Jak założyć profesjonalną składnicę akt i cyfrowej digitalizacji?

Niniejsze opracowanie zawiera kompleksową analizę otoczenia prawnego realizacji przedsięwzięć na przykładzie konkretnego pomysłu na biznes. Omawiany projekt zakłada prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie archiwizacji i przechowywania akt oraz dokumentów, a także wprowadzana ich do systemów komputerowych. 

Po lekturze będziesz wiedział, jak założyć firmę w tej branży oraz z jakimi regulacjami prawnymi powinieneś się zapoznać.  

Dodatkowo, wskażemy Ci możliwe formy prowadzenia działalności, a także możliwe finansowanie Twojego przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem środków unijnych. 

Firma zajmująca się archiwizacją może być prowadzona w dowolnej formie prawnej, z wyjątkiem spółki partnerskiej. Nie istnieją przepisy szczególne, które narzucałyby odpowiednią formę. 

Opisywaną działalność należy zarejestrować w CEIDG (jako jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną) lub w KRS (jako spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną). Realizacja projektu wymaga zatem wyboru odpowiedniej formy prowadzenia działalności. 

Co najpierw? 

Twój pierwszy wybór - czy planujesz samodzielnie realizować swój pomysł, czy masz zaufanych partnerów branżowych (współtwórców) lub biznesowych?  

Każda forma prowadzenia działalności gospodarczej ma swoje zalety, niesie też określone ryzyko. Dlatego wybrany przez Ciebie model, musi być dopasowany do charakteru i zakresu planowanej działalności.  

Decydując się na jedną z opisanych poniżej form prowadzenia przedsiębiorstwa, weź pod uwagę również zakres Twojej odpowiedzialności cywilnoprawnej, a więc finansowej. Możesz postawić na własne siły i rozpocząć działalność w formie jednoosobowej lub też w formie spółki cywilnej lub handlowej.  

Mając na względzie dużą odpowiedzialność, którą niesie za sobą prowadzenie tego rodzaju przedsiębiorstwa, warto ograniczyć odpowiedzialność materialną.   

Oczywiście, o czym dowiesz się w dalszej części opracowania, są różne możliwości finansowania Twojej działalności. Warto  jednak, w tym przypadku rozważyć jej prowadzenie w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.  

Patrz bliżej: wybór form prawnych, prowadzenie działalności w serwisie mikroPorady.pl: 

  Jaka forma prawna będzie odpowiednia dla Twojej działalności? 

Porozumienie ze wspólnikami 

• Jeśli wiesz, że nie będziesz działał sam, warto zadbać o uregulowanie podstawowych kwestii. Możesz spisać, w formie wstępnego projektu, porozumienie o współpracy lub list intencyjny, dotyczący przedsięwzięcia, które planujesz podjąć z poszczególnymi osobami lub firmami.  
• Ustalenie kluczowych kwestii jest ważne już na samym początku. Pozwoli na uniknięcie nieporozumień i konfliktów na dalszych etapach podjętej kooperacji i współpracy. Wasze wzajemne ustalenia, relacje, uzgodnienia, spisane w formie dokumentu, podpisanego przez upoważnione osoby, będą stanowić o Waszym profesjonalizmie i zaangażowaniu w tworzone przedsięwzięcie.

Popularne i odpowiednie formy prowadzenia działalności przedstawiamy poniżej. 

2.1 Jednoosobowa działalność gospodarcza

To firma, którą możesz prowadzić samodzielnie i jako jej właściciel zatrudniać innych pracowników lub współpracować z członkami rodziny w firmie rodzinnej. Nie potrzebujesz żadnych oszczędności. Jednak odpowiadasz za nią wobec osób trzecich całym swoim majątkiem, a odpowiedzialność ta rozciąga się również na małżonka (dotyczy to odpowiedzialności ze wspólnego majątku) i na osobę, którą się posługujesz. 

Twój podstawowy obowiązek - uzyskanie statusu przedsiębiorcy, na podstawie złożonego wniosku, przez wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).  

Zanim to zrobisz -  osobiście w urzędzie lub przez Internet - musisz ustalić kilka ważnych kwestii, a przede wszystkim:  

• wybrać nazwę firmy — w niej musi znaleźć się Twoje imię i nazwisko, 
• kiedy rozpoczniesz działalność — dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych będzie to data, od której będziesz płacić składki na ubezpieczenie społeczne. Ta data nie może być wcześniejsza niż termin złożenia wniosku, 
• miejsce prowadzenia działalności — adres (nazwa ulicy, numer budynku, mieszkania) albo nietypowe miejsce (na przykład pawilon nr X w przejściu podziemnym przy ul. nr____). To miejsce nie musi być Twoją własnością. Może to być, na przykład mieszkanie, które wynajmujesz. Nie możesz podać miejsca, które nie istnieje lub miejsca, które nie jest przez Ciebie wynajmowane na prowadzoną przez Ciebie działalność; 
• wybrać kody działalności gospodarczej — są to kody Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Warto tak przemyśleć, aby poszczególne kody PKD, możliwie szeroko odzwierciedlały przedmiot Twojej działalności gospodarczej. Ponadto należy zdecydować, która działalność będzie tą przeważającą. Jest to istotne na etapie rejestracji działalności. Obecnie obowiązuje klasyfikacja PKD 2007, wprowadzona Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).  
• Poszczególne kody PKD właściwe dla danego rodzaju działalności możesz też ustalić korzystając ze strony https://www.biznes.gov.pl/tabela-pkd. 

W ramach opisywanej działalności, zasadne jest wykorzystanie następujących kodów:

91.01.B – Działalność archiwów 

Działalność obejmuje: 

• dokumentacyjną i informacyjną działalność archiwów publicznych świadczoną dla ogółu społeczeństwa lub specjalnych grup odbiorców, takich jak: studenci, naukowcy, nauczyciele, członkowie  
• działalność archiwów rządowych:  
• gromadzenie zbiorów,  
• katalogowanie zbiorów,  
• wypożyczanie i przechowywanie książek, map, periodyków, filmów, płyt, taśm, prac artystycznych itp.,  
• wyszukiwanie informacji z posiadanych zbiorów itp. 

Twój kolejny krok - musisz wybrać: 

• ormę opodatkowania oraz częstotliwość, z jaką będziesz wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (co miesiąc czy co kwartał), 
• formę prowadzenia rachunkowości — zazwyczaj początkujący przedsiębiorcy wybierają podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli prostą formę ewidencjonowania kosztów i przychodów,  
• podstawę i zakres ZUS — na przykład to, czy zgłosisz do ubezpieczenia pracowników, których zatrudnisz, 
• rachunek bankowy — konieczne jest wskazanie numeru rachunku, który będzie służył m.in. do rozliczeń z urzędem skarbowym czy ZUS. Możesz założyć nowy rachunek, dedykowany do prowadzenia działalności gospodarczej lub posługiwać się tym, który już masz do użytku prywatnego. 

Teraz wniosek do CEIDG: 

• Musisz przygotować i złożyć wniosek o rozpoczęcie działalności.  
• Dla rozpoczęcia działalności trzeba także oznaczyć lokal na miejsce świadczenia usług, siedzibę firmy, przygotować wymaganą dokumentację, regulacje (regulaminy, regulacje RODO). 
• Po złożeniu kompletnego i poprawnie wypełnionego wniosku o wpis do rejestru, dane Twojej firmy zostaną wpisane do CEIDG (do 1 dnia roboczego po dniu złożenia wniosku).  Od dnia wpisania możesz prowadzić swoją działalność

2.2 Spółka cywilna 

Spółkę cywilną mogą utworzyć co najmniej 2 osoby fizyczne bądź prawne. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wspólnicy spółki, którzy są osobami fizycznymi lub osobiście prowadzą działalność gospodarczą, podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Do rejestracji spółki cywilnej nie jest wymagany kapitał.

Aby zarejestrować wspólników jako przedsiębiorców, działających w spółce należy przede wszystkim: 

• uzyskać wpis do CEIDG,  
• przedstawić na piśmie umowę spółki,  
• zgłosić spółkę we właściwym urzędzie skarbowym.  

W umowie trzeba zawrzeć m.in.: 

• informację o wspólnikach,  
• cel gospodarczy, jaki spółka ma realizować,  
• okres funkcjonowania spółki,  
• zakres działalności według PKD,  
• kwestie podziału zysków i wielości wniesionych wkładów.

Zakres działalności PKD nie musi się w pełni pokrywać z PKD wspólników, ale co najmniej jeden wspólnik musi mieć daną działalność wpisaną w swoim zakresie prowadzenia działalności.  

Wspólnicy spółki cywilnej mają do wyboru opodatkowanie dochodu na zasadach według skali podatkowej, liniowo lub w formach zryczałtowanych (karta podatkowa czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych). 

Za zobowiązania zaciągnięte przez spółkę odpowiadają wszyscy wspólnicy swym majątkiem wspólnym oraz każdy ze wspólników z osobna majątkiem osobistym - bez żadnych ograniczeń. O tym szerzej w art. 864 i n. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. 

2.3 Spółki prawa handlowego 

Wskazówka! 

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest dobrym pomysłem na zorganizowanie formy opisywanej działalności. Pozwala na pewien rodzaj kontroli nad ryzykiem, które jest równie wysokie, jak potencjalnie możliwe do osiągnięcia korzyści i zyski.

Patrz bliżej: 

Poradnik Obciążenia publiczno-prawne, świadczenia podatku, składki – zestawienie 

Umowy Spółki 

Co to jest spółka handlowa? 

• Spółka handlowa to jedna z form współdziałania, w celu zarobkowym, co najmniej dwóch osób, za wyjątkiem spółki z o.o. i akcyjnej, które może założyć jeden podmiot, o ile założyciel sam nie jest jednoosobową spółką z o.o.  
• Spółka powstaje w wyniku zawarcia umowy, w której wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu przez wniesienie wkładów oraz ewentualnie przez współdziałanie w inny określony sposób. Funkcjonowanie spółek handlowych regulują przepisy prawa, a także wspólnicy bądź akcjonariusze w umowie albo statucie spółki. 
• W spółkach osobowych (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna) podstawowe znaczenie mają wspólnicy, ich kwalifikacje i wykonywana praca. Za zobowiązania spółki osobowej wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem.  
• W spółkach kapitałowych (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna oraz akcyjna) najważniejszym elementem jest kapitał pochodzący od wspólników, na którym opiera się jej funkcjonowanie. Wspólnicy/ akcjonariusze spółki kapitałowej nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki, o czym stanowi art. art. 151 § 4, art. 3001 § 4 i art. 301 § 5 Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. Wspólnicy/ akcjonariusze Ryzykują jedynie wniesionym wkładem, którego mogą nie odzyskać w razie niepowodzenia.

3.1 Jakie dokumenty należy poddawać archiwizacji? 

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy powinni w szczególności przechowywać i archiwizować:

• księgi przychodów i rozchodów, 
• rejestrów VAT, 
• ewidencji sprzedaży, 
• właściwe dowody księgowe m.in. potwierdzeń zakupów czy sprzedaży; 
• dokumentów związanych z inwentaryzacją majątku (spis z natury); 
• deklaracje podatkowe; 
• roczne zeznania podatkowe, bilanse. 

3.2 Jak długo należy przechowywać dokumentacje? 

Termin powszechnie przyjęty dla archiwizacji dokumentów to okres 5 lat - jest najczęściej stosowany przez regulacje prawa. 

Trzeba jednak wziąć pod uwagę rodzaj i charakter przechowywanych dokumentów, a następnie szczegółowo zapoznać się z przepisami, które ich dotyczą.  

Poniżej przedstawiamy najczęściej stosowane regulacje dotyczące terminu obowiązku przechowywania akt.

3.2.1 Dokumenty księgowe i rachunkowe 

Termin przechowywania dokumentacji szczegółowo został określony w art. 74 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.  

Zgodnie z Ustawą, 

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, o której mowa w art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Przez okres 5 lat należy przechowywać:

• księgi rachunkowe,  
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,  
• dowody księgowe, dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym, 
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, 
• dokumenty inwentaryzacyjne; 
• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy.

Przez okres jednego roku należy przechowywać:  

• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji. 

Dowody księgowe 

Dowody księgowe, dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. 

3.2.2. Dokumentacja medyczna 

Zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem: 

• dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon; 
• dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu; 
• zdjęć rentgenowskich, przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie; 
• skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

          a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza, 

          b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie - w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie; 

• dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat. 

3.2.3 Dokumentacja pracownicza 

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r., o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W myśl jej przepisów, obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od dnia ustania stosunku pracy.

3.3 Jak chronić dane? 

Wejście w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) rozszerzyło obowiązki podmiotów, dotyczące przechowywania danych, w tym wszelkiej dokumentacji, która je zawiera. 

Jeżeli planujesz otwarcie przedsiębiorstwa, które będzie się zajmowało archiwizacją danych, musisz szczegółowo zapoznać się z przepisami, dotyczącymi ochrony danych osobowych i pod tym kątem przygotować plan działania.  

O co jeszcze musisz zadbać? 

• Niezależnie, czy dane które będziesz archiwizował, będą przechowywane w formie elektronicznej czy w formie dokumentacji papierowej, musisz zadbać o odporne na różnorodne zagrożenia nośniki danych oraz różnorodne środki ochrony zewnętrznej.  
• Miejsce, w którym będą przechowywane dane powinno zostać zabezpieczone przez włamaniem: 

1. w przypadku dokumentacji papierowej, np. - poprzez umieszczenie jej w zamykanych na klucz szafkach,  
2. w przypadku dokumentacji elektronicznej - poprzez właściwe systemy antywirusowe oraz systemy wewnętrzne przedsiębiorstwa, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby, przeszkolone w zakresie ochrony danych.

W zakresie ochrony danych zapoznaj się szerzej z dokumentami: 

Zawieranie umowy o usługi archiwizowania baz danych i zarządzania nimi w „chmurze” 

•  Nowe zmiany w RODO

• Rozporządzenie o ochronie danych osobowych 

3.4 Regulacje wewnętrzne- RODO 

Przepisy RODO nakładają na pracodawcę obowiązek ochrony danych.  

• Dostęp do danych chronionych mogą mieć tylko upoważnieni pracownicy lub osoby współpracujące z administratorem danych osobowych (ADO) - wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i po uwierzytelnieniu, czyli zalogowaniu się.  
• Przed zatrudnieniem pracowników - przygotuj właściwe regulacje wewnętrzne, obowiązujące  w Twoim przedsiębiorstwie.  

Regulamin w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji 

Określa zasady i sposób ochrony informacji, dokumentów, materiałów i danych oraz infrastruktury informatycznej przed nieuprawnionym ujawnieniem, dostępem bądź zniszczeniem. Reguluje także sposób korzystania, np. ze sprzętu komputerowego przez osoby zatrudnione.  

W regulaminie powinny znaleźć się odpowiednie zapisy, dot. m.in.: 

• przedmiotu ochrony, na który składają się sfera prywatności i dobra osobiste, tajemnice według Prawa pracy, tajemnice: bankowa, skarbowa, przedsiębiorstwa; 
• zakresu podmiotowego, zobowiązanych do ochrony, tj. kierowników, pracowników, pełnomocników itd.; 
• oznaczeń informacji chronionych, jak również klasyfikacji dokumentacji; 
• dostępu do informacji chronionej, bezpieczeństwa informatycznego; 
• kontroli i zarządu w tym odpowiedzialności i kar.

Przy sporządzaniu regulaminu, należy uwzględniać przepisy RODO.  

Określają one ochronę prawną: 

• życia prywatnego, w tym również rodzinnego,  
• czci i dobrego imienia, 
• informacji o majątku, co pokrywa się z ochroną danych osobowych osób fizycznych.  

Ochrona obejmuje przede wszystkim: 

• informację, na podstawie, której można określić tożsamość danej osoby powiązaną z danymi chronionymi; 
• zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie, czyli zbiór danych;  
• przetwarzanie danych w rozumieniu zbierania, utrwalania, przechowywania, opracowywania, zmieniania, udostępniania i usuwania danych, jak również każdej innej operacji przetwarzania wykonywanej w systemach informatycznych. 

Ochrona danych osobowych, powinna odpowiadać określonym zasadom, o których mówi art. 5 ust. 1 RODO. Zgodnie z tym przepisem dane osobowe muszą być: 

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”); 
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”); 
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”); 
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”); 
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”); 
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”). 

Co się kryje pod tajemnicą przedsiębiorstwa?  Tajemnicą przedsiębiorstwa są wszelkie informacje: 

• techniczne,  
• technologiczne,  
• organizacyjne przedsiębiorstwa,  
• lub inne informacje, posiadające wartość gospodarczą.

Informacje te, jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są: 

• powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji,  
• albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, 

o ile uprawniony, do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności zgodnie z art. 11 Ustawy o nieuczciwej konkurencji.

Jak zrozumieć powyższy przepis? 

Można go rozłożyć go na trzy przesłanki, dzięki którym dane informacje można uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa: 

• są to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą; 
• jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są one powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób; 
• uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności. 

Na tajemnicę przedsiębiorcy, składają się również informacje, które (zgodnie z art. 39 Porozumienia w sprawie handlowych aspektów praw własności intelektualnej – TRIPS): 

• są poufne w tym sensie, że jako całość lub w szczególnym zestawie i zespole ich elementów nie są ogólnie znane lub łatwo dostępne dla osób z kręgów, które normalnie zajmują się tym rodzajem informacji; 
• mają wartość handlową, dlatego, że są poufne;  
• zostały poddane działaniom, trzymającym je w poufności, przez osobę, która sprawuje nad nimi legalną kontrolę. 

Wobec powyższego, przy prowadzeniu przedsiębiorstwa, wskazana jest ochrona i zarządzanie informacją. Nawet jeżeli miałaby się sprowadzać do najmniejszego zakresu ochrony informacji, której wymaga prawo: 

• danych osobowych (w tym pracowniczych),  
• tajemnicy skarbowej, bankowej, handlowej, przemysłowej, 
• zabezpieczania zbiorów przed fizyczną utratą oraz podstawowej kwalifikacji dokumentów i akt.

Wzór Regulaminu w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji znajdziesz pod adresem: 

Procedura/Regulamin w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji

3.5 Firma w Internecie  (Ochrona własności intelektualnej – logo, nazwa, domena internetowa) 

3.5.1 Logo, nazwa, domena internetowa – aspekty prawno-ochronne 

Podjąłeś decyzję i masz pomysł na biznes, polegający na archiwizacji dokumentów? 

Teraz musisz się skupić na podstawowych elementach, które wyróżnią Twój pomysł, zapewnią Twojej firmie rozpoznawalność i pozwolą wypromować markę.  

• Kwestia wyboru logo, nazwy dla firmy lub Twojego przedsięwzięcia to sprawa indywidualna - zależy tylko od Ciebie.  
• Możesz stworzyć wszystko sam, możesz skorzystać z pomocy specjalistów marketingu lub grafików. Oni przygotują i zaprezentują Ci kilka wersji elementów charakteryzujących Twoją usługę, abyś mógł wybrać ten najbardziej ciekawy i przykuwający uwagę.  
• Pamiętaj o indywidualności i wyjątkowości elementów odróżniających Twój biznes od innych.  Nazwa Twojej firmy oraz logo nie mogą naruszać praw innych podmiotów na rynku.  

3.5.2. Jak chronić swoje logo (znak słowno-graficzny tzw. logotyp),  nazwę, domenę internetową? 

Ochrona znaku słowno-graficznego (dalej: logotypu) może wynikać z prawa autorskiego - jeśli logo i nazwę będzie można określić jako utwory, a więc przedmioty prawa autorskiego.  

Utwór prawa autorskiego musi mieć: 

• charakter twórczy (być przejawem twórczej działalności człowieka),  
• charakter indywidualny (niepowtarzalny),  
• ustaloną i utrwaloną postać. 

W przypadku, gdy logo lub jego grafikę tworzy dla Ciebie grafik, to on jest jego twórcą. Zadbaj, aby w umowie o wykonanie logo, zamieścić odpowiednie zapisy, dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych.  

Warto też zamieścić w umowie zapis (bądź zawrzeć osobną umowę): 

• o niewykonywaniu autorskich praw osobistych w stosunku do danego dzieła, 
•  lub o przekazaniu wykonywania autorskich praw osobistych nabywcy utworu graficznego (logo), a więc Tobie.

Dodatkowo można wskazać karę umowną, w przypadku niewywiązywania się z umowy przez autora (np. grafika lub agencję marketingową przygotowującą Twoje logo). 

3.5.3 Rejestracja znaków towarowych

Rejestracja znaku towarowego – kolejne, istotne zabezpieczenie praw majątkowych do logo i elementów „tożsamości” Twojej firmy. Dotyczy to zarówno logotypu, nazwy, jak też domeny internetowej czy nazwy produktu lub usługi.  

Domena Twojej strony internetowej może być tożsama z nazwą przedsiębiorstwa, produktu lub Twojej firmy. Wówczas ochrona rozciągnie się również na domenę internetową, pod warunkiem, że faktycznie będzie zawierać znak towarowy (nazwę), który nie będzie ogólnoinformacyjnym, ogólnym znakiem opisowym.   

Organem właściwym do udzielania praw ochronnych na wzory użytkowe, przemysłowe, patenty i  znaki towarowe jest Urząd Patentowy RP. Zapewnienie znakom towarowym (logo) odpowiedniej ochrony prawnej przede wszystkim pozwala: 

• uniknąć naruszeń ze strony osób trzecich,  
• na czerpanie korzyści majątkowych z ich wykorzystania (zysk np. z franczyzy).  

Przedsiębiorco, pamiętaj!
Znaki towarowe są podstawą budowania reputacji i wizerunku firmy. Warto zadbać o uregulowanie tej kwestii już na samym początku. 

Czym dokładnie jest znak towarowy?  

• wyraz, włącznie z nazwiskiem,
• rysunek,
• litera,
• cyfra,
• kolor,
• forma przestrzenna, w tym kształt towaru lub opakowania,
• dźwięk,

1. Upewnij się, czy oznaczenie nie jest już zarejestrowane przez inną osobę lub podmiot. Pomoże Ci w tym profesjonalista (np. rzecznik patentowy, prawnik specjalizujący się w prawie własności przemysłowej). Nie jest to zadanie trudne. Możesz to zrobić samodzielne – za pośrednictwem baz danych, dostępnych na stronie Urzędu Patentowego.  
2.  Wypełnij podanie. Pamiętaj o opłacie. 
3.  Od tego momentu Urząd Patentowy zajmuje się rozpoznaniem Twojego podania. W pierwszej kolejności weryfikuje je pod kątem formalno-prawnym i ogłasza zgłoszenie. Umożliwia to wnoszenie ewentualnych uwag i zastrzeżeń przez osoby trzecie, które mają podstawy do sprzeciwu przeciwko rejestracji danego znaku towarowego. Kolejny etap to już merytoryczna ocena zgłoszenia.  
4. Jeśli Urząd nie stwierdzi przeszkód w rejestracji, ogłoszenie o zgłoszeniu znaku towarowego zostaje opublikowane w Biuletynie Urzędu Patentowego RP. 
5. Od momentu ogłoszenia, osoby trzecie mogą, w terminie 3 miesięcy, zgłaszać sprzeciw wobec zgłoszenia znaku towarowego. Po bezskutecznym upływie tego terminu lub w przypadku oddalenia sprzeciwu, Urząd Patentowy rejestruje znak towarowy. 

Patrz bliżej: 

Zgłoszenie wynalazku, wzoru użytkowego, towarowego, przemysłowego oraz procedury uzyskania patentu, prawa ochronnego lub z rejestracji (część A) 

• Zgłoszenie wynalazku, wzoru użytkowego, towarowego, przemysłowego oraz procedury uzyskania patentu, prawa ochronnego lub z rejestracji (część B) 

Ważne:  

Pamiętaj, że okres ochronny trwa 10 lat. Po tym czasie konieczne jest odnowienie i opłacenie praw ze znaków towarowych! 

3.6 Zatrudnienie pracowników 

To od Ciebie zależy, czy pracę będziesz wykonywał samodzielnie, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, czy zdecydujesz się na zatrudnienie pracowników.  

Zatrudnienie ich nastąpić może na podstawie poniżej przedstawionych umów:

Umowa o pracę 

• Umowa zlecenia 

• Umowa o dzieło

•  Umowa o pracę nakładczą 

3.7 Źródła finansowania działalności  

3.7.1. Dotacje z urzędów pracy 

Przyszły przedsiębiorca, który planuje założyć własną działalność gospodarczą, może starać się o bezzwrotną dotację z urzędu pracy. Jest to możliwe tylko w przypadku wyboru jednoosobowej działalności gospodarczej. 

Warunki uzyskania dotacji:  

• Posiadanie statusu osoby bezrobotnej (po zarejestrowaniu w powiatowym urzędzie pracy jako osoba o takim statusie), statusu Absolwenta Centrum Integracji Społecznej lub Absolwenta Klubu Integracji Społecznej, bezrobotny nie może w przeciągu 12 miesięcy od dnia złożenia wniosku bez uzasadnienia odmówić przyjęcia propozycji zatrudnienia, przygotowania zawodowego bądź stażu.
• Odczekanie trzech miesięcy od rejestracji w urzędzie jako osoby bezrobotnej. Po tym czasie można złożyć wniosek o dofinansowanie. Niektóre urzędy skracają ten czas  do miesiąca, a inne zwiększają liczbę wymogów. Dlatego warto się zapoznać  z wewnętrznym regulaminem przyznawania dotacji obowiązującym w danym urzędzie. 
• Bezrobotny, starający się o dotację z urzędu pracy nie może być studentem studiów dziennych. Może studiować zaocznie. 
• Osoba, która stara się o dofinansowanie nie może prowadzić innej działalności gospodarczej. Dotyczy to okresu  12 miesięcy przed złożeniem wniosku (w niektórych urzędach pracy obowiązuje dłuższy okres). 

• Dotacji z urzędu pracy nie otrzyma osoba, która w okresie 12 miesięcy przed złożeniem wniosku, bez uzasadnienia, odmówiła przyjęcia propozycji zatrudnienia, przygotowania zawodowego lub stażu.
• Osoba, która stara się o dofinansowanie z urzędu pracy, nie może mieć na swoim koncie przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu. Dotyczy to okresu 2 lat, liczonych od dnia złożenia wniosku.
• Dotacji nie uzyska osoba, która już wcześniej otrzymała bezzwrotne środki publiczne na podjęcie działalności lub złożyła w tym samym czasie wniosek o dotację w innym urzędzie.
• Wysokość dotacji  zależy od możliwości finansowych danego urzędu. W praktyce jest to maksymalnie sześciokrotność przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw.
• Dofinansowanie należy wykorzystać zgodnie ze złożonym wnioskiem i we wskazanym w umowie terminie. W przypadku złamania warunków umowy lub prowadzenia działalności przez okres krótszy niż 12 miesięcy, trzeba zwrócić urzędowi pełną kwotę uzyskanej dotacji wraz z odsetkami, w terminie 30 dni.

3.7.2. Środki unijne 

• Od momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej, przedsiębiorcy obok samorządów są głównymi beneficjentami funduszy unijnych. Według informacji Ministerstwa Finansów, w kolejnych 7 latach dotychczasowy system wsparcia przedsiębiorców ma zmieniać się z dotacji w stronę wsparcia pozadotacyjnego. Mają to być kredyty, poręczenia i pożyczki udzielane przez pośredników finansowych, w tym banki oraz fundusze pożyczkowe i poręczeniowe. Mają być udzielane na preferencyjnych warunkach, korzystniejszych od tych panujących na rynku komercyjnym.  
• Obecnie, w ramach funduszy europejskich, wydatkowane są środki m.in. na rozwój działalności firmy (zakup sprzętu, doposażenia) oraz informatyzację (wprowadzenie e-handlu, portale e-usługowe). Jeśli jesteś zainteresowany uzyskaniem dotacji unijnej na swoją działalność, udaj się do jednego z punktów informacyjnych. Tam dowiesz się nie tylko o możliwościach uzyskania wsparcia finansowego, ale także o dotowanych szkoleniach, konkursach i kursach.  
• Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) dysponuje bogatą ofertą dotacji dla mikro, małych oraz średnich przedsiębiorców; przede wszystkim dla projektów realizowanych w formie startupu. Uzyskanie dotacji jest poprzedzone spełnieniem szeregu wymogów formalnych. Jest to procedura przygotowania dokumentów oraz składania wniosków. Przedsiębiorca, który uzyskał środki z funduszy unijnych jest zobowiązany do wykonania danego przedsięwzięcia w określonym czasie i jest z tego skrupulatnie sprawdzany.  
• Niewywiązanie się z umowy o dofinansowanie 
• Beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu uzyskanego dofinansowania wraz z odsetkami. Dlatego najlepszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem dla mikroprzedsiębiorców jest zawarcie umowy z firmą, która profesjonalnie zajmuje się sporządzaniem wniosków oraz odpowiada za kontakt z instytucją wdrażającą. Istotne jest odpowiednie sporządzenie umowy. Podmiot, który zajmuje się uzyskiwaniem środków europejskich zobowiązuje się również do nadzoru nad  kontaktami beneficjenta z instytucją wdrażającą, w trakcie wykonywania danego projektu.  
• PARP prowadzi różne nabory wniosków o dofinansowanie w ramach działań programów:  

1. ,,Inteligentny Rozwój'', Wiedza Edukacja Rozwój” - kierowane do mikro, małych i średnich przedsiębiorców w całej Polsce, 
2. ,,Polska Wschodnia'' - kierowane do mikro, małych i średnich przedsiębiorców z województw: lubelskiego, warmińsko-mazurskiego, świętokrzyskiego, podkarpackiego oraz podlaskiego. 

Warto również na bieżąco śledzić aktualne terminy naborów wniosków do poszczególnych programów, korzystając z oficjalnej strony PARP-u: 

http://www.parp.gov.pl/terminy-naborow 

3.8 Przepisy prawa: 

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz.U. 2022.1360 t.j.);
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2022.1467 t.j.);
3. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2022.690 t.j.);
4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2021.162 t.j.);
5. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 2022.1509 t.j.);
6. Ustawa z dnia 30 czerwca 2000 roku Prawo własności przemysłowej (Dz.U. 2021.324 t.j.);
7. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. 2022.1510 t.j.);
8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 roku w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności;
9. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r., o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018.357);
10. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. (Dz.U. 2023.1220 t.j.);
11. Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U 2022.1876 t.j.);
12. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych;
13. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020.164 t.j.);
14. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
15. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019.1781 t.j.).

Stan prawny - 31.01.2023