Jak założyć agencję pracy i zostać łowcą talentów?

Być może, kiedy rozmawiasz ze znajomymi w Twojej głowie kreują się obrazy dotyczące tego, w jakiej pracy Twój rozmówca sprawdziłby się najlepiej? Wielokrotnie powtarzasz znajomym „Ty powinieneś zostać maklerem/lekarzem/pracować w reklamie”?

Czy myślałeś o tym, aby zostać łowcą talentów i otworzyć swoją własną agencję pośrednictwa pracy?

Agencje pośrednictwa pracy pośredniczą w nawiązaniu stosunku zatrudnienia pomiędzy kandydatami poszukującymi pracy oraz potencjalnymi pracodawcami poszukującymi pracowników. Twoja pozycja na rynku będzie tym lepsza, im bardziej zadowolone będą obie strony umowy (pracownik- pracodawca).

Jeżeli po przeczytaniu powyższego, zaczynasz widzieć swój przyszły pomysł na biznes, koniecznie przeczytaj poniższe opracowanie!

W tym dokumencie przedstawimy Ci, jak możesz rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej w branży HR oraz w jakiej formie możesz ją prowadzić. Po analizie dokumentu dowiesz się .m.in. także, jak zgodnie z przepisami poszukiwać pracowników i przeprowadzać z nimi rozmowy.

Z niniejszego opracowania mogą także skorzystać przedsiębiorcy, którzy w swojej firmie chcą stworzyć dział HR (Human Resources - zasoby ludzkie).

Przeczytaj poniższe opracowanie i wraz z nami zaplanuj swój biznes, realizując swoje marzenia!

Jeżeli zamierzasz rozpocząć prowadzenie działalności polegającej na prowadzeniu agencji pracy, na początek warto zadecydować, w jakiej formie chcesz prowadzić swoje przedsiębiorstwo.

Nie istnieją ograniczenia bądź zakazy, wskazujące w jakiej formie powinna być prowadzona taka działalność.

Na początku warto zastanowic się , czy chcesz prowadzić swoje przedsiębiorstwo samodzielnie, czy wraz z wspólnikami, a następnie wybrać formę najbliżej odpowiadającą Twoim oczekiwaniom i potrzebom.

Działalność przedstawiana w poniższym opracowaniu może być prowadzona w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki prawa handlowego, spółki kapitałowej (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) oraz spółki osobowej (spółka jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna).

Czytaj także:

 Poradnik – Wybór formy działalności

Jeżeli uznasz, że chcesz prowadzić swoją firmę wraz z inną osobą, bardzo dobrym pomysłem może okazać się przygotowanie wstępnego projektu porozumienia o współpracy. Sporządzenie  takiego dokumentu pozwoli Ci uniknąć konfliktów i nieporozumień w przyszłości.

Czytaj także:

Poradnik – Obciążenia publiczno-prawne, świadczenia podatku, składki – zestawienie 

 Instrukcja - Jaka forma prawna będzie odpowiednia dla Twojej działalności?

2.1. Jednoosobowa działalność gospodarcza

Najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jest jednoosobowa działalność gospodarcza uregulowana w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny („Kodeks cywilny”, „k.c.”), oraz ustawie o centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorcy z dnia 6 marca 2018 r.. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest odpowiednia przede wszystkim dla małych przedsięwzięć, jednakże nie wyklucza to prowadzenia większej działalności w tej formie. Istotą jednoosobowej działalności gospodarczej jest działanie przedsiębiorcy we własnym imieniu i na własny rachunek. Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący działalność w tej formie jest jedyną osobą ponoszącą pełną odpowiedzialność związaną z prowadzeniem działalności. Zatem prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą będziesz wyłącznie uprawniony do podejmowania wszelkich decyzji, w tym w przedmiocie zarządzania firmą, jednakże będziesz również wyłącznie odpowiedzialnym z tytułu wszelkich zobowiązań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zobowiązań finansowych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest przedsiębiorstwem, które możesz prowadzić samodzielnie lub według własnego uznania zatrudniać w nim pracowników/członków swojej rodziny.

Aby rozpocząć działalność gospodarczą w formie jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne jest dokonanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej („CEIDG”), czyli ewidencji przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Na marginesie warto przypomnieć, że termin „osoba fizyczna” stanowi prawne określenie człowieka od chwili urodzenia do chwili śmierci.

Wpisu dokonuje się na bezpłatny wniosek, którym jest formularz elektroniczny zamieszczony na stronie CEIDG. Dokonanie wpisu oznacza wprowadzenie do systemu teleinformatycznego danych ewidencyjnych oraz informacyjnych wskazanych w formularzu. Co do zasady wpis powinien nastąpić nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu do CEIDG wniosku o wpis.

Istnieje kilka sposobów złożenia wniosku do CEIDG.

Po pierwsze, wniosek o wpis można przygotować przez Internet i złożyć go online. W tym celu konieczne jest uprzednie utworzenie i aktywowanie specjalnego konta w systemie informatycznym. Dokument będziesz mógł podpisać potwierdzają swoją tożsamość za pomocą bankowości internetowej.

Po drugie, wniosek o wpis można przygotować przez Internet i podpisać w wybranym urzędzie gminy. Przygotowanemu wnioskowi zostanie nadany określony kod, który zostanie udostępniony osobie wypełniającej wniosek. Kod ten należy zachować i podać urzędnikowi w gminie, dzięki czemu urzędnik będzie mógł odnaleźć wypełniony wniosek w systemie, wydrukować go i przedłożyć przedsiębiorcy do podpisu.

Po trzecie, możesz także złożyć wniosek podpisując go podpisem elektronicznym. Swój podpis elektroniczny możesz zdobyć nie wychodząc z domu! Jeżeli zastanawiasz się jak to zrobić, w zakładce Bank Wiedzy przygotowaliśmy dla Ciebie dokument pt. „Jak założyć Profil Zaufany? Jak podpisać dokument elektronicznie? Czym jest podpis zaufany? Po jego przeczytaniu uzyskanie podpisu elektronicznego stanie się dziecinnie proste!

Po czwarte, możesz wydrukować formularz stanowiący wniosek o wpis w CEIDG i uzupełnić go ręcznie. Wypełniony w ten sposób wniosek możesz złożyć osobiście w urzędzie gminy lub przesłać go za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

Jeżeli planujesz rozpocząć prowadzenie agencji pośrednictwa pracy samodzielnie, rekomendujemy Ci rozpoczęcie prowadzenia działalności właśnie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.

2.2. Spółka cywilna

Spółka cywilna uregulowana została w Kodeksie cywilnym. W rzeczywistości spółka cywilna jest jedynie umową zawartą przez co najmniej dwóch przedsiębiorców mocą której strony umowy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności poprzez wniesienie wkładów. Umowa spółki cywilnej musi zostać zawarta w formie pisemnej.

Prowadzenie działalności w formie spółki cywilnej będzie dla Ciebie odpowiednie, jeżeli chcesz rozpocząć prowadzenie działalności wspólnie z kimś, kto miał wkład w jej opracowanie i w związku z tym chcecie razem czerpać z niej zysk, a jednocześnie planowane przez was przedsięwzięcie nie ma zbyt dużej skali. Oczywiście, tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nie ma przeszkód aby w formie spółki cywilnej prowadzić również działalność gospodarczą w większym rozmiarze. Należy jednak pamiętać, że za zobowiązania zaciągnięte w ramach spółki cywilnej odpowiedzialni są wszyscy wspólnicy solidarnie całym swoim majątkiem.

Wkład wspólnika spółki cywilnej może polegać na wniesieniu do spółki własności lub innych praw albo na świadczeniu usług. Jednak należy pamiętać, że w przypadku, gdy wkładem ma być nieruchomość, to umowa spółki cywilnej będzie wymagać formy aktu notarialnego.

Co istotne, pomimo braku podmiotowości prawnej spółka cywilna posiada NIP i REGON oraz może być płatnikiem podatku VAT. Przy czym płatnikami podatku dochodowego w spółce są poszczególni jej wspólnicy. 

Podsumowując, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy pamiętać, że spółka prawa cywilnego jest jedynie umową, zatem nie może być podmiotem praw i obowiązków, a w konsekwencji wpisowi do rejestru przedsiębiorców podlegają poszczególnymi wspólnicy (strony umowy) spółki cywilnej.

 Umowa spółki cywilnej - wzór

2.3. Spółki prawa handlowego

Istotą spółki jest zrzeszenie osób lub kapitału w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Spółki prawa handlowego uregulowane zostały w ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych („Kodeks spółek handlowych”, „k.s.h.”). Podstawowym podziałem spółek handlowych jest podział na spółki osobowe i spółki kapitałowe.

Prowadzenie działalności w formie spółki handlowej będzie dla Ciebie odpowiednie, jeżeli już na początku wiesz, że Twoja działalność wkrótce nabierze znacznych rozmiarów.

Spółkami osobowymi są spółki zrzeszające wspólników w celu wykonywania działalności gospodarczej, której podstawą jest praca wykonywana przez wspólników osobiście. Odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszą solidarnie spółka i wspólnicy całym swoim majątkiem. Spółkami osobowymi są: spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa oraz spółka komandytowo-akcyjna. Spośród tych spółek jedynie spółka partnerska zastrzeżona została dla osób wykonujących określone zawody do których nie zaliczają się zawody związane z produkcją czekolady. Zatem jeżeli chcesz prowadzić działalność gospodarczą w formie spółki osobowej, a Twój biznes polegać będzie na prowadzeniu dużej agencji pośrednictwa pracy, pozostaje Ci do wyboru spółka jawna, komandytowa lub komandytowo-akcyjna.

Co do zasady wpisu do KRS dokonuje się na wniosek uprawnionego podmiotu zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi w Kodeksie spółek handlowych lub w umowie spółki. Wniosek o wpis do KRS podlega obligatoryjnej opłacie za dokonanie wpisu w wysokości 500 zł oraz opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym  w wysokości 100 zł.

Tak, jak w przypadku wpisu do CEIDG, istnieje kilka sposobów dokonania wpisu do KRS.

Od 2021 roku wnioski można składać wyłącznie przez portal rejestrów sądowych (PRS) bądź w na formularzu udostępnionym w systemie teleinformatycznym S24. Jednakże taki wniosek powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem

3.1 Jak zatrudniać pracowników?

Nawet, jeżeli na początku chcesz prowadzić serwis internetowy samodzielnie, to po pewnym czasie możesz potrzebować kolejnych rąk do pomocy.

Z pewnością zastanawiasz się zatem nad zatrudnieniem personelu. Poniżej podpowiadamy, w jaki sposób możesz to zrobić.

Najpopularniejszym sposobem jest zawarcie umowy o pracę. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy stanowi, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Podstawowymi elementami umowy o pracę jest określenie jej przedmiotu, tj. rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wysokości wynagrodzenia pracownika, wymiaru czasu pracy oraz terminu jej rozpoczęcia.

W praktyce oznacza to, że konkretna osoba, z którą zawrzesz umowę o pracę będzie zobowiązana do osobistego świadczenia pracy na Twoją rzecz i w Twoim imieniu, a zatem na Twoje ryzyko. Za działania pracownika odpowiadać będziesz Ty – jako pracodawca. Pracownik będzie wykonywał pracę w dni wskazane w umowie, np. w dni robocze lub w dni ustalane w comiesięcznym harmonogramie.

Wykonywanie pracy przez pracownika ma polegać na starannym działaniu, wykonywanym pod kierownictwem pracodawcy. Warto więc sprecyzować w umowie oczekiwania wobec pracownika, tak aby dla obu stron umowy było jasne, co należy do jego obowiązków. Wbrew niektórym praktykom na rynku, umowa o pracę nie dotyczy wszelkiej pracy, lecz pracy określonej co do rodzaju, a więc pracy o charakterze powtarzalnym.

Miej świadomość, że zatrudniany przez Ciebie pracownik nie powinien wykonywać każdej pracy, jaką mu zlecisz, lecz tylko tę wynikającą z umowy. Pamiętaj zatem by zlecać swoim pracownikom wyłącznie pracę, której zakres umieszony został w podpisanej przez obie strony umowie o prace.

Do Twoich obowiązków będzie zaś należała między innymi wypłata wynagrodzenia.

Umowę o pracę możesz zawrzeć na okres próbny albo od razu na czas określony lub na czas nieokreślony. Proponujemy, aby pierwsza umowa była umową zawartą na okres próbny. Okres próbny wynosi maksymalnie 3 miesiące i służy sprawdzeniu kompetencji pracownika.

Pamiętaj, że umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W przeciwnym razie narazisz się na karę grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł, co byłoby dla Ciebie dotkliwe tym bardziej, że dopiero zaczynasz prowadzić działalność, więc prawdopodobnie nie dysponujesz zbyt dużym budżetem.

Taka sama kara grozi Ci, jeżeli pomimo spełnienia wszystkich wyżej wskazanych cech, zawierasz z osobą trzecią umowę cywilnoprawną, np. umowę zlecenie lub umowę o świadczenie usług.

W Twoim przypadku w zależności, czy osoba z którą chcesz zawrzeć umowę prowadzi swoją indywidualną działalność gospodarczą, czy nie - może to być umowa zlecenia, umowa o dzieło bądź umowa o świadczenie usług.

Przepisy o umowie zlecenia znajdują się w Kodeksie cywilnym. Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie (odpowiednik pracownika) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (odpowiednik pracodawcy – Ciebie). W przeciwieństwie do umowy o pracę, umowa zlecenie nie musi zostać zawarta w formie pisemnej, a wynagrodzenie nie ma charakteru obligatoryjnego. Niemniej jednak, jeżeli postanowienia zawartej umowy nie stanowią inaczej i nic innego nie wynika z okoliczności, przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) jest uprawniony do otrzymania wynagrodzenia w wysokości odpowiadającej wykonanej przez niego pracy. Natomiast tak jak w przypadku umowy o pracę, zleceniobiorca jest zobowiązany jedynie do starannego działania. Odmiennie niż pracownik, zleceniobiorca nie musi się jednak stosować do wskazówek dającego zlecenie.

Zobacz również:

 Poradnik – Zestawienie form zatrudnienia

 Umowa o pracę

 Umowa zlecenia

 Umowa o dzieło

 Umowa o pracę nakładczą

3.2 Jak przeprowadzać rozmowy z potencjalnymi pracownikami

Jeżeli chcesz przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne, aby zdobyć wiedzę o kandydatach do pracy i dzięki temu jak najlepiej dobrać potencjalnego pracownika do potencjalnego pracodawcy, powinieneś wiedzieć, że kodeks pracy szczegółowo reguluje, o jakie kwestie przeprowadzający rozmowę, nie powinien pytać kandydatów na pracowników.

W tej sytuacji, nie jest istotne, czy to Ty osobiście będziesz zatrudniał pracownika, czy też pracę będzie on wykonywał pracę na rzecz podmiotu trzeciego i to z nim będzie zawierał umowę.

Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że „jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy - jest niedopuszczalna.”

W związku z powyższym przygotowując się do rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, niezależnie od formy, w której będziesz je przeprowadzał oraz od tego, czy rozmowy będziesz przeprowadzał osobiście wcześniej powinieneś przeanalizować, czy przygotowane przez Ciebie pytania nie noszą znamion dyskryminacji.

W tym miejscu, należy wyjaśnić, czym jest dyskryminacja w zatrudnieniu i jakie pytania w trakcie rozmów kwalifikacyjnych mogą zostać uznane za noszące znamiona dyskryminacji w zatrudnieniu.

Jako przejaw dyskryminacji należy traktować nieusprawiedliwione obiektywnymi powodami gorsze traktowanie pracownika ze względu na niezwiązane z wykonywaną pracą cechy lub właściwości dotyczące go osobiście i istotne ze społecznego punktu widzenia.

Niewłaściwe jest więc zadawanie przez prowadzących rozmowę kwalifikacyjną pytań m.in. o:

• stan cywilny;
• plany dotyczące macierzyństwa;
• preferencje seksualne;
• stan majątkowy;
• światopogląd;
• poglądy polityczne;
• członków rodziny kandydata;
• religia;
• stan zdrowia;
• pochodzenie etniczne.

Prowadzący rozmowę kwalifikacyjną nie powinien zadawać pytań, które bezpośrednio lub nawet pośrednio, godziłyby w dobra osobiste pracownika. Prowadzący rozmowę nie powinien pytać, czy kandydat ma dzieci i w jakiej liczbie oraz czy ma plany dotyczące posiadania. Prowadzący rozmowę nie powinien także zadawać pytań, które nie byłyby przekazane w sposób jednoznaczny, ale skutkowałyby odpowiedzią na powyższe pytania, np. czy chodzi co niedziela do kościoła (pytanie zmierzające do ustalenia wyznania kandydata). Takie pytania mogą zostać uznane za próbę obejścia prawa.

Ponadto, pracodawca nie powinien pytać kandydata, czy w przeszłości był karany i prosić o zaświadczenie o niekaralności chyba, że jest ono wymagane dla świadczenia pracy konkretnego typu i wymagane przez przepisy ustaw specjalistycznych, taka sytuacja dotyczy m.in. nauczycieli czy strażaków, którzy powinni się cieszyć nieposzlakowaną opinią.

Pewnie zastanawiasz się więc, jakie pytania przeprowadzający rozmowę może zadać kandydatowi?

Rozmowa kwalifikacyjna powinna opierać się w szczególności na uzyskaniu przez prowadzącego rozmowę danych osobowych wskazanych w art. 22 kodeksy pracy tj.:

• imienia i nazwiska kandydata;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych wskazanych przez kandydata;
• wykształcenia;
• kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowej ścieżki kariery kandydata.

Pomimo, że np. pytania dotyczące macierzyństwa z reguły uznawane są za noszące znamiona dyskryminacji, wielu pracodawców uważa, że taka wiedza jest im niezbędna aby móc właściwie zaplanować rozwój przedsiębiorstwa w oparciu o posiadany zespół pracowników. Co więc gdy w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej zostaną zadane pytania z grupy pytań „zakazanych”?

W takim przypadku tylko i wyłącznie od kandydata zależy, czy zdecyduje się on odpowiedzieć na zadane pytanie, odpowie w sposób wymijający, czy też poinformuje prowadzącego rozmowę, że zadawanie takich pytań jest niedopuszczalne i narusza jego dobra osobiste.

Zadanie pytania ingerującego w sferę prywatną potencjalnego pracownika, stanowi naruszenie dóbr osobistych kandydata. Jeżeli w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej pytany uzna, że doszło do naruszenia jego dóbr osobistych może żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków. W szczególności, ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Kandydat może także żądać  zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.

W serwisie mikroPorady, przygotowaliśmy dla Was zbiory pytań, które pomogą przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej zarówno kandydatom jak prowadzącym rozmowy kwalifikacyjne.  

Czytaj także:

Jak zatrudniać

Turkusowe organizacje

3.3 Zawieranie umów z przedsiębiorstwami szukającymi pracowników

Jeżeli chcesz prowadzić przedsiębiorstwo, którego celem jest dobieranie najwłaściwszych kandydatów do pracy dla danego pracodawcy, powinieneś zastanowić się w jaki sposób chcesz z tego czerpać zysk.

Najczęstszą formą współpracy jest zawieranie umów z przedsiębiorstwami szukającymi pracowników.

Może być to stała umowa o świadczenie usług bądź tzw. umowa agencyjna.

Zanim przejdziemy jednak do omówienia konkretnych umów, postaramy się przybliżyć najważniejsze postanowienia umowy zawieranej z przedsiębiorstwami szukającymi nowych pracowników.

• Cel umowy

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na zawarcie umowy o świadczenie usług, czy też umowy agencyjnej, przed jej zawarciem powinieneś szczegółowo omówić z Twoim kontrahentem jaki jest jej główny cel umowy i wasze wzajemne oczekiwania.

Celem może być np. wyłonienie jednego kandydata, wpisującego się w kryteria wskazane przez potencjalnego pracodawcę bądź też wyłonienie kilku potencjalnych kandydatów i zorganizowanie z nimi spotkania umożliwiającego przeprowadzenie rozmów przez potencjalnego pracodawcę.

• Termin

Niewątpliwie, należy dojść także do porozumienia, ile czasu będziesz posiadał na znalezienie idealnego kandydata do wykonywania pracy wskazanej przez przedsiębiorcę.

• Wynagrodzenie

Tylko od stron umowy zależy, czy ustalicie, że wynagrodzenie za Twoje usługi płatne będzie np. po przedstawieniu potencjalnemu pracodawcy zbioru CV potencjalnych kandydatów, czy też np. dopiero po zatrudnieniu przez pracodawcę kandydata.

• Gwarancja

Wiele umów zawieranych pomiędzy agencjami pracy a przedsiębiorcami poszukującymi pracowników w umowie wskazuje okres gwarancyjny, w trakcie którego przedsiębiorca może uznać, że zatrudniony pracownik nie spełnił jego oczekiwań. Formą rozwiązania takiej sytuacji najczęściej jest przedstawienie nowych potencjalnych pracowników przez agencję zatrudnienia. Taka dodatkowa rekrutacja może odbywać się bez kosztów dla potencjalnego pracodawcy bądź np. za niższym wynagrodzeniem agencji.

Pamiętaj jednak, że w umowie należy szczegółowo określić kiedy rzeczywiście przysługuje ona potencjalnym pracodawcom, nie powinieneś np. odpowiadać za chorobę zatrudnionego przez pracodawcę pracownika.

• Wymagania dotyczące potencjalnego pracownika

Pamiętaj, że zawierając umowę z potencjalnym pracodawcą, ma on prawo do oceny wykonanej przez Ciebie pracy oraz jeżeli tak ustalicie w umowie do tzw. gwarancji, o której mowa powyżej.

Rekomendujemy więc, aby w umowie zastrzec, że potencjalny pracodawca w określonym terminie powinien przekazać Ci zbiór informacji zarówno dotyczących stanowiska pracy (stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, miejsce wykonywania pracy, warunkach w jakich praca ma być wykonywana, dodatkowych udogodnieniach dla pracownika (np. karta benefit multiSport, owocowe dni, dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne w prywatnych placówkach świadczących tego typu usługi) jak i wymagań dotyczących potencjalnego pracownika (określone wykształcenie, ścieżka kariery, doświadczenie, znajomość języków itp.).

Dopiero posiadając powyższe informacje, jesteś w stanie odnaleźć właściwego kandydata, a tym samym właściwie wypełnić cel umowy.

3.3.1 Umowa o świadczenie usług

Jedną z rekomendowanych przez nas umów, jakie możesz zawrzeć z szukającym pracownika, jest umowa o świadczenie usług. Taka umowa należy do zbioru umów nienazwanych i nie została ona szczegółowo wskazana w żadnych przepisach prawa. Do umowy o świadczenie usług stosuje się przepisy wykorzystywane do umowy o zleceniu.

Ustawodawca nie podał także nigdzie jaka jest definicja umowy o świadczenie usług. Przyjmuje się jednak, że będą to różnego rodzaju czynności faktyczne, przy których wykonywaniu zleceniobiorca nie będzie pozostawał w stosunku podporządkowania względem zleceniodawcy. 

Umowa o świadczenie usług, najczęściej zawierana jest pomiędzy przedsiębiorcami.

Opisywana w tym punkcie umowa, nie powinna przewidywać kierownictwa dającego zlecenie nad przyjmującym zlecenie nie powinien odgórnie wyznaczać miejsca i czasu pracy przyjmującego zlecenie.

Istotnym elementem, jest także fakt, że umowa o świadczenie usług jest tzw. umową rezultatu tzn. że aby ją wykonać usługodawca musi działać zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą, jednak rezultat, jaki osiągnie nie jest kluczowy, kluczowe jest staranne działanie przyjmującego zlecenie.

Tylko od Ciebie i zawierającego z Tobą umowę potencjalnego pracodawcy zależy czy umowę zawrzecie jednorazowo, na wskazany w umowie okres czy też bez terminowo. Pamiętaj jednak, że jeżeli umowa będzie obowiązywała aż do jej rozwiązania przez jedną ze stron, powinieneś ustalić czas w jakim podejmujesz się przyjęcia danego zlecenia. Weź pod uwagę, że z założenia umowa o świadczenie usług powinna być wykonywana osobiście przez przedsiębiorcę, który podejmuje się przyjęcia zlecenia.

W serwisie mikroPorady.pl przygotowaliśmy zakładkę zawierającą różnego typu umowy o świadczenie usług. Jeżeli zdecydujesz się na tę formę zawierania umów z Twoimi kontrahentami powinieneś przejrzeć kilka z nich i na tej podstawie dobrać najważniejsze dla siebie postanowienia.

 Wzory umów oświadczenie usług – szeroki wybór

3.3.2 Umowa agencyjna

Umowa agencyjna jest umową nazwaną i została, uregulowana w Kodeksie cywilnym oraz w regulacjach Unii Europejskiej.

Zgodnie z przepisami k.c. zawierając umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami.

Umowa agencyjna, jest to umowa, w której agent w ramach swojego własnego przedsiębiorstwa (w tym przypadku to Ty jesteś agentem) i własnej działalności prowadzi działalność dla innego przedsiębiorstwa, tzw. osoby trzeciej, najczęściej pod jej firmą i rozprowadzając jej produkty. Klienci pozyskani przez agenta stają się klientami przedsiębiorcy, który posługuje się agentem.

Na podstawie definicji umowy agencyjnej zawartej art. 758 § 1 k.c. można wyróżnić dwa rodzaje umowy agencyjnej:

• agencję pośredniczą
• agencję przedstawicielską

i w związku z tym agenta-pośrednika oraz agenta-przedstawiciela.

W naszym przypadku, Twoja agencja pracy występować będzie jako agencja pośrednicząca tj. taka, w której agent zobowiązuje się za wynagrodzeniem i w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do pośredniczenia w poszukiwaniu potencjalnych pracowników na rzecz poszukujących pracodawców oraz przy zawieraniu z nimi umów o pracę.

Agent pośrednik w umowie agencyjnej zobowiązuje się do przede wszystkim do podejmowania czynności faktycznych, które poprzedzają zawarcie umowy o prace potencjalnego pracownika z potencjalnym pracodawcą i mają doprowadzić do zawarcia pomiędzy nimi umowy o pracę.

Agentowi zgodnie z brzmieniem przepisów k.c. należy się wynagrodzenie za wykonane usługi bądź prowizja. Tylko od Ciebie i Twojego kontrahenta zależało będzie, czy z góry określicie wynagrodzenie np. za znalezienie konkretnego kandydata, który zawrze umowę z potencjalnym pracodawcą, czy np. wynagrodzenie to będzie uzależnione od wysokości wynagrodzenia potencjalnego pracownika i będzie stanowiło jego określoną część.

Umowa agencyjna może zostać zawarta w dowolnej formie, powinieneś jednak wiedzieć, że każda ze stron umowy (czyli zarówno Ty jak i Twój kontrahent) w każdym czasie możecie żądać od drugiej pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień ją zmieniających lub uzupełniających. Zrzeczenie się takiego uprawnienia jest nieważne.

Decydując się na zawarcie umowy agencyjnej, powinieneś także wiedzieć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dający zlecenie obowiązany jest przekazywać agentowi dokumenty i informacje potrzebne do prawidłowego wykonania umowy tj. dane o których pisaliśmy już na wstępie niniejszego punktu (3.3 Zawieranie umów z przedsiębiorstwami poszukującymi pracowników).

Wzór umowy agencyjnej możesz pobrać z serwisu mikroPorady.pl. Serwis umożliwi Ci także dopasowanie umowy do Twoich potrzeb.

Umowa agencyjna – wzór

3.4 Strona internetowa

Niewątpliwie powinieneś się zastanowić gdzie chcesz reklamować swoje przedsiębiorstwo i w jaki sposób chcesz pozyskać swoich klientów.

Uważamy, że jednym z podstawowych elementów Twojego przedsiębiorstwa jest posiadanie własnej, właściwie przygotowanej i zarejestrowanej strony internetowej.

Pierwszym krokiem w stronę rozwoju Twojej działalności powinien być więc zakup właściwej, wybranej przez ciebie domeny oraz serwera (możesz w tym celu zawrzeć umowę zlecenia z informatykiem, który pomoże Ci zrobić to sprawnie i szybko. Wzór umowy zlecenia możesz pobrać z serwisu mikroPorady:

 Umowa zlecenia

3.4.1. Domena

Koszty rejestracji domeny są niewielkie (domenę odnawiamy co roku). Poniżej zamieszczamy krótką instrukcję stworzenia domeny.

• Musisz utworzyć konto u jednego z tzw. rejestratorów domen. Przykładowe firmy to: nazwa.pl, home.pl, active24.pl lub domeny.pl. Podajesz tu online wszystkie dane (firmowe lub osobiste) i szukasz domeny. Te stanowiące odzwierciedlenie popularnych słów, np. kredyty.pl są – oczywiście – od dawna zajęte. Niech to będzie wyzwanie dla Twojej kreatywności!
• Funkcję administratora prowadzącego rejestr krajowej domeny internetowej, tj. domeny z końcówką .pl, pełni Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa (NASK) Państwowy Instytut Badawczy
• W praktyce, rejestracja domen dokonywana jest przez firmy partnerskie NASK. Spośród ich ofert, możesz wybrać tę najbardziej konkurencyjną cenowo.
• Sprawdź, czy adres Twojego portalu, czyli wybrany przez Ciebie ciąg wyrazów, nie jest już wykorzystywany przez kogoś innego. W tym celu skorzystaj z przeglądarki domen: dns.pl.

Wszelkie prawa i obowiązki związane z użytkowaniem przez Ciebie domeny.pl będą opierały się na umowie zawartej pomiędzy Tobą a NASK (lub akredytowanym partnerem). Zwróć uwagę, że prawo do domeny nie jest prawem własności. Masz jedynie status abonenta domeny, a nie jej właściciela. Jednakże niezależnie od tego Twoje logo (o ile je wcześniej zgłosiłeś w Urzędzie Patentowym) będzie objęte prawem ochrony do znaku towarowego.

3.4.2. Serwer

Większość firm oferujących rejestrację domeny proponuje również usługi serwerowe. Utrzymywaniem serwerów zajmują się firmy hostingowe. Miejsce na serwerze można wykupić od jednego dostawcy – właśnie jako „usługi hostingowe”. Przed wyborem firmy, przeczytaj opinie innych internautów. Tworzenie strony internetowej to także wybór języka programowania oraz szaty graficznej dla Twojego serwisu. Jeżeli nie masz umiejętności w tym zakresie, możesz skorzystać z pomocy programisty i/lub grafika - freelancera, który za ustaloną kwotę podejmie się tego zadania.

3.5. Linkedin

Wraz z rozwojem otaczającego nas świata i przeniesienia wielu form życia i aktywności do strefy online, powstało wiele ciekawych portali i serwisów, których działalność powinniśmy wykorzystywać!

W przypadku podjęcia przez Ciebie działalności polegającej na świadczeniu usług pośrednictwa w zatrudnieniu rekomendujemy bliższe zapoznanie się z serwisem Linkedin. To tam dziś skupia się cały rekrutacyjny świat!

LinkedIn to portal społecznościowy, zrzeszający 3 grupy zawodowe:

• osoby poszukujące pracy,
• osoby prowadzące własną działalność gospodarczą,
• osoby reprezentujące potencjalnych pracodawców.

Celem portalu jest tworzenie kontaktów zawodowo - biznesowych oraz szerzenie wiedzy.

Serwis umożliwia m.in.:

• publikowanie ofert pracy na profilach potencjalnych pracodawców (bądź np. na profilu Twojej agencji);
• publikowanie artykułów, wpisów, informacji dotyczących pracodawców/przedsiębiorstw;

• tworzenie profili osób poszukujących nowej pracy, ze wskazaniem ich wykształcenia, ścieżki kariery zawodowej oraz np. referencji uzyskanych od poprzednich pracodawców;
• uczestnictwo w grupach tematycznych;
• możliwość przynależenia do grup związanych z różnymi branżami tematycznymi.

Niewątpliwie LinkedIn stał się miejscem, w którym odnaleźć możesz zarówno poszukujących pracy idealnych kandydatów jak i potencjalnych pracodawców.

Rekomendujemy stworzenie profesjonalnego profilu na tym portalu. Jeżeli nie potrafisz zrobić tego samodzielnie - udaj się do specjalisty z branży IT. Fachowiec zadba by Twój profil przyciągnął zarówno potencjalnych pracodawców jak i potencjalnych pracowników udowadniając, że to właśnie Twoją agencję powinni wybrać jeżeli chcą odnaleźć właściwego pracownika/pracodawcę.

3.6. Aplikacja mobilna

W dzisiejszych czasach, świat przeniósł się już nie tylko do Internetu. Coraz więcej osób każdego dnia ściąga i korzysta z wielu ciekawych aplikacji mobilnych za pomocą swoich telefonów.

Być może chciałbyś stworzyć aplikacje mobilną, umożliwiającą Ci w jednym miejscu umieszczenie szukających pracy jak i szukających pracowników?

Pomysł wydaje się wyjątkowo ciekawy!

Jeżeli nie wiesz jak stworzyć swoją własną aplikację mobilną, z jakimi regulacjami prawa są one związane, jak zawrzeć umowę z twórcą aplikacji, jak zawrzeć umowę z programistą, który pomoże Ci w jej prowadzeniu, a także jak zabezpieczać prawa autorskie do aplikacji mobilnej i wiele innych, zachęcamy Cię do przeczytania opracowania dla pomysłu na biznes pod tytułem Historia twórców aplikacji na smartfony, będącej komercyjnym systemem lojalnościowym dla lokali usługowych ze szczególnym naciskiem na ekonomię uprzejmości, dostępnego w naszym serwisie JestemSzefem.pl, w którym krok po kroku opisujemy jak zgodnie z przepisami stworzyć aplikację mobilną.

3.7. Dane osobowe, które będziesz przetwarzać

Niezależnie od tego, czy zainteresowani Twoim pośrednictwem będą zgłaszać się do Ciebie osobiście, wysyłać Ci CV na wskazany przez Ciebie adres e-mail, czy też dane o pracodawcach i kandydatach będziesz zbierał za pomocą ankiet czy też aplikacji mobilnej, musisz wiedzieć, że zbieranie takich danych podlega regulacją dotyczącym ochrony danych osobowych.

Regulacje związane z ochroną danych osobowych zawarte są w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, „Rozporządzenie”). Nie należy bagatelizować tego aktu, gdyż zgodnie z prawem Unii Europejskiej rozporządzenia nie wymagają implementacji, co oznacza, że stosowane są w państwach członkowskich bezpośrednio. Innymi słowy, nie ma wymogu, aby władze polskie wydały akt prawny w przedmiocie przyjęcia i stosowania Rozporządzenia, gdyż już od momentu jego uchwalenia i wejścia w życie na szczeblu unijnym, wskazane Rozporządzenie staje się dla Ciebie wiążące tak samo, jak każda inna ustawa obowiązująca w Polsce.

Na gruncie Rozporządzenia, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, m.in. wtedy, gdy jest ono niezbędne do wykonania umowy lub zawarcia umowy. Takim przypadkiem jest przesłanie Ci danych osobowych kandydata oraz przedsiębiorstwa. Z uwagi na fakt, że zasadą jest wyrażenie jednoznacznej zgody na przetwarzanie danych osobowych, powinieneś na w miejscu, w którym ogłaszasz rekrutację  wskazać odpowiednie postanowienie w tym zakresie. Postanowienie powinno zostać skonstruowane w taki sposób, aby nie powstały wątpliwości, czy dany użytkownik Twojej wysyłając swoje zgłoszenie wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla celów rekrutacji oraz, czy zgoda została wyrażona dobrowolnie, świadomie i jednoznacznie. Pamiętaj również o tym, że nie ma możliwości wyrażenia zgody zbiorczej na wszystkie cele przetwarzania. W konsekwencji, co do każdego celu powinieneś wskazać odpowiednie postanowienie o wyrażeniu zgody.

Odrębna zgoda będzie również potrzebna, jeżeli planujesz profilowanie swoich kandydatów. Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, ciągłości zatrudnienia, zadowolenia z pracy i zarobków.

Ponadto powinieneś wskazać:

• dane, jakie będziesz zbierać i zapisywać;
• sposób i cel przetwarzania zbieranych przez Ciebie danych;
• informację o prawie do bycia zapomnianym, tj. sposobu w jaki użytkownik może edytować lub usunąć swoje dane osobowe z Twojej bazy;
• organ, do jakiego konsument może zgłosić naruszenie związane z procesem przetwarzania danych;
• Twoje zobowiązanie, że dane osobowe użytkownika nie zostaną wydane podmiotom trzecim bez jego zgody;
• Informację o prawie przysługującym przekazującemu dane do żądania od Ciebie zaprzestania przetwarzania jego danych osobowych;
• informację o możliwości wniesienia skargi przez konsumenta do właściwego organu.

Musisz również pamiętać, że masz obowiązek informowania właściwego organu nadzoru o przypadkach naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, które mogą skutkować zagrożeniem praw i swobód osób, których dane zostały naruszone w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia oraz masz obowiązek bezzwłocznie poinformować osobę, której dane wyciekły o tym fakcie.

Więcej informacji na temat zasad przetwarzania i udostępniania danych osobowych dostępnych jest na stronie:

Porada Zasady przetwarzania i udostępniania danych osobowych, tworzenia zbiorów

 Procedura/Regulamin w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji

 Słowniczek – RODO
 

Akty prawne

Stan prawny – 30 września 2022 r.