Pomysł na biznes:

Jak założyć profesjonalną składnicę akt i cyfrowej digitalizacji?

Branża:
  • usługi dla e-biznesu
  • usługi
  • Archiwizacja

artcile

Podejmij wyzwanie

Praca w wymarzonym zawodzie

Dlaczego niewiele osób pracuje zgodnie ze swoim wykształceniem? W wielu przypadkach wybór szkoły podejmowany jest pochopnie.

Czasem w trakcie nauki okazuje się, że nie czujemy się dobrze w danej dziedzinie. Katarzyna miała szczęście! Wybrała bezbłędnie kierunek studiów. Świetnie odnalazła się w  archiwizacji dokumentów. To skłoniło ją do założenia własnej firmy, która zajmuje się właśnie tą branżą.

 

E-Acta - archiwum przyszłości

Niedługo papierowe dokumenty staną się przeżytkiem. Ich cyfrowe wersje są znacznie wygodniejsze w użytkowaniu i trwalsze. Katarzyna doskonale o tym wie. 

icon

Dla kogo?

  • Dla absolwentów kierunków historycznych ze specjalizacją archiwalną
  • Dla tych, którzy swobodnie posługują się nowymi technologiami
  • Dla pasjonatów pracy w archiwum, bibliotece
  • Dla osób systematycznych i uporządkowanych, które lubią prace biurowe
  • Dla zainteresowanych pracami związanymi z prowadzeniem archiwum
icon

Zanim zaczniesz

  • Sprawdź, co wiesz o archiwizacji i digitalizacji dokumentów
  • Zadbaj o merytoryczne przygotowanie zawodowe
  • Sprawdź, jakich konkretnie umiejętności i wiedzy potrzebujesz przy prowadzeniu składnicy akt.
  • Zapoznaj się z listą niezbędnego  sprzętu do pracy przy archiwizacji.
  • Zorientuj się, kto może potrzebować takich usług – zrób listę firm, instytucji potencjalnie zainteresowanych ofertą.
  • Dowiedz się, jakie obowiązują przepisy prawa.
artcile

Liczy się pomysł

Z miłości do historii

Katarzyna uwielbia historię. Najbardziej przepada za mozolnym i skrupulatnym układaniem dokumentów w archiwum, szukaniem powiązań między nimi, katalogowaniem i odnajdywaniem części wspólnych.  Właśnie dlatego wybrała zawód archiwisty. Teraz sortuje i skanuje stosy starych akt. Kocha to, czym zajmuje się każdego dnia. Wykorzystała wiedzę zdobytą podczas studiów i założyła własną działalność. 

icon

Jak powstał pomysł na ten biznes?

Z połączenia pracy i pasji

Katarzyna studiowała historię na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim. Jako specjalizację wybrała archiwistykę. Ta dziedzina stała się dla niej nie tylko pasją, lecz także pracą. Po studiach postanowiła rozwijać się w tej branży. Jej firma zajmuje się porządkowaniem akt i przechowywaniem ich w formie cyfrowej. Katarzyna spędza więc czas w urzędach i prywatnych firmach, segregując i digitalizując przeróżne dokumenty.

Chcesz wykorzystać wiedzę, którą zdobyłeś przez lata edukacji?

Spożytkuj ją, by stać się właścicielem dobrze prosperującego biznesu. Teoria i praktyka z czasów studiów z pewnością pomogą Ci w skutecznym prowadzeniu własnej firmy. Czasem wystarczy konsekwencja, by podążać obraną przed laty drogą. Znajdź w sobie odwagę, by krok po kroku realizować  swoje biznesowe plany.

icon

Warto wiedzieć

Archiwista, archiwariusz (łac. archi(v)um - archiwum, gr. archeíon - gmach rządowy, l.mn. archeía - archiwa, archē - przyczyna) – pracownik, kustosz archiwum, znawca zbiorów archiwalnych. Przechowywanie dokumentów w celu ich późniejszego udostępniania. Archiwistę zatrudniają m.in. urzędy państwowe, instytucje, zakłady pracy.

Trzeba ukończyć studia o specjalności archiwistyka - najczęściej w ramach kierunku historia. Archiwistą można też zostać po szkole średniej lub policealnej, kształcącej w zawodzie technika archiwisty lub po odpowiednim kursie.

 

Na czym polega specyfika pracy archiwisty? 
Archiwista zajmuje się m.in.:

  • porządkowaniem i ewidencjonowaniem akt lub dokumentów (m.in. podziałem na te, które przechowuje się wieczyście - akta kategorii A i na te, które po pewnym czasie są niszczone - akta kategorii B);
  • przechowywaniem akt w należytym porządku i właściwym ich zabezpieczeniem;
  • kontrolowaniem warunków (temperatury i wilgotności) w pomieszczeniach, w których znajduje się archiwum;
  • przekazywaniem do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia akt brakowanych (tj. akt kategorii B, posiadających określony termin przechowywania);
  • sygnaturowaniem;
  • opracowywaniem akt;
  • tworzeniem baz danych;
  • paginowaniem dokumentów - przypisywanie kolejnych liczb (lub wyrażeń liczbowych) do kolejnych stron rękopisu lub druku. To jedna z dwóch metod numeracji obok foliacji polegającej na numerowaniu kolejnych kart.
  • udostępnianiem zasobów archiwum;
  • przeprowadzaniem kwerend archiwalnych;
  • przeprowadzaniem skontrum dokumentacji.
artcile

Wiedza kluczem do sukcesu!

Archiwizacja dokumentów – jak to wygląda w praktyce?

Już podczas studiów Katarzyna zaplanowała, że po uzyskaniu dyplomu założy własną działalność gospodarczą. Dzisiaj, gdy jako właścicielka własnej firmy, dostaje zlecenie, ustala czas jego realizacji. Kiedy przychodzi odpowiedni dzień, znika za drzwiami archiwum zleceniodawcy. Przez kilkadziesiąt godzin przegląda dokumenty. Nieaktualne i niepotrzebne niszczy. Resztę dzieli na kategorię oraz lata, których dotyczą. Następnie metodycznie, teczka po teczce, skanuje je i ujednolica w programie graficznym. Wędrują one do archiwum cyfrowego. Na zakończenie pracy, pokazuje osobie odpowiedzialnej za dokumentację, w jaki sposób funkcjonuje cały system.

icon

Wiedza to potęga

Digitalizacja – co to jest?

Digitalizacja, dygitalizacja, cyfryzacja, ucyfrowienie – wprowadzenie do pamięci komputera tradycyjnych, drukowanych lub rękopiśmiennych materiałów bibliotecznych lub archiwalnych, w postaci zeskanowanych danych cyfrowych metodą skanowania.
Cel digitalizacji:

  • archiwizacja obiektu, 
  • ochrona przed zniszczeniem,
  • ułatwienie dostępu do treści, łatwiejszy dostęp i przeglądanie,
  • udostepnienie za pomocą sieci internetowej,
  • ekologia i ochrona środowiska.

Źródło: Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka w Opolu, http://ww.w.pedagogiczna.pl/www2015/index.php/zestawienia/zestawienia-bibliograficzne/1893-digitalizacja-zbiorow-bibliotecznych, 

Powstały plik graficzny ma postać bitmapy i nie stanowi użytecznej postaci dokumentu cyfrowego, ponieważ:

  • zajmuje nieproporcjonalnie dużo miejsca w stosunku do treści istotnej z punktu widzenia użytkownika,
  • nie pozwala na przeszukiwanie treści, w tym znalezienia określonej frazy tekstu lub wyodrębnienie ilustracji.

Dlatego bardzo istotnym procesem wykonywanym po skanowaniu jest obróbka cyfrowa. To kompresja danych graficznych oraz automatyczne rozpoznawanie znaków, słów i całego tekstu metodami OCR. Materiały nadają się do upublicznienia w bibliotece cyfrowej.

artcile

Bez tego ani rusz

Dokumenty w wersji cyfrowej – dlaczego to takie ważne?

Po co tworzyć cyfrowe wersje dokumentów? Obecnie to coraz popularniejsza forma przechowywania danych.

W tradycyjnych archiwach musi być sucho. Temperatura także powinna spełniać określone normy. Jeżeli założenia te nie są przestrzegane, papier niszczeje, a druk blaknie. Gdy w budynku wybuchnie pożar, dokumenty są nie do odzyskania. Stworzenie cyfrowej wersji przedłuża ich trwałość oraz ułatwia korzystanie z tych zasobów. Osoba zajmująca się np. kadrami nie musi wertować stosu teczek, lecz korzysta z wygodnego programu komputerowego. To duża oszczędność czasu.

Nowoczesny system przechowywania dokumentów to także zabezpieczenie dla urzędów i firm prywatnych. Gdy dokumenty osoby przechodzącej na emeryturę albo rentę zaginą, może ona pozwać daną instytucję. Jest to więc istotna czynność, także z uwagi na prawne zobowiązania.

Wiele urzędów i firm nie ma odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentów. Część z nich wynajmuje specjalne powierzchnie. Jest to mniejszość. Najczęściej akta zostają ulokowane w piwnicy bądź na strychu. Podczas pracy, Katarzyna przedziera się czasem przez pajęczyny i kurz. Zdarza się, że dokumenty są zagrzybione. Właścicielka E-Acta pokonuje te przeciwności bez mrugnięcia okiem. Wkłada rękawiczki i oddaje się swojej pasji i pracy.

 

Korzyści firm, urzędów, instytucji z digitalizacji dokumentów to m.in.:

  • szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej,
  • możliwość jednoczesnej pracy wielu pracowników z jednym dokumentem,
  • usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu, poprzez opcję zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu,
  • skuteczna ochrona informacji zawartych w dokumentach, łatwiejsze i tańsze przechowywanie dokumentów,
  • zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia lub zniszczenia źródłowej dokumentacji papierowej,
  • ograniczenie obiegu dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum,
  • prosty dostęp do informacji oraz zdalne raportowanie w czasie rzeczywistym – raporty ilościowe, monitoring dostępu i przetwarzania dokumentacji.
icon

Warto wiedzieć

Obowiązek przechowywania dokumentów

W Polsce dokumenty muszą być magazynowane nawet przez 50 lat. Nasz kraj jest wyjątkiem. W innych państwach znacznie krócej przechowuje się akta pracowników. Na przykład:

  • Francja – 5 lat
  • Kanada – 3 lata
  • Singapur – 2 lata

Polski rząd planuje wprowadzić w tej kwestii zmiany. Akta będą przechowywane maksymalnie przez 10 lat.  

Źródło: Business Insider, https://businessinsider.com.pl/twoje-pieniadze/prawo-i-podatki/obowiazek-przechowywania-dokumentow-pracownikow-ile-lat/yz30hn2 2018.05.10

Dbałość o bezpieczeństwo danych

Jeżeli założysz działalność, której celem będzie archiwizowanie dokumentów w wersji cyfrowej, musisz być bardzo uważny. W Twoich rękach znajdą się setki tysięcy poufnych danych. Istotne więc będą zobowiązania wynikające z zawartych umów powierzenia danych, przestrzeganie przepisów RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) i wielu innych). 

icon

Warto wiedzieć

Co to jest Kodeks Etyczny Archiwisty?

Został uchwalony na XIII Międzynarodowym Kongresie Archiwistów w Pekinie. Dokument zawiera krótką preambułę i 10 zasad etycznych, którymi powinien kierować się archiwista. Został opublikowany w: „International Session of the General Assembly, Beijing 4, 6, 7 September 1996”, Paris 1996. – tłumaczenie dostępne jest na stronie internetowej SAP http://sap.waw.pl/dzialalnosc_statutowa/kodeks-etyczny-archiwisty 

artcile

A to ciekawe…

Jak znaleźć swoje miejsce w biznesie?

Obecnie w średnich i dużych miastach działa wiele firm zajmujących się skanowaniem i cyfrowym przechowywaniem dokumentów. Jeżeli chcesz zarabiać w tym biznesie, musisz wyróżnić się na tle konkurencji albo… poszukać niszy. 

W mniejszych miejscowościach, często nie ma ani jednej firmy tego rodzaju. Roześlij więc swoją ofertę do instytucji i firm spoza wielkich aglomeracji. Zyskasz wielu nowych klientów i zapewnisz swojemu biznesowi rozwój.

 

Działalność regulowana

W Polsce działalność archiwistyczna objęta jest szeregiem ustawowych i ministerialnych wytycznych. Zasad tych muszą też przestrzegać prywatne firmy, świadczące usługi w tym zakresie. Jest to działalność regulowana i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. 

Organem prowadzącym taki rejestr jest marszałek województwa, właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności, objętej takim wpisem. Wpis do rejestru wiąże się z formalnościami i opłatą skarbową.

Jeżeli Twoja firma nie będzie oferowała przechowywania dokumentacji placowo-osobowej – nie będzie podlegała regulacji. Nie musisz starać się o wpis do wyżej wymienionego rejestru. 

Warto posiadać certyfikat wydawany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. Nie jest to dokument obowiązkowy, ale z pewnością wzmocni wizerunek firmy i będzie miał wpływ na wzrost zaufania Twoich klientów.

icon

Warto wiedzieć

Jak pozyskiwać klientów?

Na początku swojej przygody z biznesem Katarzyna poszukiwała klientów. Przygotowała ofertę i wysłała ją do urzędów. Jako formę kontaktu wybrała mail. Nie otrzymała żadnej odpowiedzi. Gdy skorzystała z tradycyjnej poczty, zyskała kilku nowych klientów. 

  • Dostosuj formę komunikacji, przedstawienia oferty do potencjalnie zainteresowanych osób i instytucji.
  • Nie zrażaj się, gdy nie otrzymasz odpowiedzi – szukaj innych dróg kontaktu.
  • Gdy zaistnieje taka potrzeba, odwiedzaj urzędy i firmy osobiście.

Wydatki – w co musisz zainwestować na start?

Firma, którą prowadzi Katarzyna, nie wymagała dużych inwestycji. Właścicielka nie zajmuje się produkcją ani sprzedażą. Nie musi więc opłacać fabryki albo zamawiać zapasu towaru. To stosunkowo tani biznes. Podstawowymi koszty były związane z zakupem sprzętu. W tym zawodzie nie są potrzebne drogie i innowacyjne maszyny. Aby zacząć, potrzebujesz laptopa, niszczarki i skanera. Niezbędne jest też uruchomienie własnej strony internetowej. 
Prace możesz też wykonywać w siedzibie klienta. 

Jeśli zdecydujesz się na większą działalność, związaną z przechowywaniem dokumentów – czyli prowadzeniem składnicy akt, będziesz musiał ponieść większe koszty i przestrzegać innych wymogów i warunków.
 

Usytuowanie i stan lokalu archiwum:

  • na terenie niezalewowym, właściwie zagospodarowanym, 
  • w budynku biurowym, 
  • najlepiej na parterze, 
  • w suchym i prawidłowo oświetlonym lokalu,
  • zabroniona jest lokalizacja na strychu,
  • pomieszczenia archiwum powinny stanowić: 
  • pokój biurowy, 
  • magazyny archiwalne, gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na kolejne dokumenty,
  • pomieszczenia spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu).
     

Zabezpieczenie lokalu:

  • ochrona przed pożarem, przed włamaniem, przed nasłonecznieniem,
  • obowiązkowe regularne sprawdzanie i dokumentowanie stanu technicznego budynku, instalacji, alarmów i innych urządzeń. 
  • przygotowanie planu gotowości i reagowania w przypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.
     

Przykładowe wyposażenie lokalu archiwum /składnicy akt:

  • Regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne)
     

Regały powinny być:

  • zabezpieczone przed korozją,
  • ustawione prostopadle do okien,
  • oddalone od ścian minimum 5 cm. 
     

Inne wymogi, dotyczące regałów:

  • Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. 
  • Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. 
  • Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. 
  • W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych, punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. 
  • Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia.
  • Urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza
  • W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza, a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej.
     

Ponadto:

  • drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;
  • sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;
  • zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum zakładowego;
  • biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;
  • stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu;
  • niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.);
  • stanowisko komputerowe z drukarką.
     

Trzeba pamiętać o:

  • regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum/składnicy akt,
  • gruntownym odkurzaniu dokumentacji przy pomocy odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA - w magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku,
  • zamykaniu i plombowaniu magazynów archiwalnych (klucze powinny być przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym),
  • prawo wstępu do lokalu archiwum powinny mieć tylko uprawnione osoby.

(źródło: Archiwum Narodowe w Krakowie https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/organizacja-archiwum-zakladowego/) 

 

Ile kosztuje całość wyposażenia?

Zakup całości wyposażenia powinna zamknąć się kwotą około 100 000 zł – wersja zorganizowania od podstaw całej składnicy akt. Do tego należy doliczyć koszt wynajęcia budynku oraz koszt ubezpieczenia

icon

Warto wiedzieć

Pokuś się o dofinansowanie

Właścicielka E-Acta nie miała żadnych oszczędności, które pozwoliłyby jej rozpocząć działalność. Złożyła więc wniosek o dofinansowanie z programu „Kapitał ludzki” i… otrzymała odmowę. Nie poddała się i spróbowała jeszcze raz. 
Wtedy uzyskała 19 000 zł. Kwotę tę przeznaczyła na potrzebne sprzęty. 
Pozwoliło jej to na łatwy i niemal bezkosztowy start. 

 

Jak wycenić swoją pracę?

Młodzi przedsiębiorcy mają problem z ustalaniem stawek za wykonaną usługę. Zaniżają je, z góry zakładając, że nie uzyskają pełnej kwoty. 
Czy Ciebie to dotyczy?
Pamiętaj:

  • Nie dumpinguj cen

Obniżanie wynagrodzenia do minimum nie sprawi, że rozwiniesz swój biznes. 
Istnieje ryzyko, że zepsujesz rynek, na którym działasz.

Dumping, ujęty jako sprzedaż towarów i usług poniżej kosztów ich wytworzenia lub świadczenia albo ich odsprzedaż poniżej kosztu zakupu w celu eliminowania innych przedsiębiorców, stanowi według art. 15 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. czyn nieuczciwej konkurencji. To utrudnianie innym przedsiębiorcom dostępu do rynku.

  • Wyceniaj swoją pracę, uwzględniając koszty ogólne

Oblicz, ile potrzebujesz pieniędzy, by utrzymać swoją firmę. Dąż do tego, by więcej zarabiać, niż wydawać.

Przykładowy cennik usług firmy podobnej do firmy Katarzyny – znajdziesz w dalszej części.

artcile

Zbuduj własną markę

Portret profesjonalisty – Buduj swoją markę

Zdobądź lub rozwijaj swoje kwalifikacje. Klienci szukają jakości, a to może zapewnić Twój profesjonalizm. 

  1. Ucz się - z pewnością nie masz problemu z poruszaniem się po Internecie, ale umiejętności nigdy za wiele. Na rynku dostępnych jest wiele kursów dla archiwistów (także od podstaw). Na nich możesz doskonalić swoje rzemiosło. Organizuje np. Krajowe Centrum Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich (kursy kancelaryjno archiwalne I i II stopnia). Na różnych uczelniach prowadzony jest kierunek – archiwistyka i zarządzanie dokumentacją, archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi  – wystarczy wybrać szkołę.

  2. Uczestnicz w konferencjach i targach - znajdziesz tam nowinki i wypatrzysz trendy, poznasz nowoczesne narzędzia oraz ludzi, którzy często dzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem. 

    Przykłady targów i eventów: 

    • Targi Dziedzictwo: technologia w służbie historii, 
    • Powszechny Zjazd Archiwistów Polskich,
    • Ogólnopolska Konferencja Archiwistów i Historyków, 
    • Konferencja Dokument Elektroniczny w archiwum.
    • Możesz zostać członkiem któregoś ze stowarzyszeń branżowych lub współpracować z jedną z wielu instytucji branżowych. Na rynku działają m.in.:
    • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
    • Stowarzyszenie Archiwistów kościelnych w Polsce
    • Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości,
    • Ogólnopolskie Stowarzyszenie Archiwistów
    • Polskie Towarzystwo Archiwalne
    • Narodowe Archiwum Cyfrowe.
  3. Odwiedzaj konkurencję - zrób własną listę najlepszych firm świadczących takie usługi, zapisz się na ich newslettery, obserwuj poczynania w social mediach. Odwiedzaj je regularnie, z ich działań czerp inspirację do własnego rozwoju i aktywności – nigdy nie kopiuj! 

    Załóż blog lub vlog dla firm, na którym będziesz dzielić się poradami i swoją wiedzą. Możesz informować, jak ważne jest właściwe przechowywanie dokumentacji lub ich digitalizacja i jakie korzyści z niej płyną. 

  4. Czytaj - zaprenumeruj specjalistyczne czasopisma oraz newslettery serwisów internetowych, zaopatrz się w branżową lekturę. Bądź aktywny w mediach społecznościowych, obserwuj działania swoich autorytetów, celebrytów branżowych oraz konkurencji. Dostępne magazyny branżowe: archiwistyka.pl, Archiwista Polski - Biuletyn Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Teki Archiwalne, Biuletyn Archiwum Polskiej Akademii Nauk, Archeion, Archiwa – Kancelarie – Zbiory.  

Katarzyna ma w swoich długofalowych planach założenie własnego, stacjonarnego magazynu. Jej celem jest odpłatne udostępnianie bezpiecznej przestrzeni do przechowywania dokumentów. Aby to zrealizować, musi wynająć albo kupić odpowiedni lokal. Następnie będzie musiała go przystosować do rygorystycznych wymogów, by archiwa nie niszczyły się i nie wilgotniały. Do tego potrzebny jest większy niż dotychczas budżet. Właścicielka E-Acta odkłada pieniądze, by zrealizować swoje ambitne plany biznesowe. 

artcile

Słowniczek pojęć

  • Nadzór i Kontrola Archiwalna (NiKA) - system kontrolujący pracę archiwów, przygotowany na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Ułatwia organizację oraz korzystanie ze zbiorów.

  • Archiwum zakładowe - komórka w urzędzie, która odpowiada za przechowywanie aktualnie nieużywanych dokumentów. Czasem jest to powierzchnia wynajęta w specjalistycznej firmie. Najczęściej to jedno z pomieszczeń w budynku urzędu.

  • Archiwum Państwowe - archiwizowanie dokumentacji, za które odpowiedzialne jest państwo. Zawiera najważniejsze dokumenty, nad którymi sprawowana jest ścisła kontrola.

  • Akta sprawy - cała dokumentacja niezależnie od jej formy, która była, jest lub może być istotna przy załatwieniu danej sprawy.

  • Archiwista - pracownik, zajmujący się dokumentami w składnicy akt lub w archiwum zakładowym.

  • Archiwistyka - całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. Dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne, rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych

  • Konserwacja materiałów archiwalnych - ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne; w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci.

  • Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie; zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

  • Udostępnianie materiałów archiwalnych - organizowanie przez archiwum, w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.

    Źródło: Archiwizacja Dokumentów,
     https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/baza-wiedzy/slownik-archiwalny/

artcile

Czy to się opłaca?

Ile to kosztuje?

icon

Koszty początkowe

1. Strona internetowa: 300 – 800 zł (średnio 550 zł)[1]
Wiele firm poszukuje produktów i usługodawców w sieci. Warto więc przeznaczyć część swojego budżetu na własną stronę internetową. Archiwizowanie i cyfrowe zapisywanie dokumentacji nie wymaga rozbudowanej witryny. Wystarczy Ci skromna i czytelna strona-wizytówka. To najtańsza wersja serwisu. Niska cena idzie jednak w parze z pewnymi ograniczeniami. Nie zrobisz samodzielnie zmian na stronie internetowej. Będziesz potrzebować pomocy informatyka.

 

2. Domena: 0 – 100 zł/rok (średnio 50 zł)[2] 
Domena, czyli końcówka adresu Twojej strony, nie jest drogą pozycją w biznesplanie. W wielu firmach, zajmujących się tą branżą na start nic nie zapłacisz. Przez pierwszy rok opłata wynosić będzie 0 zł. Po tym czasie wzrośnie do ok. 100 zł za 12 miesięcy.

 

3. Hosting: 300 – 600 zł (średnio 450 zł)
Twoje miejsce w Internecie także kosztuje. Jest to ok. 300 – 600 zł rocznie. Cena uzależniona jest od transferu, przestrzeni i ewentualnej pomocy technicznej. Jeżeli szukasz oszczędności, szukaj promocji. Wiele firm hostingowych okresowo obniża ceny. Można wtedy zminimalizować nakłady na ten cel.

 

4. Sprzęt potrzebny do pracy: 3 500 – 4 800 zł (średnio 4 150 zł)[4]
Praca przy porządkowaniu i cyfryzacji archiwów wymaga posiadania odpowiedniego sprzętu. Nie są to drogie, innowacyjne maszyny. Wystarczą krótkie poszukiwania w Internecie albo centrum handlowym - i masz  wszystko, czego potrzebujesz. 
Musisz kupić przede wszystkim:

  • porządny, choć nie najdroższy laptop, cena w granicach 3 000 zł. 
  • skaner -  koszt ok. 300 – 1 000 zł.Na tym urządzeniu nie warto oszczędzać. To z niego będziesz korzystać podczas kopiowania dokumentów.  
  • niszczarkę -  jest niezbędna, gdy część z dokumentów jest już nieaktualna. Zapłacisz za nią 200 – 800 zł.

 

5. Auto: 10 000 zł[5]
Prowadząc działalność jak E-Acta, będziesz dużo podróżować. Nie ma sensu tracić czasu w pociągach i autobusach. Dlatego też przyda Ci się auto. Na początku nie musisz mieć nowego modelu z salonu. Wystarczy używany, za który zapłacisz maksymalnie 10 000 zł.

 

6. Zabezpieczenie pierwszych miesięcy działalności: 7 284,68 zł[6] 
Odłóż pieniądze, by w pierwszych miesiącach działalności nie martwić się o miesięczne koszty utrzymania firmy. Zabezpiecz pierwsze trzy miesiące, by spać spokojnie i skupiać się jedynie na reklamie i rozwoju swojego biznesu.


Razem: 15 200 zł

--

[1]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się tworzeniem stron internetowych
[2]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się sprzedażą domen
[3]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się hostingiem
[4]  opracowanie własne, oparte na analizie cen w sklepie Google
[5]  opracowanie własne, oparte na analizie cen w serwisie OTOMOTO.pl
[6]  kwota zwiera koszt opłat do ZUS-u, księgowości, domeny, hostingu i reklamy przez 3 miesiące 

icon

Koszty operacyjne

1. ZUS: 503,84–519,28 zł/miesiąc (średnio 511,56 zł/miesiąc)[1]

Przez pierwsze dwa lata młodzi przedsiębiorcy rozliczają się na preferencyjnych warunkach. ZUS to obowiązkowy koszt przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Pamiętaj o comiesięcznych opłatach !!!

 

2. Księgowość: 200 – 500 zł/miesiąc (średnio 350 zł/miesiąc)[2]
Porządek w dokumentacji to podstawa. Opiekę nad księgowością firmy warto powierzyć profesjonalistom. Skorzystaj z usług biura rachunkowego i śpij spokojnie.


Razem: 861,56 zł

--

[1]  http://www.pit.pl/zus_dla_nowo_zakladanych_firm_760.php 
[2]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się księgowością w Chełmie oraz w Warszawie i okolicach

icon

Reklama

1. Google AdWords: 300 – 500 zł/miesiąc (średnio 400 zł/miesiąc)[1]
Linki sponsorowane - bardzo skuteczna forma reklamy. Odnośniki do strony umieszczane są na górze wyszukiwarki oraz na stronach partnerskich. Są spersonalizowane, więc docierają tylko do zainteresowanych osób. Opłata pobierana jest za jedno kliknięcie.

 

2. Pozycjonowanie: 50 – 200 zł/miesiąc (średnio 125 zł/miesiąc)[2]
Jeżeli Twoja strona internetowa znajdzie się w czołówce wyników w Google, masz szansę dotrzeć do szerokiego grona osób. Kiedy potencjalny klient wpisze konkretną frazę, Twoja witryna pojawi się na jednej z dziesięciu pierwszych pozycji. W tym przypadku płacisz tylko za efekty.

 

3. Media społecznościowe: 0 zł
Obecność na Facebooku to konieczność. Załóż profil swojej firmy. Umieszczaj w nim najnowsze informacje o ofercie, dodatkowych usługach, o atrakcyjnych rabatach. Dołącz do grup tematycznych i promuj swój biznes. Możesz wynająć do tej pracy specjalistyczną firmę. Jednak przy Twojej działalności jest to nieopłacalne.

 

4. Ulotki i plakaty: 1 000 zł[3]
Zajmując się archiwizacją i cyfryzacją danych, musisz prezentować swoją ofertę zarówno osobiście, jak i listownie. Do każdej oferty dołączaj ulotkę swojej firmy. W miejscach odwiedzanych przez przedsiębiorców oraz na tablicach ogłoszeniowych przy urzędach - zawieszaj plakaty. Wystarczy ok. 1 000 sztuk ulotek oraz 200 plakatów. 


Razem: 1 525 zł

--

[1]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się kampaniami Google AdWords
[2]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się pozycjonowaniem stron WWW
[3]  opracowanie własne, oparte na analizie cen trzech firm zajmujących się projektowaniem i drukowaniem ulotek oraz plakatów

icon

Przychody

1. Świadczenie usług archiwistycznych:  

Poniżej przedstawiamy przykładowy cennik jednej z firm z branży (dostępny w sieci) 

Usługa   Jednostka miary   Cena usługi od   (netto) 
Archiwizacja dokumentów kat. B 1 metr bieżący Od 25 zł
Archiwizacja dokumentów kat. A 1 metr bieżący Od 450 zł
Archiwizacja dokumentacji technicznej 1 metr bieżący Od 55 zł
Porządkowanie akt osobowych w formule ABC 1 sztuka Od 30 zł
Elektroniczna ewidencja dokumentacji – spisy zdawczo-odbiorcze akt 1 rekord0,25 zł
Niszczenie dokumentów 1 metr bieżący14 zł 
Niszczenie dokumentów1 kilogram0,48 zł 
Opracowywanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych 1 komplet 1500 zł 
Skanowanie 1 strony dokumentu formatu max A4 (czarno-biały) 1 strona0,10 zł 
Skanowanie 1 strony dokumentu formatu max A4 (kolor)1 strona0,14 zł 
Skanowanie 1 strony dokumentu formatu max A3 (czarno-biały) 1 strona0,18 zł
Skanowanie 1 strony dokumentu formatu max A3 (kolor)1 strona0,25 zł 
Cykliczna obsługa Archiwów Zakładowych oraz Składnic AktCena ustalana indywidualnie  
Relokacja/Transport dokumentów i archiwówCena ustalana indywidualnie  

źródło: System AD, 2018.05.10 

Aby sfinansować wyżej wyszczególnione koszty miesięczne, wystarczy, np. wykonać usługę: 

  •  archiwizacji dokumentów kat B – 5 mb x 25 zł =100 zł 
  •  archiwizacji dokumentów kat A – 4 mb x 450 zł = 1800 zł 
  •  porządkowania akt osobowych – 20 szt. X 30 zł = 600 zł.     

Kolejne usługi będą stanowiły dochód, z którego można opłacić podatki, opłaty za transport, inne koszty. To co pozostanie to zysk. 

Inaczej przedstawia się sytuacja, kiedy oprócz usług wyszczególnionych powyżej – świadczysz też usługi przechowywania dokumentów. W części: Wydatki na start, zamieściliśmy informację o kwocie inwestycji w wyposażenie składnicy akt od podstaw. Poniżej przedstawiamy przykładowy cennik jednej z firm z branży (dostępny w sieci).  

Przechowywanie dokumentów (cena zawiera wszystkie składowe usługi) – 1 mb /1 miesiąc 1 metr bieżący Od 40 zł
Przechowywanie dokumentów podmiotów zlikwidowanych bądź w upadłości do 5 mb/ 1 rok ryczałt do 5 mb 3500 zł
Przechowywanie dokumentów podmiotów zlikwidowanych bądź w upadłości – 1 mb /1 rok 1 metr bieżący 20 zł
Szkolenia praktyczne z zakresu funkcjonowania procedur kancelaryjno-archiwalnych do 15 osób 4 godziny1200  zł 

źródło: System AD, 2018.05.10 

Średnia cena usług w tej branży to 200 zł za metr bieżący przechowywanych akt.  

Jedno archiwum może mieć całkiem sporo półek. Wszystko zależy od powierzchni – im większa, tym potencjał składnicy akt większy.  

Przyjmijmy, że posiadasz 50 półek. 

Każda ma długość 2 m. Jeżeli uda się zapełnić 80% powierzchni do wynajęcia, to osiągniesz przychód na poziomie 50 półek x 2m = 100 mb x 80% = 80mb 

80 mb x 200 zł =  16 000 zł za miesiąc pracy.  

Z tej kwoty należy pokryć koszty: wynajęcia i utrzymania budynku (prąd, woda, ogrzewanie, klimatyzacja), systemów ochrony, przeciwpożarowych, ubezpieczenia, sprzątania i wiele innych.    

Przy kosztach wynoszących nawet 8 000 zł, Twój dochód - to drugie tyle – 8 000 zł.


Razem: 8 000 zł

--

Wszystkie kwoty zawarte w powyższym biznesplanie są szacunkowe. Stanowią średnią podanych w tekście cen. Mogą różnić się od rzeczywistych wydatków. 

artcile

Co warto przemyśleć na starcie

Zwróć uwagę na…

  1. Jakie dokładnie usługi będziesz świadczyć?

    Czy tylko digitalizację, porządkowanie i układanie dokumentów, archiwizację? Czy także przechowywanie? Usługi możesz rozszerzyć także o: profesjonalne niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów, przechowywanie dokumentacji pracowniczej (likwidacje, upadłości), obsługę archiwum klienta, relokację (transport) dokumentów i archiwów, sprzedaż specjalistycznych teczek, segregatorów, kartonów itp. niezbędnych do archiwizowania, udostępnianie dokumentów. 

  2. Zastanów się, do kogo skierowana jest oferta Twojej firmy.

    Zajmiesz się archiwizowaniem dokumentów firm czy urzędów? A może będziesz świadczyć usługi dla wszystkich? 

  3. Zakreśl rejon, w którym będziesz działać.

    Planujesz działalność w dużym mieście, gdzie jest spora konkurencja, czy w mniejszych miejscowościach? 

  4. Wybierz formę ubezpieczenia.

    Sprawdź, z jakiego ubezpieczenia ,przy wykonywaniu tego typu usług najlepiej skorzystać. 

  5. Opracuj wzór umowy z klientami.

    Będą Ci potrzebne umowy dotyczące powierzenia danych i umowy związane z realizacją usług i zakresem odpowiedzialności. Niezbędny będzie też specjalny regulamin korzystania z usług Twojej firmy.   

  6. Postaraj się o dofinansowanie.

    Jeżeli nie masz funduszy na start, poszukaj alternatywnych źródeł finansowania. Być może otrzymasz pieniądze z dotacji rządowych albo europejskich. 

  7. Przemyśl, jakie masz zasoby .

    Może posiadasz komputer, drukarkę, skaner, faks. Czy masz samochód? Czy możesz go pożyczyć od rodziców lub skorzystać z leasingu (nie tylko samochodowego)? 

    W ramach leasingu jedna ze stron umowy (finansujący, leasingodawca) przekazuje drugiej stronie (korzystającemu, leasingobiorcy) prawo do korzystania z określonej rzeczy na pewien, uzgodniony w umowie leasingu okres, w zamian za ustalone ratalne opłaty (raty leasingowe). Korzyści dla leasingobiorcy: niewielkie zaangażowanie własnego kapitału, optymalizacja obciążeń podatkowych (tarcza podatkowa), możliwość rozliczenia podatku VAT. 

  8. Zastanów się, czy będziesz potrzebował kogoś do pomocy?

    Czy dasz radę zrobić wszystko samodzielnie? W jakim czasie? Do jakich prac będziesz potrzebować wsparcia? Czy na stałe, czy tylko w określonych momentach - na przykład do przewozu dokumentów, przeniesienia ciężkich pudeł itp.? Czy planujesz zatrudnić pracowników? 

Potrzebujesz więcej inspiracji zanim zaczniesz definiować własną wizję biznesu?
Zapoznaj się jeszcze z tymi pomysłami na biznes!

Materiał jest pomocny? Pomogliśmy?

Teraz Ty pomóż nam!

Ten materiał jest dostępny bezpłatnie, ale nie powstał za darmo. Prosimy teraz Ty pomóż nam, by JestemSzefem.pl nadal oferowało bezpłatnie tak przydatne i wartościowe treści! Zajmie to tylko chwilę.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

Nasza strona używa plików cookies. Korzystając z niej akceptujesz naszą Politykę Cookies i wyrażasz zgodę na używanie plików cookies dla celów reklamy naszych usług, badania rynku oraz Twoich zachowań i preferencji z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby polepszenia jakości naszych usług,według aktualnych ustawień swojej przeglądarki. Poznaj szczegóły i możliwości ustawień w plików cookies. Więcej >> 

Zamknięcie tego komunikatu oznacza zgodę na ich zapisywanie na Twoim komputerze.

Akceptuję / Wyrażam zgodę