecenie, ustala czas jego realizacji. Kiedy przychodzi odpowiedni dzień, znika za drzwiami archiwum zleceniodawcy. Przez kilkadziesiąt godzin przegląda dokumenty. Nieaktualne i niepotrzebne niszczy. Resztę dzieli na kategorię oraz lata, których dotyczą. Następnie metodycznie, teczka po teczce, skanuje je i ujednolica w programie graficznym. Wędrują one do archiwum cyfrowego. Na zakończenie pracy, pokazuje osobie odpowiedzialnej za dokumentację, w jaki sposób funkcjonuje cały system.

icon

Wiedza to potęga

Digitalizacja – co to jest?

Digitalizacja, dygitalizacja, cyfryzacja, ucyfrowienie – wprowadzenie do pamięci komputera tradycyjnych, drukowanych lub rękopiśmiennych materiałów bibliotecznych lub archiwalnych, w postaci zeskanowanych danych cyfrowych metodą skanowania.
Cel digitalizacji:

  • archiwizacja obiektu, 
  • ochrona przed zniszczeniem,
  • ułatwienie dostępu do treści, łatwiejszy dostęp i przeglądanie,
  • udostepnienie za pomocą sieci internetowej,
  • ekologia i ochrona środowiska.

Źródło: Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka w Opolu, http://ww.w.pedagogiczna.pl/www2015/index.php/zestawienia/zestawienia-bibliograficzne/1893-digitalizacja-zbiorow-bibliotecznych, 

Powstały plik graficzny ma postać bitmapy i nie stanowi użytecznej postaci dokumentu cyfrowego, ponieważ:

  • zajmuje nieproporcjonalnie dużo miejsca w stosunku do treści istotnej z punktu widzenia użytkownika,
  • nie pozwala na przeszukiwanie treści, w tym znalezienia określonej frazy tekstu lub wyodrębnienie ilustracji.

Dlatego bardzo istotnym procesem wykonywanym po skanowaniu jest obróbka cyfrowa. To kompresja danych graficznych oraz automatyczne rozpoznawanie znaków, słów i całego tekstu metodami OCR. Materiały nadają się do upublicznienia w bibliotece cyfrowej.

artcile

Bez tego ani rusz

Dokumenty w wersji cyfrowej – dlaczego to takie ważne?

Po co tworzyć cyfrowe wersje dokumentów? Obecnie to coraz popularniejsza forma przechowywania danych.

W tradycyjnych archiwach musi być sucho. Temperatura także powinna spełniać określone normy. Jeżeli założenia te nie są przestrzegane, papier niszczeje, a druk blaknie. Gdy w budynku wybuchnie pożar, dokumenty są nie do odzyskania. Stworzenie cyfrowej wersji przedłuża ich trwałość oraz ułatwia korzystanie z tych zasobów. Osoba zajmująca się np. kadrami nie musi wertować stosu teczek, lecz korzysta z wygodnego programu komputerowego. To duża oszczędność czasu.

Nowoczesny system przechowywania dokumentów to także zabezpieczenie dla urzędów i firm prywatnych. Gdy dokumenty osoby przechodzącej na emeryturę albo rentę zaginą, może ona pozwać daną instytucję. Jest to więc istotna czynność, także z uwagi na prawne zobowiązania.

Wiele urzędów i firm nie ma odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentów. Część z nich wynajmuje specjalne powierzchnie. Jest to mniejszość. Najczęściej akta zostają ulokowane w piwnicy bądź na strychu. Podczas pracy, Katarzyna przedziera się czasem przez pajęczyny i kurz. Zdarza się, że dokumenty są zagrzybione. Właścicielka E-Acta pokonuje te przeciwności bez mrugnięcia okiem. Wkłada rękawiczki i oddaje się swojej pasji i pracy.

 

Korzyści firm, urzędów, instytucji z digitalizacji dokumentów to m.in.:

  • szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej,
  • możliwość jednoczesnej pracy wielu pracowników z jednym dokumentem,
  • usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu, poprzez opcję zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu,
  • skuteczna ochrona informacji zawartych w dokumentach, łatwiejsze i tańsze przechowywanie dokumentów,
  • zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia lub zniszczenia źródłowej dokumentacji papierowej,
  • ograniczenie obiegu dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum,
  • prosty dostęp do informacji oraz zdalne raportowanie w czasie rzeczywistym – raporty ilościowe, monitoring dostępu i przetwarzania dokumentacji.
icon

Warto wiedzieć

Obowiązek przechowywania dokumentów

W Polsce dokumenty muszą być magazynowane nawet przez 50 lat. Nasz kraj jest wyjątkiem. W innych państwach znacznie krócej przechowuje się akta pracowników. Na przykład:

  • Francja – 5 lat
  • Kanada – 3 lata
  • Singapur – 2 lata

Polski rząd planuje wprowadzić w tej kwestii zmiany. Akta będą przechowywane maksymalnie przez 10 lat.  

Źródło: Business Insider, https://businessinsider.com.pl/twoje-pieniadze/prawo-i-podatki/obowiazek-przechowywania-dokumentow-pracownikow-ile-lat/yz30hn2 2018.05.10

Dbałość o bezpieczeństwo danych

Jeżeli założysz działalność, której celem będzie archiwizowanie dokumentów w wersji cyfrowej, musisz być bardzo uważny. W Twoich rękach znajdą się setki tysięcy poufnych danych. Istotne więc będą zobowiązania wynikające z zawartych umów powierzenia danych, przestrzeganie przepisów RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) i wielu innych). 

icon

Warto wiedzieć

Co to jest Kodeks Etyczny Archiwisty?

Został uchwalony na XIII Międzynarodowym Kongresie Archiwistów w Pekinie. Dokument zawiera krótką preambułę i 10 zasad etycznych, którymi powinien kierować się archiwista. Został opublikowany w: „International Session of the General Assembly, Beijing 4, 6, 7 September 1996”, Paris 1996. – tłumaczenie dostępne jest na stronie internetowej SAP http://sap.waw.pl/dzialalnosc_statutowa/kodeks-etyczny-archiwisty 

artcile

A to ciekawe…

Jak znaleźć swoje miejsce w biznesie?

Obecnie w średnich i dużych miastach działa wiele firm zajmujących się skanowaniem i cyfrowym przechowywaniem dokumentów. Jeżeli chcesz zarabiać w tym biznesie, musisz wyróżnić się na tle konkurencji albo… poszukać niszy. 

W mniejszych miejscowościach, często nie ma ani jednej firmy tego rodzaju. Roześlij więc swoją ofertę do instytucji i firm spoza wielkich aglomeracji. Zyskasz wielu nowych klientów i zapewnisz swojemu biznesowi rozwój.

 

Działalność regulowana

W Polsce działalność archiwistyczna objęta jest szeregiem ustawowych i ministerialnych wytycznych. Zasad tych muszą też przestrzegać prywatne firmy, świadczące usługi w tym zakresie. Jest to działalność regulowana i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. 

Organem prowadzącym taki rejestr jest marszałek województwa, właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności, objętej takim wpisem. Wpis do rejestru wiąże się z formalnościami i opłatą skarbową.

Jeżeli Twoja firma nie będzie oferowała przechowywania dokumentacji placowo-osobowej – nie będzie podlegała regulacji. Nie musisz starać się o wpis do wyżej wymienionego rejestru. 

Warto posiadać certyfikat wydawany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. Nie jest to dokument obowiązkowy, ale z pewnością wzmocni wizerunek firmy i będzie miał wpływ na wzrost zaufania Twoich klientów.

icon

Warto wiedzieć

Jak pozyskiwać klientów?

Na początku swojej przygody z biznesem Katarzyna poszukiwała klientów. Przygotowała ofertę i wysłała ją do urzędów. Jako formę kontaktu wybrała mail. Nie otrzymała żadnej odpowiedzi. Gdy skorzystała z tradycyjnej poczty, zyskała kilku nowych klientów. 

  • Dostosuj formę komunikacji, przedstawienia oferty do potencjalnie zainteresowanych osób i instytucji.
  • Nie zrażaj się, gdy nie otrzymasz odpowiedzi – szukaj innych dróg kontaktu.
  • Gdy zaistnieje taka potrzeba, odwiedzaj urzędy i firmy osobiście.

Wydatki – w co musisz zainwestować na start?

Firma, którą prowadzi Katarzyna, nie wymagała dużych inwestycji. Właścicielka nie zajmuje się produkcją ani sprzedażą. Nie musi więc opłacać fabryki albo zamawiać zapasu towaru. To stosunkowo tani biznes. Podstawowymi koszty były związane z zakupem sprzętu. W tym zawodzie nie są potrzebne drogie i innowacyjne maszyny. Aby zacząć, potrzebujesz laptopa, niszczarki i skanera. Niezbędne jest też uruchomienie własnej strony internetowej. 
Prace możesz też wykonywać w siedzibie klienta. 

Jeśli zdecydujesz się na większą działalność, związaną z przechowywaniem dokumentów – czyli prowadzeniem składnicy akt, będziesz musiał ponieść większe koszty i przestrzegać innych wymogów i warunków.
 

Usytuowanie i stan lokalu archiwum:

  • na terenie niezalewowym, właściwie zagospodarowanym, 
  • w budynku biurowym, 
  • najlepiej na parterze, 
  • w suchym i prawidłowo oświetlonym lokalu,
  • zabroniona jest lokalizacja na strychu,
  • pomieszczenia archiwum powinny stanowić: 
  • pokój biurowy, 
  • magazyny archiwalne, gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na kolejne dokumenty,
  • pomieszczenia spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu).
     

Zabezpieczenie lokalu:

  • ochrona przed pożarem, przed włamaniem, przed nasłonecznieniem,
  • obowiązkowe regularne sprawdzanie i dokumentowanie stanu technicznego budynku, instalacji, alarmów i innych urządzeń. 
  • przygotowanie planu gotowości i reagowania w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.
     

Przykładowe wyposażenie lokalu archiwum /składnicy akt:

  • Regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne)
     

Regały powinny być:

  • zabezpieczone przed korozją,
  • ustawione prostopadle do okien,
  • oddalone od ścian minimum 5 cm. 
     

Inne wymogi, dotyczące regałów:

  • Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. 
  • Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. 
  • Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. 
  • W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych, punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. 
  • Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia.
  • Urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza
  • W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza, a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej.
     

Ponadto:

  • drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;
  • sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;
  • zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum zakładowego;
  • biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
  • stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu;
  • niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.);
  • stanowisko komputerowe z drukarką.
     

Trzeba pamiętać o:

  • regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum/składnicy akt,
  • gruntownym odkurzaniu dokumentacji przy pomocy odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA - w magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku,
  • zamykaniu i plombowaniu magazynów archiwalnych (klucze powinny być przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym),
  • prawo wstępu do lokalu archiwum powinny mieć tylko uprawnione osoby.

(źródło: Archiwum Narodowe w Krakowie https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/organizacja-archiwum-zakladowego/) 

 

Ile kosztuje całość wyposażenia?

Zakup całości wyposażenia powinna zamknąć się kwotą około 100 000 zł – wersja zorganizowania od podstaw całej składnicy akt. Do tego należy doliczyć koszt wynajęcia budynku oraz koszt ubezpieczenia

icon

Warto wiedzieć

Pokuś się o dofinansowanie

Właścicielka E-Acta nie miała żadnych oszczędności, które pozwoliłyby jej rozpocząć działalność. Złożyła więc wniosek o dofinansowanie z programu „Kapitał ludzki” i… otrzymała odmowę. Nie poddała się i spróbowała jeszcze raz. 
Wtedy uzyskała 19 000 zł. Kwotę tę przeznaczyła na potrzebne sprzęty. 
Pozwoliło jej to na łatwy i niemal bezkosztowy start. 

 

Jak wycenić swoją pracę?

Młodzi przedsiębiorcy mają problem z ustalaniem stawek za wykonaną usługę. Zaniżają je, z góry zakładając, że nie uzyskają pełnej kwoty. 
Czy Ciebie to dotyczy?
Pamiętaj:

  • Nie dumpinguj cen

Obniżanie wynagrodzenia do minimum nie sprawi, że rozwiniesz swój biznes. 
Istnieje ryzyko, że zepsujesz rynek, na którym działasz.

Dumping, ujęty jako sprzedaż towarów i usług poniżej kosztów ich wytworzenia lub świadczenia albo ich odsprzedaż poniżej kosztu zakupu w celu eliminowania innych przedsiębiorców, stanowi według art. 15 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. czyn nieuczciwej konkurencji. To utrudnianie innym przedsiębiorcom dostępu do rynku.

  • Wyceniaj swoją pracę, uwzględniając koszty ogólne

Oblicz, ile potrzebujesz pieniędzy, by utrzymać swoją firmę. Dąż do tego, by więcej zarabiać, niż wydawać.

Przykładowy cennik usług firmy podobnej do firmy Katarzyny – znajdziesz w dalszej części.



Czytaj bezpłatnie ten i pozostałe pomysły na biznes po rejestracji

Darmowy dostęp i logowanie do jestemSzefem.pl

Rejestrując się w serwisie jestemSzefem.pl otrzymasz bezpłatny i nieograniczony w czasie dostęp do:

  • opisów pomysłów na mały własny biznes, które odniosły sukces
  • analiz otoczenia prawnego tych małych biznesów
  • testów sprawdzających Twoją gotowości do założenia małego biznesu
  • banku wiedzy
  • wsparcia na każdym etapie zakładania i prowadzenia firmy

Marzysz o własnej firmie? Zrób z nami pierwszy krok!

Konto jest bezpłatne, jego założenie zajmuje 1 minutę. Działamy w 100% jako organizacja non-profit (jesteśmy organizacją pożytku publicznego), nie przekazujemy nikomu Twoich danych, nie publikujemy reklam.

Włącz się w jestemSzefem.pl i zrealizuj swoje marzenia o własnej firmie!

Nasza strona używa plików cookies. Korzystając z niej akceptujesz naszą Politykę Cookies i wyrażasz zgodę na używanie plików cookies dla celów reklamy naszych usług, badania rynku oraz Twoich zachowań i preferencji z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości naszych usług,według aktualnych ustawień swojej przeglądarki. Poznaj szczegóły i możliwości ustawień w plików cookies. Więcej >> 

Zamknięcie tego komunikatu oznacza zgodę na ich zapisywanie na Twoim komputerze.

Akceptuję / Wyrażam zgodę