„I żyli długo i szczęśliwie”- opis nieszablonowej działalności kompleksowego organizowania ślubów i wesel

Poniższe opracowanie przedstawia otoczenie prawne dla podjęcia i prowadzenia działalności, polegającej na organizowaniu przyjęć weselnych. Może zostać wykorzystane także przy innych pomysłach na biznes, dotyczący planowania i realizowania imprez okolicznościowych, np. spotkań hobbystycznych, artystycznych, pokazów, eventów, wyjazdów integracyjnych lub spotkań rodzinnych.

Tego typu działalność nie jest (poza wyjątkami - patrz niżej) działalnością regulowaną.
Nie wymaga więc specjalnych uprawnień czy certyfikacji. Nie są też potrzebne żadne zezwolenia, pozwolenia ani koncesje. Jednak z uwagi na ogólne regulacje i specyfikę tej działalności ważne jest, aby przestrzegać wymogów prawnych związanych z wykonywaniem poszczególnych rodzajów usług.

Kto może zostać organizatorem spotkań, przyjęć, eventów

Każda działalność gospodarcza wymaga zarejestrowania. Najpierw trzeba wybrać formę prowadzenia.

Może to być, np.:

• indywidualna działalność gospodarcza, prowadzona przez osobę fizyczną, która jest jednocześnie właścicielem firmy i tę działalność wykonuje osobiście,
• przedsiębiorstwo rodzinne - może być prowadzone w dowolnej formie prawnej,
• spółka (osobowa, handlowa – wyjątkiem jest spółka partnerska, którą mogą tworzyć jedynie wolne zawody).

Rejestrowanie własnej działalności polega na zgłoszeniu jej w miejscu zamieszkania, poprzez złożenie formularzu CEIDG-1:

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
• elektronicznie przez Internet, korzystając z bezpiecznego podpisu kwalifikowanego albo przy wykorzystaniu odpowiedniej aplikacji na stronie danego miasta lub gminy – tzw. profilu zaufanego ePUP.

W przypadku spółek kapitałowych, rejestracja odbywa się we właściwym ze względu
na siedzibę spółki sądzie rejestrowym (KRS). Również istnieje możliwość rejestracji on-line.
Po złożeniu wniosku CEIDG-1, uzyskuje się wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, który jest jednoznaczny z przyznaniem NIP oraz numeru REGON. Całą procedura jest bezpłatna.

O różnych formach prowadzenia działalności gospodarczej, możesz przeczytać tutaj: Wybór formy działalności

W zgłoszeniu indywidualnej działalności gospodarczej (odpowiednio dla określenia przedmiotu działalności w innej formie prawnej) należy posługiwać się klasyfikacją PKD, czyli Polską Klasyfikacją Działalności.

Organizowanie przyjęć weselnych zostało sklasyfikowane jako:

• 82.30 Z Działalność związana z organizacją targów, wystaw, kongresów
• 93. 29 Z Pozostała działalność rozrywkowa i rekreacyjna
• 96.09 Z Pozostała działalność usługowa, gdzie indziej nieklasyfikowana.

Wniosek CEIDG-1 to także wybór formy opodatkowania. Zależy ona od planowanych dochodów oraz kosztów. Do wyboru masz:

• rozliczenie wg ogólnej skali podatkowej – daje możliwość skorzystania z kwoty wolnej od podatku (określonej przepisami dotyczącymi ulg podatkowych) oraz wspólnego rozliczenia się z małżonkiem,
• rozliczenie wg stawki liniowej 19% - przy uwzględnieniu ulgi dla start-upów,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Dwa ostatnie przypadki wykluczają ulgi podatkowe i wspólne koszty.

Więcej o formie opodatkowania:

Poradnik Obciążenia publiczno-prawne, świadczenia podatku, składki – zestawienie

Jeżeli chcesz działać jako podatnik podmiotowo zwolniony z VAT lub czynny podatnik VAT, musisz złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R.

Opcja z VAT będzie korzystna dla tych, którzy:

• świadczą usługi głównie na rzecz czynnych podatników VAT (wówczas usługi będą “tańsze” o VAT),
• świadczą usługi opodatkowane stawką poniżej 23% (wystąpi nadwyżka podatku naliczonego - wydatki, nad należnym - sprzedaż),
• w ramach działalności będą realizować transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Kolejny krokiem, po wniosku CEIDG-1 i VAT-R, jest formularz ZUS ZUA, czyli zgłoszenie do ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli rozpoczynasz działalność, możesz na starcie skorzystać z ulg w płatnościach składek ZUS.

3.1 Lokalizacja – gdzie możesz prowadzić swoją działalność

Jakie warunki muszą spełniać budynki i pomieszczenia?

Organizujesz imprezy, eventy - nie musisz mieć własnego biura. Siedzibą może być Twój dom/mieszkanie.

• Prowadzenie działalności w lokalu/budynku mieszkalnym - skutki, zobowiązania, obowiązki
• Zmiana użytkowania lokalu może się wiązać z wyższym podatkiem od nieruchomości oraz opłatami.

Wykorzystywanie części własnego mieszkania w celach firmowych to z jednej strony korzystanie z przywilejów (np. część opłat eksploatacyjnych możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu). Jesteś jednak zobowiązany do poinformowania urzędu gminy lub miasta, spółdzielni mieszkaniowej, wspólnoty lub właściciela o fakcie prowadzenia takiej działalności. To wiąże się z naliczaniem wyższej stawki podatku od nieruchomości (lub jej części).

Pamiętaj, gdy wynajmujesz budynek/lokal sprawdź, czy możesz w nim prowadzić daną działalność gospodarczą. Właściciel lokalu/budynku powinien przedstawić Ci odpowiednie dokumenty, które potwierdzą ten stan (np. decyzję o pozwoleniu na użytkowanie). Jeżeli chcesz przystosować wynajmowany budynek/lokal do swoich potrzeb (np. przebudować go lub zmienić sposób użytkowania) musisz uzyskać zgodę właściciela.

Gdy jesteś właścicielem budynku/lokalu, możesz wydzielić część pomieszczeń, adaptować je, przebudować, rozbudować. Konieczne jest uzyskanie stosownych pozwoleń - na budowę, rozbudowę (zmianę sposobu użytkowania).

Zmiana sposobu użytkowania (również w przypadku przebudowy lub remontu) jest wymagana, gdy działalność gospodarcza, którą prowadzisz, zmienia warunki:

• bezpieczeństwa pożarowego,
• powodziowego,
• pracy,
• zdrowotne,
• higieniczno-sanitarne,
• ochrony środowiska
• wielkości lub układu obciążeń.

Decyzja dotycząca zmiany użytkowania będzie podjęta po analizie zakresu i sposobu wykonywanej działalności. Będzie też uwzględniać wielkość (rozmiar) prowadzonego przedsiębiorstwa – to w sytuacji, gdy planujesz organizować imprezy w lokalu/budynku własnym dostosowanym do tych potrzeb.

Umowa najmu lokalu i powierzchni

Umowa dzierżawy:

3.2 Zawarcie związku małżeńskiego – tylko zgodnie z prawem

Obowiązujące przepisy

Na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, związek małżeński mogą zawrzeć osoby spełniające kryteria opisane w Ustawie z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy. Organizując w pełnym zakresie ślub oraz wesele, warto wcześniej poznać wymogi, jakie muszą spełniać np. potencjalni świadkowie. Dzięki temu uniknie się sytuacji, np. kwestionowania tuż przed ślubem dokumentów złożonych w USC lub w parafii.

Małżeństwo, zgodnie z Ustawą Kodeks Rodzinny, mogą zawrzeć wyłącznie dwie osoby odrębnej płci (kobieta i mężczyzna), którzy ukończyli 18 lat. Sąd, z ważnych powodów, może wyrazić zgodę na zawarcie małżeństwa przez kobietę, która ukończyła lat 16.

Ponadto, bezwzględną przeszkodą dla zawarcia małżeństwa są:

• ubezwłasnowolnienie całkowite jednego z małżonków
• choroba psychiczną bądź umysłowa jednego z małżonków
  (Sąd może jej zezwolić na zawarcie małżeństwa, kiedy stan zdrowia lub umysłu takiej osoby nie zagraża małżeństwu ani zdrowiu przyszłego potomstwa i jeżeli osoba nie została ubezwłasnowolniona całkowicie).
• pozostawanie we wcześniej zawartym związku małżeńskim
• powinowactwo lub pokrewieństwo przyszłych małżonków - krewni w linii prostej, rodzeństwo oraz powinowaci w linii prostej (z ważnych powodów sąd może zezwolić na zawarcie małżeństwa między powinowatymi)
• przysposobienie pomiędzy przyszłymi małżonkami.

Małżeństwo może być zawarte przed urzędnikiem stanu cywilnego lub duchownym, podlegającym prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego.

W warunkach polskich są to księża z parafii jednego z przyszłych małżonków.

3.3 Przyjęcia okolicznościowe/eventy a imprezy masowe

Przepisy prawa nakładają na organizatorów imprez masowych bardzo rygorystyczne wymagania. Sprawdź, czy organizowany przez Ciebie event nie będzie uznany za takie wydarzenie. Wówczas musisz mieć oddzielne pozwolenia.

Nie są imprezami masowymi, w rozumieniu niniejszej ustawy:

• wydarzenia odbywające się w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki,
• organizowane w placówkach oświatowych,
• imprezy sportowe organizowane wyłącznie dla sportowców niepełnosprawnych,
• imprezy organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży,
• imprezy rekreacyjne.

Przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych nie odnoszą się też do imprez masowych nieodpłatnych, organizowanych na terenach zamkniętych, które są w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez:

• ministra obrony narodowej,
• ministra sprawiedliwości,
• ministrów właściwych: do spraw wewnętrznych, do spraw oświaty i wychowania, do spraw szkolnictwa wyższego oraz do spraw kultury fizycznej i sportu, jeżeli jednostki te są organizatorami imprezy masowej.

Przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych stosuje się do eventów organizowanych na terenach zamkniętych, także nieodpłatnie, ale należących do podmiotów prywatnych.

3.4 Lokal, w którym może odbywać się przyjęcie weselne/impreza okolicznościowa

Lokal, w którym będzie odbywało się przyjęcie okolicznościowe/event uznawany jest za pomieszczenie przeznaczone na potrzeby gastronomii. W związku z tym, uważa się za go budynek użyteczności publicznej i powinien spełniać konkretne warunki techniczno-budowlane. Są one określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r., w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie.

W związku z powyższym rozporządzeniem, budynek m.in. powinien:

• być przystosowany dla osób niepełnosprawnych;
• posiadać utwardzone wejście;
• być wyposażony w instalację telekomunikacyjną;
• posiadać właściwie zagospodarowane i drożne wyjścia ewakuacyjne.

Ponadto, jeżeli w budynku, o którym mowa jest wykonywana praca, powinien on spełniać warunki ogólne z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Specjalnej z dnia 26 września 1997 r., w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

3.5 Muzyka w trakcie przyjęcia okolicznościowego/eventu

Nie ma wesela bez muzyki

Zgodnie z prawem autorskim, istotny jest rodzaj organizowanego wydarzenia. Można je podzielić na dwie kategorie:

• wydarzenia publiczne (np. festyny, targi, eventy),
• wydarzenia prywatne/zamknięte (np. wesela, chrzciny, urodziny).

Jeżeli event, zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, uznany jest za wydarzenie publiczne, nie wolno korzystać z utworów, bez zgody twórców. Zgodnie z art. 23 Ustawy Prawo autorskie „Bez zezwolenia twórcy wolno nieodpłatnie korzystać z już rozpowszechnionego utworu w zakresie własnego użytku osobistego. Przepis ten nie upoważnia do budowania według cudzego utworu architektonicznego i architektoniczno-urbanistycznego oraz do korzystania z elektronicznych baz danych spełniających cechy utworu, chyba że dotyczy to własnego użytku naukowego niezwiązanego z celem zarobkowym”.

Związek Producentów AudioVideo (ZPAV) może w towarzystwie prokuratora i policjantów, kontrolować czy DJ lub inne osoby odpowiedzialne za oprawę muzyczną, posiadają oryginalne płyty. W przeciwnym razie kara może wynieść nawet 20 tysięcy złotych.

ZPAV „sprzedaje” licencje dla prezenterów, by mogli legalnie wgrać oryginalne płyty
do komputera.

Licencję może posiadać właściciel budynku, w którym organizowane jest wydarzenie, główny organizator lub firma realizująca event.

Jeżeli wydarzenie nie jest publiczne - jest organizowane np. w zamkniętym gronie rodzinnym, to zgodnie z art. 23 pkt. 2 nie jest wymagane wykupienie oferowanych przez ZAIKS licencji.

„Zakres własnego użytku osobistego obejmuje korzystanie z pojedynczych egzemplarzy utworów przez krąg osób pozostających w związku osobistym, w szczególności pokrewieństwa, powinowactwa lub stosunku towarzyskiego”.

3.6 Catering na przyjęciach okolicznościowych/eventach

Dania serwowane w trakcie przyjęć bardzo często stanowią o jakości imprezy i mocno wpływają na wrażenia uczestników (pozytywne lub negatywne). Jeżeli nie nadają się do konsumpcji, organizator ponosi odpowiedzialność z tytułu utraty zdrowia, jak i narażenia się na utratę zdrowia uczestników imprezy.

Koniecznie trzeba zadbać, by dania były przygotowane w miejscach do tego przeznaczonych.

• Ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia,
• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych,
• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego,

Ponadto, powinien spełniać wymogi HACCP.

Na przyjęciu może pojawić się catering, przygotowany w innym miejscu niż organizowane przyjęcie. Warto sprawdzić, czy spełnia ono wszelkie wymogi sanitarne.

• Musi być tak usytuowane, zaprojektowane, skonstruowane oraz utrzymywane w czystości, dobrym stanie i kondycji technicznej, aby uniknąć ryzyka zanieczyszczenia, w szczególności przez zwierzęta i szkodniki.
• Posiada odpowiednie urządzenia, aby utrzymać właściwą higienę personelu (włącznie ze sprzętem do higienicznego mycia i suszenia rąk, higienicznymi urządzeniami sanitarnymi i przebieralniami).
• Powierzchnie, które mają kontakt z żywnością muszą być w dobrym stanie, łatwe do czyszczenia i dezynfekcji. Powinny być wykonane z gładkich, zmywalnych, odpornych na korozję i nietoksycznych materiałów.

• warunki do czyszczenia i dezynfekcji narzędzi do pracy i sprzętu,
• odpowiednia ilość gorącej i/lub zimnej wody pitnej,
• odpowiednie warunki i/lub udogodnienia dla higienicznego składowania i usuwania niebezpiecznych i/lub niejadalnych substancji i odpadów (zarówno płynnych, jak i stałych),
• odpowiednie udogodnienia i/lub warunki dla utrzymywania i monitorowania właściwych warunków termicznych żywności.

Wszystkie czynności wykonywane przy produkcji żywności należy prowadzić w sposób zapobiegający ich zanieczyszczeniu.

3.7 Ochrona danych osobowych a przedsiębiorstwo zajmujące się organizacją eventów, czyli RODO na weselu

W przypadku organizacji wesela lub każdej innego przyjęcia okolicznościowego, należy zadbać o uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W trakcie podpisywania umowy na organizację przyjęcia/eventu musisz:

• poinformować swoich klientów, że gromadzisz ich dane osobowe, przechowujesz je i będziesz przetwarzał,
• uzyskać zgody na zakres przetwarzania danych Twoich klientów oraz innych dane osobowych, które będziesz przetwarzał na zasadzie powierzenia.

Lista gości z adresami, to już zbiór danych osobowych. Jeżeli masz rozsyłać zaproszenia, to Twoi klienci muszą uzyskać zgodę zainteresowanych.

Zgodnie z RODO, jeżeli w celu wykonywania umowy podanie i przetwarzanie danych jest niezbędne, to nie potrzebujesz zgody osoby, której dane dotyczą.

Masz jedynie obowiązek poinformować ją:

• że będziesz administratorem jej danych oraz podać dokładną nazwę swojej firmy,
• jaki jest cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych,
• jakim odbiorcom będą przekazywane dane (firma cateringowa, DJ itp.),
• przez jaki okres dane będą przechowywane,
• o przysługujących jej uprawnieniach, a więc prawie do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawie do przenoszenia danych,
• o przysługującym jej prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego (czyli obecnego GIODO),

Musisz poinformować, że podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy,
a ich niepodanie spowoduje, iż realizacja umowy będzie niemożliwa

Zgodnie z RODO, informacje powinny być przekazane w sposób zwięzły, przejrzysty, zrozumiały i łatwo dostępny.

3.8 Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 25 lutego 1994 r., Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U 2020.1359 t.j.);
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. 2021.162 t.j.);
3. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U 2021.2351 t.j.);
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO);
5. Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2022.2132 t.j.);
6. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 852/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz.U.UE.L.2004.139.1);
7. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, (Dz.U.UE.L.2002.31.1);
8. Ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U.2022.1466 t.j.);
9. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. Prawo autorskie i prawa pokrewne (Dz.U.2022.2509 t.j);
10. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r., w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz.U.2015.1422 t.j.);
11. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Specjalnej z dnia 26 września 1997 r., w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. (Dz.U.2003.169.1650 t.j.).

Stan prawny - 31.01.2023