Jak założyć profesjonalną składnicę akt i cyfrowej digitalizacji?

Dlaczego niewiele osób pracuje zgodnie ze swoim wykształceniem? W wielu przypadkach wybór szkoły podejmowany jest pochopnie.

Czasem w trakcie nauki okazuje się, że nie czujemy się dobrze w danej dziedzinie. Katarzyna miała szczęście! Wybrała bezbłędnie kierunek studiów. Świetnie odnalazła się w  archiwizacji dokumentów. To skłoniło ją do założenia własnej firmy, która zajmuje się właśnie tą branżą.

E-Acta - archiwum przyszłości

Niedługo papierowe dokumenty staną się przeżytkiem. Ich cyfrowe wersje są znacznie wygodniejsze w użytkowaniu i trwalsze. Katarzyna doskonale o tym wie. 

Katarzyna uwielbia historię. Najbardziej przepada za mozolnym i skrupulatnym układaniem dokumentów w archiwum, szukaniem powiązań między nimi, katalogowaniem i odnajdywaniem części wspólnych.  Właśnie dlatego wybrała zawód archiwisty. Teraz sortuje i skanuje stosy starych akt. Kocha to, czym zajmuje się każdego dnia. Wykorzystała wiedzę zdobytą podczas studiów i założyła własną działalność. 

Chcesz wykorzystać wiedzę, którą zdobyłeś przez lata edukacji?

Spożytkuj ją, by stać się właścicielem dobrze prosperującego biznesu. Teoria i praktyka z czasów studiów z pewnością pomogą Ci w skutecznym prowadzeniu własnej firmy. Czasem wystarczy konsekwencja, by podążać obraną przed laty drogą. Znajdź w sobie odwagę, by krok po kroku realizować  swoje biznesowe plany.

Już podczas studiów Katarzyna zaplanowała, że po uzyskaniu dyplomu założy własną działalność gospodarczą. Dzisiaj, gdy jako właścicielka własnej firmy, dostaje zlecenie, ustala czas jego realizacji. Kiedy przychodzi odpowiedni dzień, znika za drzwiami archiwum zleceniodawcy. Przez kilkadziesiąt godzin przegląda dokumenty. Nieaktualne i niepotrzebne niszczy. Resztę dzieli na kategorię oraz lata, których dotyczą. Następnie metodycznie, teczka po teczce, skanuje je i ujednolica w programie graficznym. Wędrują one do archiwum cyfrowego. Na zakończenie pracy, pokazuje osobie odpowiedzialnej za dokumentację, w jaki sposób funkcjonuje cały system.

Po co tworzyć cyfrowe wersje dokumentów? Obecnie to coraz popularniejsza forma przechowywania danych.

W tradycyjnych archiwach musi być sucho. Temperatura także powinna spełniać określone normy. Jeżeli założenia te nie są przestrzegane, papier niszczeje, a druk blaknie. Gdy w budynku wybuchnie pożar, dokumenty są nie do odzyskania. Stworzenie cyfrowej wersji przedłuża ich trwałość oraz ułatwia korzystanie z tych zasobów. Osoba zajmująca się np. kadrami nie musi wertować stosu teczek, lecz korzysta z wygodnego programu komputerowego. To duża oszczędność czasu.

Nowoczesny system przechowywania dokumentów to także zabezpieczenie dla urzędów i firm prywatnych. Gdy dokumenty osoby przechodzącej na emeryturę albo rentę zaginą, może ona pozwać daną instytucję. Jest to więc istotna czynność, także z uwagi na prawne zobowiązania.

Wiele urzędów i firm nie ma odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentów. Część z nich wynajmuje specjalne powierzchnie. Jest to mniejszość. Najczęściej akta zostają ulokowane w piwnicy bądź na strychu. Podczas pracy, Katarzyna przedziera się czasem przez pajęczyny i kurz. Zdarza się, że dokumenty są zagrzybione. Właścicielka E-Acta pokonuje te przeciwności bez mrugnięcia okiem. Wkłada rękawiczki i oddaje się swojej pasji i pracy.

Korzyści firm, urzędów, instytucji z digitalizacji dokumentów to m.in.:

• szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej,
• możliwość jednoczesnej pracy wielu pracowników z jednym dokumentem,
• usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu, poprzez opcję zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu,
• skuteczna ochrona informacji zawartych w dokumentach, łatwiejsze i tańsze przechowywanie dokumentów,
• zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia lub zniszczenia źródłowej dokumentacji papierowej,
• ograniczenie obiegu dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum,
• prosty dostęp do informacji oraz zdalne raportowanie w czasie rzeczywistym – raporty ilościowe, monitoring dostępu i przetwarzania dokumentacji.

Dbałość o bezpieczeństwo danych

Jeżeli założysz działalność, której celem będzie archiwizowanie dokumentów w wersji cyfrowej, musisz być bardzo uważny. W Twoich rękach znajdą się setki tysięcy poufnych danych. Istotne więc będą zobowiązania wynikające z zawartych umów powierzenia danych, przestrzeganie przepisów RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) i wielu innych). 

Obecnie w średnich i dużych miastach działa wiele firm zajmujących się skanowaniem i cyfrowym przechowywaniem dokumentów. Jeżeli chcesz zarabiać w tym biznesie, musisz wyróżnić się na tle konkurencji albo… poszukać niszy. 

W mniejszych miejscowościach, często nie ma ani jednej firmy tego rodzaju. Roześlij więc swoją ofertę do instytucji i firm spoza wielkich aglomeracji. Zyskasz wielu nowych klientów i zapewnisz swojemu biznesowi rozwój.

Działalność regulowana

W Polsce działalność archiwistyczna objęta jest szeregiem ustawowych i ministerialnych wytycznych. Zasad tych muszą też przestrzegać prywatne firmy, świadczące usługi w tym zakresie. Jest to działalność regulowana i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. 

Organem prowadzącym taki rejestr jest marszałek województwa, właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności, objętej takim wpisem. Wpis do rejestru wiąże się z formalnościami i opłatą skarbową.

Jeżeli Twoja firma nie będzie oferowała przechowywania dokumentacji placowo-osobowej – nie będzie podlegała regulacji. Nie musisz starać się o wpis do wyżej wymienionego rejestru. 

Warto posiadać certyfikat wydawany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. Nie jest to dokument obowiązkowy, ale z pewnością wzmocni wizerunek firmy i będzie miał wpływ na wzrost zaufania Twoich klientów.

Wydatki – w co musisz zainwestować na start?

Firma, którą prowadzi Katarzyna, nie wymagała dużych inwestycji. Właścicielka nie zajmuje się produkcją ani sprzedażą. Nie musi więc opłacać fabryki albo zamawiać zapasu towaru. To stosunkowo tani biznes. Podstawowymi koszty były związane z zakupem sprzętu. W tym zawodzie nie są potrzebne drogie i innowacyjne maszyny. Aby zacząć, potrzebujesz laptopa, niszczarki i skanera. Niezbędne jest też uruchomienie własnej strony internetowej. 
Prace możesz też wykonywać w siedzibie klienta. 

Jeśli zdecydujesz się na większą działalność, związaną z przechowywaniem dokumentów – czyli prowadzeniem składnicy akt, będziesz musiał ponieść większe koszty i przestrzegać innych wymogów i warunków.
 

Usytuowanie i stan lokalu archiwum:

• na terenie niezalewowym, właściwie zagospodarowanym, 
• w budynku biurowym, 
• najlepiej na parterze, 
• w suchym i prawidłowo oświetlonym lokalu,
• zabroniona jest lokalizacja na strychu,
• pomieszczenia archiwum powinny stanowić: 
• pokój biurowy, 
• magazyny archiwalne, gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na kolejne dokumenty,
• pomieszczenia spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu).
   

Zabezpieczenie lokalu:

• ochrona przed pożarem, przed włamaniem, przed nasłonecznieniem,
• obowiązkowe regularne sprawdzanie i dokumentowanie stanu technicznego budynku, instalacji, alarmów i innych urządzeń. 
• przygotowanie planu gotowości i reagowania w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.
   

Przykładowe wyposażenie lokalu archiwum /składnicy akt:

• Regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne)
   

Regały powinny być:

• zabezpieczone przed korozją,
• ustawione prostopadle do okien,
• oddalone od ścian minimum 5 cm. 
   

Inne wymogi, dotyczące regałów:

• Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. 
• Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. 
• Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. 
• W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych, punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. 
• Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia.
• Urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza
• W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza, a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej.
   

Ponadto:

• drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;
• sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;
• zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum zakładowego;
• biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
• stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu;
• niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.);
• stanowisko komputerowe z drukarką.
   

Trzeba pamiętać o:

• regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum/składnicy akt,
• gruntownym odkurzaniu dokumentacji przy pomocy odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA - w magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku,
• zamykaniu i plombowaniu magazynów archiwalnych (klucze powinny być przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym),
• prawo wstępu do lokalu archiwum powinny mieć tylko uprawnione osoby.

(źródło: Archiwum Narodowe w Krakowie https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/organizacja-archiwum-zakladowego/) 

Ile kosztuje całość wyposażenia?

Zakup całości wyposażenia powinna zamknąć się kwotą około 100 000 zł – wersja zorganizowania od podstaw całej składnicy akt. Do tego należy doliczyć koszt wynajęcia budynku oraz koszt ubezpieczenia

Zdobądź lub rozwijaj swoje kwalifikacje. Klienci szukają jakości, a to może zapewnić Twój profesjonalizm. 

1. Ucz się - z pewnością nie masz problemu z poruszaniem się po Internecie, ale umiejętności nigdy za wiele. Na rynku dostępnych jest wiele kursów dla archiwistów (także od podstaw). Na nich możesz doskonalić swoje rzemiosło. Organizuje np. Krajowe Centrum Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich (kursy kancelaryjno archiwalne I i II stopnia). Na różnych uczelniach prowadzony jest kierunek – archiwistyka i zarządzanie dokumentacją, archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi  – wystarczy wybrać szkołę.

2. Uczestnicz w konferencjach i targach - znajdziesz tam nowinki i wypatrzysz trendy, poznasz nowoczesne narzędzia oraz ludzi, którzy często dzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem. 

   Przykłady targów i eventów: 

   • Targi Dziedzictwo: technologia w służbie historii, 
   • Powszechny Zjazd Archiwistów Polskich,
   • Ogólnopolska Konferencja Archiwistów i Historyków, 
   • Konferencja Dokument Elektroniczny w archiwum.
   • Możesz zostać członkiem któregoś ze stowarzyszeń branżowych lub współpracować z jedną z wielu instytucji branżowych. Na rynku działają m.in.:
   • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
   • Stowarzyszenie Archiwistów kościelnych w Polsce
   • Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości,
   • Ogólnopolskie Stowarzyszenie Archiwistów
   • Polskie Towarzystwo Archiwalne
   • Narodowe Archiwum Cyfrowe.

3. Odwiedzaj konkurencję - zrób własną listę najlepszych firm świadczących takie usługi, zapisz się na ich newslettery, obserwuj poczynania w social mediach. Odwiedzaj je regularnie, z ich działań czerp inspirację do własnego rozwoju i aktywności – nigdy nie kopiuj! 

   Załóż blog lub vlog dla firm, na którym będziesz dzielić się poradami i swoją wiedzą. Możesz informować, jak ważne jest właściwe przechowywanie dokumentacji lub ich digitalizacja i jakie korzyści z niej płyną. 

4. Czytaj - zaprenumeruj specjalistyczne czasopisma oraz newslettery serwisów internetowych, zaopatrz się w branżową lekturę. Bądź aktywny w mediach społecznościowych, obserwuj działania swoich autorytetów, celebrytów branżowych oraz konkurencji. Dostępne magazyny branżowe: archiwistyka.pl, Archiwista Polski - Biuletyn Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Teki Archiwalne, Biuletyn Archiwum Polskiej Akademii Nauk, Archeion, Archiwa – Kancelarie – Zbiory.  

Katarzyna ma w swoich długofalowych planach założenie własnego, stacjonarnego magazynu. Jej celem jest odpłatne udostępnianie bezpiecznej przestrzeni do przechowywania dokumentów. Aby to zrealizować, musi wynająć albo kupić odpowiedni lokal. Następnie będzie musiała go przystosować do rygorystycznych wymogów, by archiwa nie niszczyły się i nie wilgotniały. Do tego potrzebny jest większy niż dotychczas budżet. Właścicielka E-Acta odkłada pieniądze, by zrealizować swoje ambitne plany biznesowe. 

• Nadzór i Kontrola Archiwalna (NiKA) - system kontrolujący pracę archiwów, przygotowany na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Ułatwia organizację oraz korzystanie ze zbiorów.

• Archiwum zakładowe - komórka w urzędzie, która odpowiada za przechowywanie aktualnie nieużywanych dokumentów. Czasem jest to powierzchnia wynajęta w specjalistycznej firmie. Najczęściej to jedno z pomieszczeń w budynku urzędu.

• Archiwum Państwowe - archiwizowanie dokumentacji, za które odpowiedzialne jest państwo. Zawiera najważniejsze dokumenty, nad którymi sprawowana jest ścisła kontrola.

• Akta sprawy - cała dokumentacja niezależnie od jej formy, która była, jest lub może być istotna przy załatwieniu danej sprawy.

• Archiwista - pracownik, zajmujący się dokumentami w składnicy akt lub w archiwum zakładowym.

• Archiwistyka - całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. Dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne, rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych

• Konserwacja materiałów archiwalnych - ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne; w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci.

• Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie; zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

• Udostępnianie materiałów archiwalnych - organizowanie przez archiwum, w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.

  Źródło: Archiwizacja Dokumentów,
   https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/baza-wiedzy/slownik-archiwalny/

1. Jakie dokładnie usługi będziesz świadczyć?

   Czy tylko digitalizację, porządkowanie i układanie dokumentów, archiwizację? Czy także przechowywanie? Usługi możesz rozszerzyć także o: profesjonalne niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów, przechowywanie dokumentacji pracowniczej (likwidacje, upadłości), obsługę archiwum klienta, relokację (transport) dokumentów i archiwów, sprzedaż specjalistycznych teczek, segregatorów, kartonów itp. niezbędnych do archiwizowania, udostępnianie dokumentów. 

2. Zastanów się, do kogo skierowana jest oferta Twojej firmy.

   Zajmiesz się archiwizowaniem dokumentów firm czy urzędów? A może będziesz świadczyć usługi dla wszystkich? 

3. Zakreśl rejon, w którym będziesz działać.

   Planujesz działalność w dużym mieście, gdzie jest spora konkurencja, czy w mniejszych miejscowościach? 

4. Wybierz formę ubezpieczenia.

   Sprawdź, z jakiego ubezpieczenia ,przy wykonywaniu tego typu usług najlepiej skorzystać. 

5. Opracuj wzór umowy z klientami.

   Będą Ci potrzebne umowy dotyczące powierzenia danych i umowy związane z realizacją usług i zakresem odpowiedzialności. Niezbędny będzie też specjalny regulamin korzystania z usług Twojej firmy.   

6. Postaraj się o dofinansowanie.

   Jeżeli nie masz funduszy na start, poszukaj alternatywnych źródeł finansowania. Być może otrzymasz pieniądze z dotacji rządowych albo europejskich. 

7. Przemyśl, jakie masz zasoby .

   Może posiadasz komputer, drukarkę, skaner, faks. Czy masz samochód? Czy możesz go pożyczyć od rodziców lub skorzystać z leasingu (nie tylko samochodowego)? 

   W ramach leasingu jedna ze stron umowy (finansujący, leasingodawca) przekazuje drugiej stronie (korzystającemu, leasingobiorcy) prawo do korzystania z określonej rzeczy na pewien, uzgodniony w umowie leasingu okres, w zamian za ustalone ratalne opłaty (raty leasingowe). Korzyści dla leasingobiorcy: niewielkie zaangażowanie własnego kapitału, optymalizacja obciążeń podatkowych (tarcza podatkowa), możliwość rozliczenia podatku VAT. 

8. Zastanów się, czy będziesz potrzebował kogoś do pomocy?

   Czy dasz radę zrobić wszystko samodzielnie? W jakim czasie? Do jakich prac będziesz potrzebować wsparcia? Czy na stałe, czy tylko w określonych momentach - na przykład do przewozu dokumentów, przeniesienia ciężkich pudeł itp.? Czy planujesz zatrudnić pracowników?