Internetowe targi branżowe – jak zostać organizatorem i zarabiać na konferencjach i targach online?

Uwielbiasz spędzać czas na wszelkiego rodzaju targach? Często surfujesz po serwisach internetowych zgłębiając techniki reklamy i handlu?

Jeśli na obydwa pytania odpowiedziałeś twierdząco, to być może rozważałeś również zajęcie się organizacją targów online w Internecie? W dzisiejszych czasach coraz więcej działalności przenosi się do strefy online. Chętniej spędzamy wieczory online oglądając filmy, seriale, czy odwiedzając platformy z grami - Internet stał się także doskonałym miejscem na prowadzenie przedsiębiorstwa, w szczególności w sferze handlu i reklamy. Dlaczego więc tego nie wykorzystać i nie pomyśleć o prowadzeniu działalności gospodarczej polegającej na prowadzeniu serwisu organizującego targi online?

Niewątpliwą zaletą takiej działalności w Internecie jest możliwość zdobycia wystawców/prelegentów nie tylko pochodzących z różnych miejscowości, lecz także krajów i kontynentów!

Niniejsze opracowanie przedstawia otoczenie prawne dotyczące działalności gospodarczej w zakresie stworzenia serwisu, organizującego targi online i oferującego udział w nich swoim użytkownikom. Serwis omawiany w tym opracowaniu przeznaczony jest zarówno dla biorących udział w organizowanych wydarzeniach, jak i partnerach takich wydarzeń, czyli prelegentów i wystawców. Właściciele serwisu będą samodzielnie wybierać rodzaj wydarzenia, poszukiwać kontrahentów do współpracy (wystawcy/firmy/uczelnie/autorytety) i zapraszać do udziału online zainteresowanych udostępniając im odpłatnie udział w wydarzeniu online.

Wskazówki zawarte w poniższym opracowaniu mogą być wykorzystywane również przy innych pomysłach biznesowych, związanych z prowadzeniem serwisów online. Ponadto omówione poniżej aspekty prawne, takie jak forma prawna prowadzenia działalności, są przydatne dla każdego, kto zastanawia się nad rozpoczęciem działalności związanej z branżą IT, w tym nowych technologii.

Jeśli marzysz prowadzeniu nowoczesnego serwisu online, poświęć chwilę na lekturę tego dokumentu. Po jego przeczytaniu będziesz już wiedział od czego zacząć i na co warto zwrócić uwagę. Przede wszystkim dowiesz się, jak rozpocząć prowadzenie Twojej działalności, jaką formę wybrać, jak założyć stronę internetową oraz jak chronić Twój pomysł, aby ktoś inny nie próbował go wykorzystać bez Twojej zgody i wiedzy. Wyjaśnimy Ci również, jakie obowiązki na Tobie ciążą i jak się z nich wywiązać – w końcu będziesz przetwarzał dane osobowe osób biorących udział w wydarzeniach, które muszą być przez Ciebie odpowiednio chronione i przetwarzane. Wreszcie, damy Ci wskazówki jak stworzyć Twój własny Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, dzięki czemu Twoi użytkownicy będą czuli się bezpieczni i zaopiekowani!

Poradnik – Wybór formy działalności

2.1. Jednoosobowa działalność gospodarcza

Najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jest jednoosobowa działalność gospodarcza uregulowana w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny („dalej jako Kodeks cywilny” lub „k.c.”) oraz ustawie o centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorcy z dnia 6 marca 2018 roku. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest odpowiednia przede wszystkim dla małych przedsięwzięć, jednakże nie wyklucza to prowadzenia większej działalności w tej formie. Istotą jednoosobowej działalności gospodarczej jest działanie przedsiębiorcy we własnym imieniu i na własny rachunek. Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący działalność w tej formie jest jedyną osobą ponoszącą pełną odpowiedzialność związaną z prowadzeniem działalności. Zatem prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą będziesz wyłącznie uprawniony do podejmowania wszelkich decyzji, w tym w przedmiocie zarządzania firmą, jednakże będziesz również wyłącznie odpowiedzialnym z tytułu wszelkich zobowiązań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zobowiązań finansowych.

Aby rozpocząć działalność gospodarczą w formie jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne jest dokonanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej („CEIDG”), czyli ewidencji przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Na marginesie warto przypomnieć, że termin „osoba fizyczna” stanowi prawne określenie człowieka od chwili urodzenia do chwili śmierci.

Wpisu dokonuje się na bezpłatny wniosek, którym jest formularz elektroniczny zamieszczony na stronie CEIDG. Dokonanie wpisu oznacza wprowadzenie do systemu teleinformatycznego danych ewidencyjnych oraz informacyjnych wskazanych w formularzu. Co do zasady wpis powinien nastąpić nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu do CEIDG wniosku o wpis.

Istnieje kilka sposobów złożenia wniosku do CEIDG.

Po pierwsze, wniosek o wpis można przygotować przez Internet i złożyć go online. W tym celu konieczne jest uprzednie utworzenie i aktywowanie specjalnego konta w systemie informatycznym. Aby skorzystać z tego trybu musisz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Aby złożyć wniosek w omawiany sposób skorzystaj ze strony CEIDG (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/736 ).

Po drugie, wniosek o wpis można przygotować przez Internet i podpisać w wybranym urzędzie gminy. Przygotowanemu wnioskowi zostanie nadany określony kod, który zostanie udostępniony osobie wypełniającej wniosek. Kod ten należy zachować i podać urzędnikowi w gminie, dzięki czemu urzędnik będzie mógł odnaleźć wypełniony wniosek w systemie, wydrukować go i przedłożyć przedsiębiorcy do podpisu. W tym przypadku nie musisz posiadać kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani podpisu zaufanego, gdyż wniosek jest podpisywany przez Ciebie własnoręcznie w wybranym urzędzie gminy. Musisz jednak pamiętać, że między złożeniem wniosku online, a wizytą w urzędzie gminy w celu jego podpisania nie może upłynąć więcej niż 7 dni.

Po trzecie, możesz także złożyć wniosek przez Internet podpisując go podpisem elektronicznym. Swój podpis elektroniczny możesz zdobyć nie wychodząc z domu! Jeżeli zastanawiasz się jak to zrobić, w zakładce Bank Wiedzy przygotowaliśmy dla Ciebie dokument pt. „Jak założyć Profil Zaufany? Jak podpisać dokument elektronicznie? Czym jest podpis zaufany?”, po jego przeczytaniu uzyskanie podpisu elektronicznego stanie się dziecinnie proste!

Po czwarte, możesz wydrukować formularz stanowiący wniosek o wpis w CEIDG i uzupełnić go ręcznie. Wypełniony w ten sposób wniosek możesz złożyć osobiście w urzędzie gminy lub przesłać go za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

2.2. Spółka cywilna

Spółka cywilna uregulowana została w Kodeksie cywilnym. W rzeczywistości spółka cywilna jest jedynie umową zawartą przez co najmniej dwóch przedsiębiorców, mocą której strony umowy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności poprzez wniesienie wkładów. Umowa spółki cywilnej musi zostać zawarta w formie pisemnej. Spółka cywilna, może zostać utworzona, przez co najmniej 2 osoby fizyczne bądź dwie osoby prawne.

Prowadzenie działalności w formie spółki cywilnej będzie dla Ciebie odpowiednie, jeżeli chcesz prowadzić serwis wspólnie z kimś, kto miał wkład w jej opracowanie i w związku z tym chcecie razem czerpać z niej zysk. Oczywiście, tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nie ma przeszkód, aby w formie spółki cywilnej prowadzić również działalność gospodarczą w większym rozmiarze. Należy jednak pamiętać, że za zobowiązania zaciągnięte w ramach spółki cywilnej odpowiedzialni są wszyscy wspólnicy solidarnie całym swoim majątkiem.

Wkład wspólnika spółki cywilnej może polegać na wniesieniu do spółki własności lub innych praw albo na świadczeniu usług. Jednak należy pamiętać, że w przypadku, gdy wkładem ma być nieruchomość, to umowa spółki cywilnej będzie wymagać formy aktu notarialnego.

Co istotne, pomimo braku podmiotowości prawnej spółka cywilna posiada NIP i REGON oraz może być płatnikiem podatku VAT. Przy czym płatnikami podatku dochodowego w spółce są poszczególni jej wspólnicy.

Podsumowując, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy pamiętać, że spółka prawa cywilnego jest jedynie umową, zatem nie może być podmiotem praw i obowiązków, a w konsekwencji wpisowi do rejestru przedsiębiorców (CEIDG lub KRS) podlegają poszczególnymi wspólnicy (strony umowy) spółki cywilnej. Wpisu do CEIDG dokonuje się na zasadach omówionych w punkcie 2.1.

Osoby prawne oraz tzw. ułomne osoby prawne również mogą zawiązać spółkę cywilną. W takim przypadku – jeżeli któryś ze wspólników jest na przykład spółką prawa handlowego – prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zobacz także:

Umowa spółki cywilnej - wzór

2.3. Spółka prawa handlowego

Istotą spółki jest zrzeszenie osób lub kapitału w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Spółki prawa handlowego uregulowane zostały w ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej jako: „Kodeks spółek handlowych”, „k.s.h.”). Podstawowym podziałem spółek handlowych jest podział na spółki osobowe i spółki kapitałowe.

Prowadzenie działalności w formie spółki handlowej będzie dla Ciebie odpowiednie, jeżeli już na początku wiesz, że Twoja działalność wkrótce nabierze znacznych rozmiarów.

Spółka osobowa będzie dla Ciebie lepszym wyborem, jeżeli przy wdrożeniu serwisu ściśle współpracujesz z jego współpomysłodawcą i razem chcecie go rozwijać. Spółkami osobowymi są spółki zrzeszające wspólników w celu wykonywania działalności gospodarczej, której podstawą jest praca wykonywana przez wspólników osobiście. Odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszą solidarnie spółka i wspólnicy całym swoim majątkiem. Spółkami osobowymi są: spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa oraz spółka komandytowo-akcyjna. Spośród tych spółek jedynie spółka partnerska zastrzeżona została dla osób wykonujących określone zawody, do których nie zaliczają się zawody związane z branżą IT. Zatem jeżeli chcesz prowadzić działalność gospodarczą w formie spółki osobowej, a Twój biznes polega na utworzeniu serwisu prowadzącego targi online pozostaje Ci do wyboru spółka jawna, komandytowa lub komandytowo-akcyjna.

Natomiast spółkę kapitałową powinieneś wybrać, jeżeli masz pomysł, który ma potencjał, lecz nie dysponujesz środkami pieniężnymi niezbędnymi do jego realizacji. Spółkami kapitałowymi są spółki zrzeszające kapitał. Co do zasady w spółkach kapitałowych brak jest więzi osobistej pomiędzy działalnością prowadzoną przez spółkę, a wspólnikami. Konsekwencją tego jest zasada nieponoszenia przez wspólników spółek kapitałowych odpowiedzialności za zobowiązania spółki wobec osób trzecich. Spółkami kapitałowymi są: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna oraz spółka akcyjna.

Właściwym rejestrem przedsiębiorców dla spółek prawa handlowego jest Krajowy Rejestr Sądowy („KRS”) uregulowany w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym („ustawa o KRS”). Krajowy Rejestr Sądowy jest prowadzony przez sądy rejonowe, dlatego wniosek o wpis powinien zostać złożony do sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Zasady postępowania o dokonanie wpisu znajdują się w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego („k.p.c.”).

Co do zasady wpisu do KRS dokonuje się na wniosek uprawnionego podmiotu zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi w Kodeksie spółek handlowych lub w umowie spółki. Wniosek o wpis do KRS podlega obligatoryjnej opłacie za dokonanie wpisu w wysokości 500 zł oraz opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł.

Wniosek powinien zostać złożony za pomocą systemu teleinformatycznego Portal Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl) na formularzu udostępnionym w systemie.

Do wniosku należy dołączyć niezbędne dokumenty. Z tego trybu zobowiązani są do skorzystania przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego.

Ponadto, obowiązuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 października 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu składania wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego dotyczących spółek, których umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki udostępnionego w systemie teleinformatycznym S24. Tryb ten polega na tym, że wnioskodawca przygotowuje wniosek w postaci formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym oraz wytwarza w systemie dokumenty stanowiące załączniki do wniosku (o ile nie można ich dołączyć na podstawie przepisów odrębnych od ustawy o KRS), a następnie podpisuje go za pomocą podpisu elektronicznego. W tym przypadku opłata za wpis będzie niższa.

Należy również pamiętać, aby do wniosku załączyć wymagane przez przepisy szczególne Kodeksu spółek handlowych dokumenty w oryginale lub poświadczone przez notariusza, np. umowę spółki.

Czytaj także:

Wyszukiwarka – Wzory - Umowy Spółki

3.1. Jak zatrudniać pracowników?

Nawet, jeżeli na początku chcesz prowadzić serwis internetowy samodzielnie, to po pewnym czasie wraz z rosnącą ilością organizowanych przez Ciebie wydarzeń możesz potrzebować kolejnych rąk do pomocy.

Z pewnością zastanawiasz się zatem nad zatrudnieniem personelu. Poniżej podpowiadamy, w jaki sposób możesz to zrobić.

Najpopularniejszym sposobem jest zawarcie umowy o pracę. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy stanowi, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Podstawowymi elementami umowy o pracę jest określenie jej przedmiotu, tj. rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wysokości wynagrodzenia pracownika, wymiaru czasu pracy oraz terminu jej rozpoczęcia.

W praktyce oznacza to, że konkretna osoba, z którą zawrzesz umowę o pracę będzie zobowiązana do osobistego świadczenia pracy na Twoją rzecz i w Twoim imieniu, a zatem na Twoje ryzyko. Za działania pracownika odpowiadać będziesz Ty – jako pracodawca. Pracownik będzie wykonywał pracę w dni wskazane w umowie, np. w dni robocze lub w dni ustalane w comiesięcznym harmonogramie.

Wykonywanie pracy przez pracownika ma polegać na starannym działaniu, wykonywanym pod kierownictwem pracodawcy. Warto więc sprecyzować w umowie oczekiwania wobec pracownika, tak aby dla obu stron umowy było jasne, co należy do jego obowiązków. Wbrew niektórym praktykom na rynku, umowa o pracę nie dotyczy wszelkiej pracy, lecz pracy określonej co do rodzaju, a więc pracy o charakterze powtarzalnym.

Miej świadomość, że zatrudniany przez Ciebie pracownik nie powinien wykonywać każdej pracy, jaką mu zlecisz, lecz tylko tę wynikającą z umowy. Pamiętaj zatem by zlecać swoim pracownikom wyłącznie pracę, której zakres umieszony został w podpisanej przez obie strony umowie o prace.

Do Twoich obowiązków będzie zaś należała między innymi wypłata wynagrodzenia.

Umowę o pracę możesz zawrzeć na okres próbny albo od razu na czas określony lub na czas nieokreślony. Proponujemy, aby pierwsza umowa była umową zawartą na okres próbny. Okres próbny wynosi maksymalnie 3 miesiące i służy sprawdzeniu kompetencji pracownika.

Pamiętaj, że umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W przeciwnym razie narazisz się na karę grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł, co byłoby dla Ciebie dotkliwe tym bardziej, że dopiero zaczynasz prowadzić działalność, więc prawdopodobnie nie dysponujesz zbyt dużym budżetem.

Taka sama kara grozi Ci, jeżeli pomimo spełnienia wszystkich wyżej wskazanych cech, zawierasz z osobą trzecią umowę cywilnoprawną, np. umowę zlecenie lub umowę o świadczenie usług.

W Twoim przypadku w zależności, czy osoba z którą chcesz zawrzeć umowę prowadzi swoją indywidualną działalność gospodarczą, czy nie - może to być umowa zlecenia, umowa o dzieło bądź umowa o świadczenie usług.

Przepisy o umowie zlecenia znajdują się w Kodeksie cywilnym. Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie (odpowiednik pracownika) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (odpowiednik pracodawcy – Ciebie). W przeciwieństwie do umowy o pracę, umowa zlecenie nie musi zostać zawarta w formie pisemnej, a wynagrodzenie nie ma charakteru obligatoryjnego. Niemniej jednak, jeżeli postanowienia zawartej umowy nie stanowią inaczej i nic innego nie wynika z okoliczności, przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) jest uprawniony do otrzymania wynagrodzenia w wysokości odpowiadającej wykonanej przez niego pracy. Natomiast tak jak w przypadku umowy o pracę, zleceniobiorca jest zobowiązany jedynie do starannego działania. Odmiennie niż pracownik, zleceniobiorca nie musi się jednak stosować do wskazówek dającego zlecenie.

Zobacz również:

Umowa o pracę

Umowa o dzieło

Umowa o pracę nakładczą

Poradnik – Zestawienie form zatrudnienia

Niewątpliwie najważniejszym elementem Twojego przedsiębiorstwa jest posiadanie własnej, właściwie przygotowanej i zarejestrowanej strony internetowej.

Pierwszym krokiem w stronę rozwoju Twojej działalności powinien być więc zakup właściwej, wybranej przez Ciebie domeny oraz serwera (możesz w tym celu zawrzeć umowę zlecenia z informatykiem, który pomoże Ci zrobić to sprawnie i szybko.

Zobacz:

Umowa zlecenia

3.1.1. Domena

Koszty rejestracji domeny są niewielkie (domenę odnawiamy co roku). Poniżej zamieszczamy krótką instrukcję stworzenia domeny.

• Musisz utworzyć konto u jednego z tzw. rejestratorów domen. Przykładowe firmy to: nazwa.pl, home.pl, active24.pl lub domeny.pl. Podajesz tu online wszystkie dane (firmowe lub osobiste) i szukasz domeny. Te stanowiące odzwierciedlenie popularnych słów, np. kredyty.pl są – oczywiście – od dawna zajęte. Niech to będzie wyzwanie dla Twojej kreatywności!
• Funkcję administratora prowadzącego rejestr krajowej domeny internetowej, tj. domeny z końcówką .pl, pełni Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa (NASK) Państwowy Instytut Badawczy
• W praktyce, rejestracja domen dokonywana jest przez firmy partnerskie NASK. Spośród ich ofert, możesz wybrać tę najbardziej konkurencyjną cenowo.
• Sprawdź, czy adres Twojego portalu, czyli wybrany przez Ciebie ciąg wyrazów, nie jest już wykorzystywany przez kogoś innego. W tym celu skorzystaj z dns.pl

Wszelkie prawa i obowiązki związane z użytkowaniem przez Ciebie domeny.pl będą opierały się na umowie zawartej pomiędzy Tobą a NASK (lub akredytowanym partnerem). Zwróć uwagę, że prawo do domeny nie jest prawem własności. Masz jedynie status abonenta domeny, a nie jej właściciela. Jednakże niezależnie od tego Twoje logo (o ile je wcześniej zgłosiłeś w Urzędzie Patentowym) będzie objęte prawem ochrony do znaku towarowego.

3.1.2. Serwer

Większość firm oferujących rejestrację domeny proponuje również usługi serwerowe. Utrzymywaniem serwerów zajmują się firmy hostingowe. Miejsce na serwerze można wykupić od jednego dostawcy – właśnie jako „usługi hostingowe”. Przed wyborem firmy, przeczytaj opinie innych internautów. Tworzenie strony internetowej to także wybór języka programowania oraz szaty graficznej dla Twojego serwisu. Jeżeli nie masz umiejętności w tym zakresie, możesz skorzystać z pomocy programisty i/lub grafika - freelancera, który za ustaloną kwotę podejmie się tego zadania.

3.2. Pozycjonowanie serwisu

Na pewno wiesz, że można pozycjonować strony internetowe. Obecnie konkurencja na rynku jest tak duża, że zaniedbanie pozycjonowania może spowodować, że Twój serwis nie odniesie sukcesu niezależnie od tego jak dobra będzie. Pamiętaj, że nie tylko Ty chcesz prowadzić serwis zajmujący się prowadzeniem targów online.

Pozycjonowanie Twojego serwisu sprawi, że pojawi się on wyżej w wynikach wyszukiwania, a w konsekwencji częściej będzie wybierany przez potencjalnych użytkowników.

Proces pozycjonowania tak naprawdę zaczyna się już w Twoim biurze. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić jest rzetelna analiza rynku i trafne określenie grupy konsumentów, do której kierujesz swój serwis, skupiając się np. na jednej konkretnej branży (np. tzw. branża beauty). Mając poczynione takie założenia, istnieje większe prawdopodobieństwo prawidłowego doboru przez Ciebie fraz kluczowych. Słowa kluczowe powinny być w mianowniku.

Wskazuje się, że istnieją cztery główne czynniki bezpośrednio wpływające na efektywność pozycjonowania serwisów. Są to:

• nazwa serwisu;
• właściwy dobór słów kluczowych dla opisu;
• opinie o serwisie i jego oceny;
• ilość odwiedzin/wejść do Twojego serwisu.

Pamiętaj, że sumienne wykonanie pozycjonowania będzie skutkować osiągnięciem pożądanych przez Ciebie efektów.

3.3. Umowa z twórcami serwisu

Jeżeli Ty posiadasz pomysł na to jak stworzyć serwis będący platformą do przeprowadzania targów online, jednakże nie posiadasz specjalistycznej wiedzy technicznej w zakresie jak dokładnie stworzyć taki serwis, powinieneś pomyśleć o pomocy specjalisty!

W tym celu rekomendujemy przeprowadzenie kilku spotkań z potencjalnymi twórcami, a następnie zawarcie z nimi szczegółowej umowy.

Umowa o wykonanie serwisu, tak aby mógł on spełniać swoje funkcje tzn. stanowić platformę na której odbywają się targi online jest tzw. jest umową rezultatu.

Wykonawca zobowiązuje się wykonać serwis, a Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy określone w umowie wynagrodzenie.

Strony zawierając taką umowę posiadają swobodę co do kształtowania jej zakresu. Powinny jednak szczegółowo określić jak serwis ma wyglądać i funkcjonować, aby spełniał swoją funkcję, a zarówno Zamawiający jak i Wykonawca był zadowolony z efektów końcowych.

Umowa o stworzenie serwisu powinna być oparta m. in. na przepisach regulujących uprawnienia i obowiązki stron umowy o dzieło. Nie ulega bowiem wątpliwości, że taki serwis stanowi dzieło w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Należy także pamiętać, że dzieło jest jednocześnie „utworem" w rozumieniu Ustawy Prawo autorskie i prawa pokrewne (ma bowiem zindywidualizowany charakter i jest wynikiem twórczej pracy). Bez postanowień umownych, które dotyczą przeniesienia majątkowych praw autorskich do serwisu umowa o opracowanie serwisu staje się bezwartościowa - przedsiębiorca otrzymuje serwis, ale w zasadzie nie może nigdzie go wykorzystać bez zgody jego twórcy.

W związku z powyższym powinieneś zadbać, aby w Twojej umowie z twórcą serwisu znajdowały się regulacje dotyczące prawa autorskiego. Musisz przy tym wiedzieć, że prawa autorskie dzielą się na osobiste oraz majątkowe.

Jeżeli Prawo autorskie nie stanowi inaczej, autorskie prawa osobiste chronią nieograniczoną w czasie i niepodlegającą zrzeczeniu się lub zbyciu więź twórcy z utworem, a w szczególności prawo do:

• autorstwa utworu;
• oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem albo do udostępniania go anonimowo;
• nienaruszalności treści i formy utworu oraz jego rzetelnego wykorzystania;
• decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności;
• nadzoru nad sposobem korzystania z utworu.

Zatem podmiot, któremu zlecisz wykonanie serwisu zachowa powyższe autorskie prawa osobiste niezależnie od treści postanowień łączącej was umowy. Jeżeli dojdzie do naruszenia ww. praw twórca może żądać zaniechania tego działania.

Natomiast zbyciu podlegają autorskie prawa majątkowe. To ich zbycie powinno nastąpić w umowie, o której mowa w niniejszym punkcie!

Zgodnie z regulacją majątkowych praw autorskich, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, twórcy przysługuje wyłączne prawo do korzystania z utworu i rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji oraz do wynagrodzenia za korzystanie z utworu.

3.4. Organizacja wydarzenia i umowy z wystawcami

Gdy zdecydujesz się już, jakie wydarzenie chcesz przeprowadzić, powinieneś poszukać osób, które będą z Tobą współpracować. Na sam początek powinieneś rozpocząć od współpracy z wystawcami, którzy biorąc udział w targach będą ponosić koszty wystawy swoich produktów, tym samym przekazując Ci środki na organizację wydarzenia oraz wynagrodzenie za jego organizację.

Zawierając umowę z wystawcą polegającą na udostępnieniu mu podczas trwania targów online miejsca w Twoim serwisie na przedstawienie jego przedsiębiorstwa, świadczonych usług i sprzedawanych pomysłów - powinieneś zawrzeć z nim umowę o reklamę w serwisie.

Taka umowa nie należy do typu umów nazwanych i szczegółowo regulowanych w kodeksie cywilnym. Jej zawarcie charakteryzuje się więc dużą swobodą postanowień, które strony mogą wprowadzić do umowy.

Rekomendujemy więc przed zawarciem umowy szczegółowo ustalić z wystawcą wszystkie warunki waszej współpracy. Na ich podstawie przygotujesz projekt umowy.

Pamiętaj jednak, że taka umowa powinna przewidywać m.in.:

• w jakim miejscu w serwisie będzie pojawiała się informacja o konkretnym wystawcy;
• jaką powierzchnię na wyświetlaczu komputera/tableta/smartfona będzie zajmowała reklama konkretnego wystawcy;
• czas trwania reklamy w serwisie;
• wysokość wynagrodzenia oraz sposób jego płatności;
• informację czy z serwisu można będzie poprzez hiperłącze przejść na stronę konkretnego wystawcy;
• informację, kto ponosi odpowiedzialność za informację o produktach/usługach wystawcy.

3.5. Umowa z prelegentami

Aby Twoje targi online były ciekawe, niewątpliwie warto nawiązać współpracę z prelegentami, którzy poprowadzą wykłady online! Największą popularnością cieszą się wykłady dot. „nowinek z danej branży” czyli nowych trendów, nowych wynalazków czy stosowanych w branżach technik. Oczywiście, to co interesuje np. kucharzy może okazać się niezbyt interesujące np. dla rolników – pamiętaj więc, aby swoich prelegentów dobierać jak najtrafniej do wydarzenia.

Oczywiście im bardziej dany prelegent jest znany w środowisku oraz im większym jest autorytetem, tym najprawdopodobniej jego wystąpienie będzie więcej kosztowało. Pamiętaj jednak, że to właśnie prelegenci przyciągną do Twojego wydarzenia rzeszę oglądających!

Zastanawiasz się na pewno, jak zawrzeć umowę z prelegentem? Umowę o dzieło, czy umowę zlecenia? A może najwłaściwsza okaże się umowa o świadczenie usług?

Jeżeli Twój wykładowca prowadzi swoją działalność gospodarczą, która w swoim PKD zawiera możliwość świadczenia usług polegających na prowadzeniu szkoleń/wykładów, rekomendujemy zawarcie umowy o świadczenie usług, w której dokładnie opiszecie na czym usługa ma polegać. Umowa należy do zbioru umów nienazwanych i nie została ona szczegółowo wskazana w żadnych przepisach prawa. Do umowy o świadczenie usług stosuje się przepisy wykorzystywane do umowy zlecenia.

W serwisie mikroPorady.pl przygotowaliśmy zakładkę zawierającą różnego typu umowy o świadczenie usług, jeżeli zdecydujesz się na tę formę zawierania umów z Twoimi prelegentami powinieneś przejrzeć kilka z nich i dobrać najważniejsze dla siebie postanowienia.

A co, jeżeli wybrany przez Ciebie prelegent nie prowadzi działalności gospodarczej?

W takim przypadku proponujemy rozważenie zawarcia umowy o dzieło bądź umowy zlecenia.

Pewnie teraz zastanawiasz się, czym te umowy się różnią oraz, która z nich będzie właściwsza?

Już wyjaśniamy!

Umowa zlecenia zawierana jest pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Umowa o dzieło, zawierana jest zaś pomiędzy wykonawcą a zamawiającym.

Najważniejsza różnica pomiędzy tymi dwiema umowami dotyczy ich wyniku końcowego.

Umowa zlecenia jest umową, w której nacisk kładzie się na dochowanie należytej staranności, tzn., że nacisk jest położony na podejmowane starania a nie na wynik końcowy.

W umowie o dzieło, celem jest wykonanie konkretnego dzieła. A więc inaczej niż przy umowie zlecenia, liczy się wynik końcowy, który należy osiągnąć dzięki podejmowanym działaniom przez wykonawcę.

Ważne, aby w takim przypadku dokładnie opisać na czym ma polegać dzieło.

Po zapoznaniu się z powyższym, powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wykład prowadzony na konferencji online będzie nosił znamiona dzieła?

W tym temacie wypowiedział się Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 19 kwietnia 2016 r. wydanego w sprawie o sygn. akt. II UK 184/15

„W przypadku umowy o dzieło autorskie w postaci utworu naukowego (wykładu), przesłanką przedmiotowo istotną (przesądzającą) jest jego zakres, którego wskazanie nie może się ograniczać do danej dziedziny nauki. Tak bowiem szeroko ujęty przedmiot umowy uniemożliwia jego identyfikację wśród innych utworów intelektualnych dotyczących tego samego zakresu. Istotą wykładu, jako dzieła autorskiego jest jego treść zawierająca przekaz określonej myśli intelektualnej twórcy, której granice wytycza z góry zamówiony temat.(..) Wygłoszenie wykładu o charakterze niestandardowym, niepowtarzalnym, spełniającym kryteria twórczego i indywidualnego utworu naukowego jest przedmiotem prawa autorskiego. Ustalenie, że wykład spełnia powyższe standardy, nosi znamiona działalności twórczej i jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego, prowadzi do przyjęcia, że strony łączyła umowa o dzieło.”

Podsumowując, jeżeli wykład, który będzie wygłaszał przedsiębiorca jest niestandardowy i spełnia powyższe kryteria, możesz z wykładowcą zawrzeć umowę o dzieło, w przeciwnym wypadku rekomendujemy zawarcie umowy zlecenia.

Zarówno wzór umowy o dzieło, jak i wzór umowy zlecenia znajdziesz w serwisie mikroPorady.pl, umożliwiającym Ci dostosowanie dokumentu pod Twoje potrzeby!

Umowa zlecenia

Umowa o dzieło

Czytaj także:

Jak zatrudniać? - Inteligencja emocjonalna a rekrutacja 

3.6. Portale Społecznościowe i ambasadorzy wydarzeń

Organizując Targi online, zdajesz sobie sprawę jak istotne jest przyciągniecie zainteresowania osób mających wziąć udział w Twoich wydarzeniach.

Obawiamy się, że umieszczenie informacji o organizacji wydarzenia wyłącznie w Twoim serwisie może okazać się niewystarczające. Powinieneś więc zastanowić się, jak dotrzeć do Twoich potencjalnych odbiorców? Gdzie ich szukać? Odpowiedź jest bardzo prosta - w Internecie!

Aby dotrzeć z organizowanymi przez Ciebie targami online do jak największej liczy zainteresowanych powinieneś pomyśleć o prowadzeniu portali społecznościowych, na których będziesz mógł informować o Twoich wydarzeniach.

Proponujemy założenie profilu na portalach takich jak Facebook, Instagram, Twitter czy TikTok.

Profil możesz prowadzić samodzielnie bądź udać się do prowadzących w tym zakresie działalność agencji reklamowych.

Jeżeli już posiadasz swoje profile, powinieneś poszukać osób, związanych z konkretnym wydarzeniem, które swoją osobą będą przyciągać zainteresowanych. Powinny to być osoby stanowiące autorytety w danych branżach, np. dla branży sportowej - znani sportowcy bądź trenerzy, a dla branży modowej projektanci, którym udało się odnieść sukces.

Takie osoby nazywamy ambasadorami wydarzenia. Ambasador wydarzenia to osoba, która reklamuje je swoim wizerunkiem.

Ambasadorem wydarzenia – jest osoba fizyczna, najczęściej znana w swojej branży, która z marką nawiązuje współprace za porozumieniem obu stron. Strony w umowie wskazują szczegółowy zakres współpracy ze sobą. Ambasador najczęściej posiada własne kanały w social mediach, na których poza dotychczas prowadzoną działalnością, promuje także Twoje wydarzenie, zgodnie z łączącą Was umową.

Ambasador wydarzenia reklamuje je ale w mniej tradycyjny sposób. Jego praca polega na wypowiadaniu się publicznie pozytywnie o wydarzeniu, przekazywaniu o nim wszystkich informacji w tym w szczególności w jaki sposób można wziąć w nim udział odsyłając do Twojego serwisu gdzie można dokonać zakupu itp.. Warto, aby ambasadorem wydarzenia została znana osoba publiczna, celebryta/influencer posiadający już grono swoich fanów. Im więcej tzw. followersów/obserwujących, tym lepiej! Takie rozwiązanie może zapewnić Twojemu wydarzeniu odpowiedni zasięg odbiorców, co z kolei zwiększy szanse na wzrost sprzedaży biletów/dostępów online.

Jak nawiązać współpracę z ambasadorem wydarzenia? Czy opłaca się współpracować w ambasadorem wydarzenia?

Kiedy już zdecydujesz, kto może zostać Twoim ambasadorem wydarzenia, możesz spróbować skontaktować się z nim przez portal społecznościowy – Facebook, Instagram, Youtube itp.. Influencerzy chętnie współpracują z różnymi serwisami, ponieważ jest to dla nich prosty sposób na zarabianie pieniędzy! Dobierając ambasadora, należy zastanowić się, jaki będzie koszt takiej współpracy. Oczekiwania finansowe influencerów różnią się w zależności od ich popularności i prowadzonych przez nich kanałów.

Umowa z ambasadorem wydarzenia najczęściej stanowi klasyczną umowę o współpracy, a więc jest umową cywilnoprawną, do której zastosowanie znajdą przepisy kodeksu cywilnego dotyczące umowy zlecenia. Umowa o współpracy nie należy także do grupy umów nazwanych, a więc w kodeksie cywilnym nie znajdziemy szczegółowych regulacji, jakie się do niej stosuje. W praktyce umowa z influencerem może występować pod różną nazwą. Najważniejsze jest jednak, aby szczegółowo regulowały one zasady współdziałania stron dla realizacji swojej współpracy.

Na stronie mikroporady.pl możesz zapoznać się także z przykładowymi klauzulami zawartymi w umowach, i wykorzystać je do stworzenia Twojej umowy z ambasadorem wydarzenia.

Czytaj także:

Wzór Umowy o współpracy

Zazwyczaj influencerzy, czy też celebryci, współpracują stale ze swoim menagerem, który zajmuje organizowaniem dla nich pracy, a także nawiązywaniem współpracy z różnymi markami. Dlatego też najprawdopodobniej wszystkie warunki umowy z ambasadorem wydarzenia ustalisz z jego managerem, co jednak nie oznacza, że niektórzy influencerzy sami nie zajmują się swoimi sprawami.

Umowa z influencerem powinna przede wszystkim precyzyjnie określać zakres Waszej współpracy, czyli obowiązki ambasadora oraz sposób ich realizacji. Zazwyczaj ambasadorowie wydarzenia opowiadają o nich poprzez zamieszczanie relacji lub zdjęć na Instagramie lub/i Facebooku lub publikowanie filmików na YouTube.

Dlatego też umowa powinna określać zasady publikowania treści, tj.:

· miejsce, w którym ma się pojawić publikacja (Facebook, Instagram);

· formę publikacji (zdjęcie, relacja);

· częstotliwość publikacji, np. 3 razy w tygodniu o konkretnej godzinie;

· content (treść) wypowiedzi ambasadora – wypowiedź powinna być szczera – tylko jeśli ambasador faktycznie rekomenduje Twoje wydarzenie – wzbudzi zaufanie odbiorów, możesz określić np. słowa kluczowe, którymi ambasador wydarzenia powinien posłużyć się w publikacjach;

· autorem treści publikacji powinien być wyłącznie ambasador wydarzenia – pozwoli to uniknąć kierowania do Ciebie roszczeń przez osoby trzecie;

· długość publikacji;

· konieczność zamieszczenia w każdej publikacji linku do Twojej strony internetowej;

· konieczność każdorazowego akceptowania publikacji przez Ciebie – oczywiście influencer może się nie zgodzić na to, czy inne postanowienie.

Powołane kwestie, które warto opisać w umowie mają jedynie charakter przykładowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś opisał sposób realizacji współpracy z ambasadorem wydarzenia bardziej szczegółowo. Wszystko zależy od przebiegu negocjacji z influecerem. Może się okazać, że dany celebryta ma już wypracowany własny sposób i na prezentację produktów firm, z którymi współpracuje i nie będzie skłonny do ustępstw. Musisz jednak pamiętać, że chodzi o wizerunek Twojej firmy, więc jeśli na czymś Ci zależy, spróbuj przekonać ambasadora do Twojej wizji. Jak to często bywa podczas negocjacji, strony chcąc dojść do porozumienia decydują się na pewne wzajemne ustępstwa.

3.6.1. Umowa z ambasadorem marki

W umowie z ambasadorem wydarzenia będzie należało także określić:

· czas trwania umowy – na czas określony, czy nieokreślony?

· wysokość wynagrodzenia lub sposób jego obliczania oraz termin płatności - może to być na przykład wynagrodzenie ryczałtowe za miesiąc/kilka miesięcy współpracy w których reklamuje on Twoje targi online, czy też ustalenie stawki dla poszczególnych rodzajów publikacji;

· skutki nienależytego wykonania obowiązków przez ambasadora wydarzenia – warto wprowadzić karę umowną, a także możliwość rozwiązania współpracy z influencerem w trybie natychmiastowym;

· kiedy naruszane są postanowienia umowy mogące być podstawą do jej wypowiedzenia/naliczenia kar umownych przez każdą ze stron?

· Regulacje w zakresie odpowiedzialności - czy serwis ponosi odpowiedzialność za informacje które przekazywane są przez Ambasadora?

3.7. Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Powyższe oznacza, że działalność gospodarcza w zakresie prowadzenie serwisu, na którym można dokonać np. zakupu online dostępu do transmisji targów w tym prowadzonych przez specjalistów wykładów, czy zakładek przeznaczonych na rzecz konkretnych wystawców będzie kwalifikowana jako świadczenie usług drogą elektroniczną.

W konsekwencji obligatoryjnie powinieneś określić regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, czyli regulamin udostępniania użytkownikom serwisu.

Regulamin w szczególności powinien zawierać postanowienia w przedmiocie:

• rodzaju i zakresu usług świadczonych drogą elektroniczną;
• warunków świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

1. wymagań technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
2. zakazu dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;

• warunków zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
• trybu postępowania reklamacyjnego.

Z uwagi na fakt, że prawdopodobnie odbiorcami Twojego serwisu będą konsumenci, przy tworzeniu regulaminu musisz zwrócić uwagę, aby nie zawierał on tzw. klauzul niedozwolonych.

W tym miejscu warto przypomnieć, że w prawie cywilnym za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Klauzulami niedozwolonymi są takie postanowienia umowy (regulaminu), które kształtują prawa konsumentów w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszając ich interesy. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów prowadzi rejestr klauzul niedozwolonych, w którym możesz sprawdzić, czy dane postanowienie zostało uznane za klauzulę niedozwoloną. Rejestr klauzul niedozwolonych jest dostępny bezpłatnie online na stronie UOKiK (https://www.rejestr.uokik.gov.pl ).

Musisz jednak pamiętać, że pomimo obszerności rejestru klauzul niedozwolonych ma on jedynie charakter pomocniczy. Zatem fakt, że dane postanowienie nie zostało w nim uwzględnione nie oznacza, że w realiach konkretnego stanu faktycznego nie zostanie za takie uznane.

Przedsiębiorca ma obowiązek nieodpłatnie udostępnić regulamin usługobiorcy jeszcze przed zawarciem umowy o świadczenie usług, a więc przed zakupieniem dostępu do serwisu przez użytkownika. Ponadto, na żądanie usługobiorcy, masz obowiązek nieodpłatnie udostępnić regulamin w sposób umożliwiający pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca. Jeżeli tego nie zrobisz, usługobiorca nie będzie związany nieudostępnionymi postanowieniami regulaminu. Ciebie postanowienia regulaminu będą obowiązywały zawsze.

Czytaj także:

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

3.8. Dane osobowe, które będziesz przetwarzać

Regulacje związane z ochroną danych osobowych zawarte są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, „Rozporządzenie”). Nie należy bagatelizować tego aktu, gdyż zgodnie z prawem Unii Europejskiej rozporządzenia nie wymagają implementacji, co oznacza, że stosowane są w państwach członkowskich bezpośrednio. Innymi słowy, nie ma wymogu, aby władze polskie wydały akt prawny w przedmiocie przyjęcia i stosowania Rozporządzenia, gdyż już od momentu jego uchwalenia i wejścia w życie na szczeblu unijnym, wskazane Rozporządzenie staje się dla Ciebie wiążące tak samo, jak każda inna ustawa obowiązująca w Polsce.

Na gruncie Rozporządzenia, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, m.in. wtedy, gdy jest ono niezbędne do wykonania umowy lub zawarcia umowy. Takim przypadkiem jest korzystanie z serwisu, gdzie użytkownicy pozostawiają swoje dane. Z uwagi na fakt, że zasadą jest wyrażenie jednoznacznej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną powinno znaleźć się odpowiednie postanowienie w tym zakresie. Postanowienie regulaminu powinno zostać skonstruowane w taki sposób, aby nie powstały wątpliwości, czy dany użytkownik serwisu wyraził zgodę dobrowolnie, świadomie i jednoznacznie. Pamiętaj również o tym, że nie ma możliwości wyrażenia zgody zbiorczej na wszystkie cele przetwarzania. W konsekwencji, co do każdego celu w regulaminie powinno się znaleźć odpowiednie postanowienie o wyrażeniu zgody.

Odrębna zgoda usługobiorcy będzie również potrzebna, jeżeli planujesz profilowanie użytkowników Twojego serwisu np. by podzielić ich na zainteresowanych branżą konkretnego typu. Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Ponadto regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną powinien zawierać postanowienia w przedmiocie:

• danych, jakie będziesz zbierać i zapisywać;
• sposobu i celu przetwarzania zbieranych przez Ciebie danych;
• prawa do bycia zapomnianym, tj. sposobu w jaki użytkownik może edytować lub usunąć swoje dane osobowe z Twojej bazy;
• organu, do jakiego konsument może zgłosić naruszenie związane z procesem przetwarzania danych;
• Twojego zobowiązania, że dane osobowe użytkownika nie zostaną wydane podmiotom trzecim;
• prawa użytkowania do żądania od Ciebie zaprzestania przetwarzania jego danych osobowych;
• możliwości wniesienia skargi przez konsumenta do właściwego organu.

Dostosowanie regulaminu do wymogów Rozporządzenia nie jest Twoim jedynym obowiązkiem w zakresie danych osobowych. Musisz również pamiętać, że masz obowiązek informowania właściwego organu nadzoru o przypadkach naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, które mogą skutkować zagrożeniem praw i swobód osób, których dane zostały naruszone w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia oraz masz obowiązek bezzwłocznie poinformować użytkownika, którego dane wyciekły o tym fakcie.

Więcej informacji na temat zasad przetwarzania i udostępniania danych osobowych:

Procedura/Regulamin w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji

Słowniczek – RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych

Akty prawne

Stan prawny – 31 października 2022 r.